Про списання гсм водії складають шляхові листи щотижня

Докладний порядок відображення в обліку операцій по списанню ПММ міститься в матеріалах «Системи Головбух».

Відповідає Любов Котова,

начальник відділу нормативно-правового регулювання страхових внесків департаменту податкової і митної політики МінфінаУкаіни

1. Рекомендація. Як відобразити в бухобліку і при оподаткуванні придбання ПММ за паливними картками

У бухобліку ПММ оприбутковується в той день, коли до організації перейшло право власності на паливо. Це пов'язано з тим, що рахунок 10 «Матеріали» призначений для відображення інформації про наявність матеріалів, що належать організації на правах власності (Інструкція до плану рахунків). Дата переходу права власності може бути передбачена в договорі (наприклад, паливо може переходити у власність до покупця на дату оплати ПММ) (ст. 223 ЦК України). Якщо особливий порядок переходу права власності договором не передбачений, то воно переходить до покупця в момент фактичного відпуску ПММ (ст. 458 ЦК України). Тобто при заправці автомобіля.

Якщо право власності на ПММ переходить в момент оплати, відкрийте до рахунку 10 субрахунка «ПММ в резервуарах постачальника» та «ПММ в бензобаках автомобілів». На дату оплати зробіть проводку:

Дебет 10 субрахунок «ПММ в резервуарах постачальника» Кредит 60
- прийняті до обліку ПММ, право власності на які перейшло до організації (на підставі накладної).

У міру фактичного відпуску ПММ робіть записи:

Дебет 10 субрахунок «ПММ в бензобаках автомобілів» Кредит 10 субрахунок «ПММ в резервуарах постачальника»
- оприбутковано ПММ, заправлені в бак автомобіля (на підставі чеків АЗС).

Якщо паливо переходить у власність організації в момент заправки, в бухобліку на цю дату зробіть проводку:

Дебет 10-3 Кредит 60
- оприбутковано ПММ.

ПДВ можна прийняти до відрахування тільки при надходженні рахунки-фактури від постачальника (п. 1 ст. 172 НК Україна).

Розрахунок кількості палива

За даними подорожнього листа розрахуйте кількість палива, яке списується на витрати. Для цього скористайтеся формулою:

Кількість палива, що підлягає списанню на витрати (л)

Вартість палива, яка списується на витрати, залежить від методу оцінки МПЗ (ФІФО. По середньої собівартості) (п. 16 ПБУ 5/01). При списанні ГСМ в бухобліку зробіть проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44.) Кредит 10-3
- списана вартість витраченого палива (на підставі подорожнього листа).

Залежно від характеру використання транспорту витрати на ПММ включите до складу:

Для розрахунку податку на прибуток ПММ приймаються до обліку за купівельними цінами (п. 2 ст. 254. подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Якщо ПДВ включено до ціну і виділений в розрахункових документах окремим рядком, то суму цього податку слід виключити (п. 1 ст. 170 НК Україна). ПДВ на підставі рахунку-фактури можна прийняти до відрахування (п. 1 ст. 172 НК Україна).

Якщо витрати на придбання ПММ відносяться до матеріальних витрат, списуйте їх з урахуванням методу оцінки матеріалів. який застосовує організація (п. 8 ст. 254 НК Україна).

Якщо витрати на придбання ПММ відносяться до інших витрат, списуйте їх за фактичною вартістю придбання (без ПДВ) (пп. 11 п. 1 ст. 264. п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуація: коли до складу витрат для розрахунку податку на прибуток можна включити вартість ПММ, придбаних за паливної карті

При використанні паливних карт до моменту фактичного отримання ПММ їх вартість вже оплачена покупцем. Тому такий порядок списання палива поширюється як на організації, які застосовують метод нарахування, так і на організації, які розраховують податок на прибуток касовим методом. Даний висновок дозволяють зробити положення пункту 2. підпункту 3 пункту 7 статті 272, пункту 3 статті 273 Податкового кодексу РФ.

Однак з цього правила є один виняток. Якщо організація використовує метод нарахування і витрати на паливо визнаються прямими, ПММ можна врахувати в міру реалізації товарів (робіт, послуг), в собівартість яких вони включені (абз. 6 п. 1. абз. 2 і 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

заступник директора департаменту податкової

і митно-тарифної політики МінфінаУкаіни

2. Рекомендація. Як оформити і відобразити в бухобліку і при оподаткуванні придбання ПММ за готівку

Особливості оформлення типових форм подорожніх листів в залежності від виду та призначення автомобілів представлені в таблиці.

Подорожній лист нетипової форми оформляйте в одному екземплярі на кожний транспортний засіб. Заповнювати його повинен уповноважений співробітник організації (наприклад, диспетчер або секретар).

