Рахунок на оплату зразок і бланк в word, excel, скачати безкоштовно

Важливо: для швидкого створення рахунків онлайн, Ви можете використовувати інтернет-бухгалтерію.

Рахунок на оплату - документ, який відображає наміри сторін про продаж (купівлю) товарів (послуг). Він часто виставляється. коли продавець працює на умовах передоплати, містить відомості про асортимент, ціни, кількості та підсумкової вартості. У певних ситуаціях працювати з рахунком на оплату необхідно (незважаючи на те, що такий порядок ніде не закріплений). Так відбувається:

• якщо це буквально прописано в договорі;
• якщо це випливає з особливостей укладання угоди (наприклад, плата організаціям зв'язку, за електроенергію і т. п.).

Механізм роботи з бланком (розробка, візування, підписання, рух по відповідним підрозділам фірми і подальше зберігання) закріплюється затвердженим графіком документообігу.

Важливо: Деякі організації як рахунок до сих пір використовують типову форму № 868. При тому, що зараз бланк рахунку на оплату скачати безкоштовно, можна з великої кількості ресурсів. Так само, треба враховувати, що дана форма, з'явилася ще в кінці минулого століття і дещо застаріла. Заповнюючи дану форму, потрібно внести дані в усі рядки, а якщо їх немає - ставити прочерки.

У тематичній літературі і мережі Інтернет зараз можна знайти багато готових варіантів, наприклад, бланк рахунку на оплату в word або форма рахунку на оплату в excel, скачати які можна безкоштовно. Існує так само чимало програм, а також сервісів, які дають можливість створити рахунок на оплату онлайн, безпосередньо з браузера. Для роботи з такими сервісами все необхідне програмне забезпечення зазвичай вже є на персональному комп'ютері користувача. Так що при мінімумі зусиль можна бути впевненим в якості оформлюваних документів.

Розділи форми рахунки на оплату

Обов'язково слід вказати:

• номер і дату;
• найменування та реквізити, що дають можливість здійснити платіж компанії, (ПІБ індивідуального підприємця);
• при наявності договору, на виконання якого він виписується, його реквізити;
• найменування предмета рахунку, вартість штуки товару, загальна підсумкова вартість;
• суму податків, які включаються в загальну підсумкову вартість;

За бажанням також можна вказати:

заповнення бланка

Важливо, що б в бланку була відображена величина податку (якщо продавець сплачує ПДВ). В основному ціна і вартість вносяться в документ вже утримуючи в собі ПДВ, це називається «в тому числі». Фірми та індивідуальні підприємці, що знаходяться на податкових спеціальних режимах і вільні від необхідності платити ПДВ, в бланку не вказують податок. У такій ситуації вноситься такий запис - «Без ПДВ».

Після оформлення рахунку він потрапляє на підпис до глави фірми і головному бухгалтеру (іншим особам, яким делеговані повноваження на підписання). Тоді обов'язково вказуються реквізити довіреності, яка дає право підпису і підписи розшифровуються - П.І.Б. і посаду. Наприклад: «Начальник відділу продажів Мельников Олександр Іванович, за дорученням №3 від 27.03.16».

Деякі контрагенти, особливо що працюють з продавцем вперше, можуть запросити копію такої довіреності на огляд, і до цього слід бути готовим (заздалегідь подбати про відповідність довіреності законодавством і обізнаності виконавців, які працюють з продажами, про її наявності). З практики - дуже часто виникає недовіра і підозра про фальсифікації документів, якщо рахунок підписаний рядовими працівниками, а довіреність виникає тільки на наступний день після запиту.

Наприклад, в свій бланк рахунку на оплату в excel, важливо так розмістити всі реквізити, щоб не допустити ймовірності плутанини при заповненні працівником покупця платіжного доручення.

Ще раз звертаємо увагу, що якщо є в ціні закладений податок на додану вартість, то ціни товарів краще вказувати з ПДВ, і в підсумкову суму так само його включати. У рядку, де вказується сама сума податку, необхідно писати «в тому числі ПДВ». При такому підході ймовірність помилки при оплаті буде зведена до нуля.

Не буде зайвим, якщо під час виставлення рахунку на оплату буде використаний фірмовий бланк рахунку з логотипом організації. Бланк рахунку на оплату послуг з логотипом - це одна з складових іміджу компанії. При підготовці бланка рекомендується витримати його в фірмовому стилі, використовувати слоган.

Рахунок в цілях оптимізації термінів роботи направляється клієнту за допомогою факсимільного зв'язку або на електронну пошту, оригінал же документа можна відправити поштою, з кур'єром або передати особисто - в залежності від територіального розташування контрагента.

Наведемо приклади правильно заповнених бланків. Бланк на оплату для ІП або ТОВ не має особливих відмінностей. Слід тільки враховувати, що для компанії необхідний підпис не тільки керівника, але і головного бухгалтера (інших осіб, уповноважених на вчинення таких дій).