Раціоналізація процесу діловодства
Раціоналізація процесу діловодства. В даний час у зв'язку з майже повсюдною ліквідацією внутрішньої кур'єрського зв'язку документи рідко передаються з одного підрозділу в інший через службу документаційного забезпечення управління СДОУ - частіше секретарями керівників або самими співробітниками, але з обов'язковим інформуванням СДОУ про місцезнаходження документа.
В обох випадках в інформаційно-пошукову систему реєстраційну форму або автоматизовану базу даних повинні бути внесені зміни із зазначенням дати їх внесення. Для оптимізації документопотоков доцільно також встановити єдиний порядок передачі документів для обробки, наприклад через особу, відповідальну за документаційне забезпечення в структурному підрозділі.
Ознайомлення ряду посадових осіб з одним екземпляром документа слід доручати спеціально виділеному співробітникові, а якщо це не представляється можливим - скласти графік термінів і послідовності проходження документа в організації. Цей графік може бути прийнятий керівником СДОУ за погодженням з керівником організації як типовий. Такий же типовий графік може бути розроблений для ознайомлення з поточною інформацією замість підготовки та поширення в організації різноманітних типових запрошень на збори, засідання та інші заходи.
Значну частину документообігу організації становлять різного роду проекти документів, що вимагають узгодження, підписання або затвердження. Хоча всі ці етапи оформлення документів можуть бути закріплені в табелі форм документів, здійснюються вони, як правило, співробітниками підрозділу, який готує документ, а СДОУ тільки контролює терміни і правильність повноту їх оформлення при реєстрації.
Для оптимізації та скорочення документопотоков доцільна розробка технологічних інструкцій схем, в яких в наочній графічній формі визначено послідовність підготовки проектів найпоширеніших документів, їх узгодження, підписання і затвердження. На схемах можуть указуватися альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб і навіть годинник прийому з даного питання.
При здачі документа на відправлення або виконаного документа виконавець зобов'язаний вказати, в яке діло згідно з номенклатурою справ він повинен бути поміщений. При прийомі на відправку документа-відповіді повинно бути перевірено повернення для підшивки в справу разом з копією ініціативного документа. Недооформлені, неправильно оформлені і некомплектні документи СДОУ повинні бути повернуті виконавцю. Термін виконання повинен бути продовжений на час доопрацювання документа і відображати остаточну передачу документа на відправлення для експедиційної обробки.
Реальним шляхом скорочення невиправданого документопотока є підвищення якості документів як носіїв нормативної та іншої управлінської інформації. Текст документа, що відображає управлінську дію, доручення, рішення, повинен містити тільки необхідну інформацію, чітко трактувати сутність рішення і визначати реальні і обгрунтовані терміни виконання. На практиці, на жаль, часто трапляються випадки, коли документ надходить на виконання з уже простроченими термінами, коли суть питання так завуальована, що неясно, позитивно або негативно вирішене питання.
Тому важливо, щоб при підготовці документів максимально широко використовувалися уніфіковані форми, текст яких вже продуманий і раціоналізовано.
З метою економії праці працівників апарату управління на підготовку і прочитання документів, доцільно скорочувати текст за рахунок значного зменшення традиційних різного роду вступних частин і преамбул, виключення з службового листування невмотивованих персональних звернень та виразів подяки. Наприклад, є практика відмови від преамбули в рішеннях колегії і заміна її примірником довідки, підготовленої до засідання з даного питання преамбула, як правило, є передруком цієї довідки. Побудова ефективних інформаційно-пошукових систем також призводить до скорочення обсягів документації.
Наприклад, кадровий наказ друкується в декількох примірниках і підшивається в справу з наказами, особиста справа, справа бухгалтерії, а може бути, і планового і виробничого відділів. Причина такої багатотиражних в труднощі пошуку кожен фахівець, якому може знадобитися цей документ, вважає за краще зберігати його у себе, а не починати ненадійний і тривалий пошук.
На мій погляд, особливо важливий особистий приклад керівника, який демонструє вміння тримати слово і виконувати обіцянки. При підготовці документів оперативного характеру доречно згадати досвід роботи з документами в українських переказах, писати відповіді на самому запиті, приймати резолюції в якості управлінського рішення без їх дублювання розпорядчими документами, всіляко зменшувати інформаційний шум в текстах документів і т.д. Як шляхів вдосконалення та раціоналізації документообігу можна виділити наступні раціоналізація і скорочення кількості застосовуваних форм документів організація якнайшвидшої доставки документів введення практики попереднього розгляду документів і розподілу їх за виконавцями, минаючи керівництво установи зведення до мінімуму ручних операцій і листування даних застосування засобів механізації та комп'ютерних технологій на всіх етапах руху документів введення суворого контролю за виконанням документів.
Важливе сучасний засіб вдосконалення документообігу - комп'ютеризація операцій складання і обробки документів технічні засоби повинні застосовуватися на тих ділянках і такої продуктивності, які дозволять отримати економічний ефект, окупити витрати на їх придбання та експлуатацію.
Побудова комп'ютерної мережі передбачає зміну потоків документів традиційної системи управління і все більшу їх реалізацію за допомогою комп'ютерних засобів.
Дотримання державного стандарту 6.10.4-84 Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення має важливе значення. Цим стандартом підтверджений єдиний комплекс обов'язкових реквізитів будь-яких управлінських документів, незалежно від носія інформації. Докладнішу інформацію можна знайти додаток В. 3.2
Всі теми даного розділу:
Значення інформації та комунікацій в процесі прийняття управлінських рішень
Значення інформації та комунікацій в процесі прийняття управлінських рішень. Жодна організація не може здійснювати свою діяльність без інформації. В процесі нормально функціонуючі
Організація процесу діловодства
Організація процесу діловодства. Основним законом, що регулює порядок створення і використання інформації інформаційних ресурсів, є Федеральний закон Укаїни Про інформа
Робоче місце керівника на базі ПЕОМ та АСУ
Робоче місце керівника на базі ПЕОМ та АСУ. Завдання накопичення, обробки і поширення обміну інформацією стояла перед людством на всіх етапах його розвитку. Протягом довгого брешемо
Управління підприємством і автоматизація
Управління підприємством і автоматизація. Автоматизацію управління можна умовно розділити на три рівні перший - автоматизація робочого місця АРМ. другий - створення локальної обчислювальної мережі Л
Практика впровадження АСУ
Практика впровадження АСУ. При впровадженні автоматизованих систем управління, найчастіше виникають такі проблеми і завдання, представлені схематично на малюнку 8, пов'язані з їх розробкою і ек
Кабінет і його облаштування
Кабінет і його облаштування. Особливості кабінету в тому, що він поєднує в собі риси приміщення і для роботи і для відпочинку. Працездатність людини безпосередньо залежить від того, наскільки прави
Створення оптимальних умов для роботи менеджера
Створення оптимальних умов для роботи менеджера. Робоче місце менеджера починається з приймальні офісу. На відміну від інших офісних професій менеджер менш прив'язаний до свого робочого місця і підпорядкованих
Рішення проблем виникають при автоматизації управління підприємством
Рішення проблем виникають при автоматизації управління підприємством. Часто організації, які вже спробували впровадити автоматизовану систему управління підприємством АСУП. стикаються з оп
Хочете отримувати на електронну пошту найсвіжіші новини?