При виїзді автомобіля на лінію і після його повернення в гараж шляховий лист повинен запевнити механік або співробітник, відповідальний за експлуатацію автотранспорту, своїм підписом (із зазначенням П.І.Б.) або відповідним штампом.

Дати і час передрейсового та післярейсового медогляду водія проставляє медпрацівник, який проводив огляд. Ці дані також повинні бути завірені його підписом (із зазначенням П.І.Б.) або відповідним штампом.

Подорожній лист оформляйте на кожен день або інший термін не більше одного місяця. Якщо транспортний засіб використовується позмінно декількома водіями, то допускається оформлення на один транспортний засіб кількох подорожніх листів окремо на кожного водія.

Подорожні листи повинні бути пронумеровані та завірені печаткою (штампом). У найменуванні подорожнього листа необхідно вказати тип транспортного засобу (наприклад, шляховий лист легкового автомобіля, шляховий лист автобуса).

На дорожньому листі допускається розміщення додаткових реквізитів, які враховують особливості діяльності організації.

Головбух радить. при оформленні подорожніх листів заповнюйте всі обов'язкові реквізити акуратно і без помилок. При перевірці допущені неточності можуть послужити підставою для виключення подорожніх листів зі складу документів, що підтверджують витрати. В цьому випадку обгрунтованість витрат доведеться доводити в суді.

Ситуація: як в дорожньому листі описати маршрут прямування автомобіля

Головбух радить. є аргументи, що дозволяють організаціям не вказувати в дорожньому листі маршрут слідування автомобіля. Вони полягають в наступному.

Ситуація: з якою періодичністю потрібно оформляти дорожній лист автомобіля

Дані приладів обліку

Ситуація: чи потрібно при розрахунку податку на прибуток враховувати витрати на паливо в межах норм

Списувати паливо з інших лімітами (наприклад, установленим організацією самостійно) можна тільки по відношенню до автомобілів, для яких норми не встановлені. У цьому випадку організація має право прийняти рішення ввести власні нормативи витрачання ПММ, розроблені за її запитом науковими організаціями. До прийняття такого рішення слід керуватися відповідною технічною документацією та (або) інформацією, наданою виробником автомобілів.

Головбух радить. є аргументи, що дозволяють організаціям при розрахунку податку на прибуток не застосовувати нормативи витрат ГСМ, затверджені МінтрансомУкаіни, а використовувати норми, розроблені самостійно або із залученням спеціалізованих організацій по всіх автомобілях. Вони полягають в наступному.

У Податковому кодексі України немає вимоги про нормування витрат на ГСМ по автотранспорту (подп. 5 п. 1 ст. 254. подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однак будь-які витрати повинні бути економічно виправдані і документально підтверджені (п. 1 ст. 252 НК Україна).

Тому для цілей контролю за експлуатацією підтвердження їх економічної виправданості можна встановити внутрішньоорганізаційні норми витрат ПММ для службового автотранспорту. Зробити це можна незалежно від того, введені відносно використовуваних марок транспорту норми МінтрансомУкаіни чи ні.

Затвердити внутрішньоорганізаційні норми повинен керівник організації своімпріказом. Норми повинні відповідати маркам машин, враховувати їх технічний стан і особливості експлуатації. Доцільно затвердити окремо літні і зимові норми витрат палива. Для того щоб встановити внутрішньоорганізаційні норми витрат ПММ (затверджуються наказом) за окремими видами службового транспорту, можна провести контрольні заїзди автомобілів (в заданих умовах). Їх результат оформите актом контрольного заїзду (в довільній формі).

Економічно обгрунтованим може бути і укладення договору на розробку норм витрат ПММ з профільним науковим закладом, наприклад з Державним науково-дослідним інститутом автомобільного транспорту (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК Україна).

заступник директора департаменту податкової

і митно-тарифної політики МінфінаУкаіни

Податківці наполегливо радять застосовувати ті норми ПММ, які розробив Мінтранс. Однак для компаній це далеко не завжди вигідно і зручно. Нерідко доводиться списувати перевитрата палива за рахунок власних коштів. Тому для багатьох організацій краще розробити свої норми витрат ПММ. Ми розповімо про те, як саме це зробити.

Але є дві причини, за якими офіційні норми можуть не влаштовувати компанію.

По-перше, вони охоплюють далеко не весь перелік експлуатованих автомобілів. І хоча розробники нормативів спробували заповнити прогалини старих норм, проблема до кінця не вирішена. Більш того, розв'язати цю проблему практично неможливо. Адже постійно з'являються нові автомобілі, розробляються нові двигуни. При цьому МінтрансУкаіни не в змозі весь час відслідковувати цей процес і доповнювати норми. Навіть в розпорядженні № АМ-23-р. наприклад, немає автомобілів LEXSUS IS 250, MAZDA 3. А деякі транспортні засоби представлені з обмеженими варіантами двигунів. Наприклад, в нових нормах ви не знайдете MAZDA 6 з двигунами 1,8 і 2,5 л.

По-друге, фактичні витрати палива конкретного автомобіля може перевищувати офіційні норми. Навіть з урахуванням застосування всіляких коефіцієнтів. В результаті буде постійно виникати перевитрата.

Щоб цього не сталося, зовсім не обов'язково конфліктувати з інспекторами. Адже компанія може самостійно розробити альтернативні мінтрансівського норми витрати палива і застосовувати в цілях оподаткування саме їх.

Адже насправді в главі 25 Податкового кодексу України ніде не сказано, що організації зобов'язані застосовувати саме ці норми. Отже, норми Мінтрансу носять виключно рекомендаційний характер, але ніяк не загальнообов'язковий.

Сергій ТАРАКАНОВ, радник управління контрольної роботи ФНСУкаіни

Компанія може розробити свої норми витрат ПММ

- Чи не буде порушенням податкового законодавства, якщо організація сама розробить для кожного свого автомобіля норми витрат ПММ. Для цього можна використовувати спосіб контрольного заміру. Діяти треба так.

Для початку створити комісію, яка б проїхала по основних маршрутах. І зафіксувала, скільки фактично витратила палива та чи інша машина по кожному маршруту.

Щоб отримати середня витрата пального, витраченого кожним автомобілем, потрібно кількість витраченого їм палива розділити на пройдене (в км) відстань і отриманий результат помножити на 100 км (в сучасних іномарках цей показник висвічується на табло комп'ютера). Зробити це можна як по кожному маршруту окремо, так і по всьому відразу. Таким чином можна дізнатися, скільки літрів бензину (дизпалива) необхідно автомобілю, щоб проїхати 100 км. У зимовий час можна зробити ще один контрольний заїзд. Розрахунковий документ можна назвати техніко-економічним обґрунтуванням. Його повинні підписати всі члени комісії. А затвердить отримані результати (локальні норми для списання ПММ) керівник своїм наказом або розпорядженням. Всі водії компанії повинні укладатися в ці норми. Цих двох документів має бути достатньо для того, щоб інспектори при перевірці витрат на ПММ визнали їх обґрунтованими, якщо вони, звичайно, не перевищують локальних норм.

Один з варіантів - звернутися в Державний науково-дослідний інститут автомобільного транспорту, який розробить норми саме для службових машин вашої організації. Але це досить складна процедура. А отримані в результаті досліджень норми можуть виявитися не вище, ніж у МінтрансаУкаіни.

Набагато зручніше і вигідніше самим розробити норми витрат ПММ за кожним автомобілем. Як відреагують інспектори, якщо ваші норми виявляться вищими норм МінтрансаУкаіни? Все залежить від інспектора: деякі поставляться до цього нормально і перевірять тільки правильність списання ПММ, інші побачать в цьому привід донарахувати податок на прибуток. Однак зараз навіть ФНСУкаіни вже згодна з тим, що якщо у організації є свої норми і вони економічно обгрунтовані, то застосовувати норми МінтрансаУкаіни зовсім не обов'язково. Ми навели приклад розробки нормативів за методикою, яку запропонував один з фахівців податкового відомства (див. Матеріал «Компанія може розробити свої норми витрат ПММ»).

Щоб до норм ПММ, розробленим компанією, у інспекторів не було претензій, треба провести спеціальні розрахунки і оформити їх документами.

Найскладніший маршрут - А. По ньому найбільша витрата палива (20,25 л / 100 км). Найлегший маршрут - В. За нього витрата бензину найменший (15,5 л / 100 км). Середня витрата палива (по всіх маршрутах) склав 19,39 л / 100 км. Цей показник і можна взяти за норму. По маршруту А завжди буде перевитрата ПММ, так як споживання бензину там на 4,4 відсотка вище норми. Ця різниця може перекриватися поїздками за іншими маршрутами.

Отримана від контрольної поїздки норма набагато більше нормативу МінтрансаУкаіни по цьому автомобілю. Він становить 11,6 л / 100 км. З урахуванням московського коефіцієнта (25%) і наявності кондиціонера (7%) норма збільшиться до 15,31 л / 100 км (11,6 л / 100 км + + 11,6 л / 100 км (25% + 7%)) . Таким чином, норми, розроблені компанією, виявилися вигідніше, так як дозволяють списати в податковому обліку бензину на 4,08 л / 100 км (19,39 - 15,31) більше.