Прийом, розгляд і реєстрація документів, прийом документів, розгляд документів,

83 Прийом, розгляд і реєстрація документів

831 Прийом документів

Вся кореспонденція, що надходить до установ, приймається канцелярією Ухваленню підлягає також Доплатні кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і. конвертах В разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номі еру документа складається акт у двох примірниках, один з яких направляється відправнику, а другий залишається в канцелярії Зразок акту наведено в додатку 1.

Якщо виявлені пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі

832 Розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків

В ході попереднього розгляду документів слід керуватися Положеннями про заснування і його структурних підрозділах, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатури турами справ, схемами руху документі.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і піт требують їх вирішення Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюцііії.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи або її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам

833 Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах НЕ еобхідніх відомостей про докумен.

Реєстрація документів-це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу і дати реєстрації Мета реєстрації - забезпечення обліку, контролю за виконанням та оперативності пошуку документів

Основним принципом реєстрації документів є однократність Кожен документ повинен бути зареєстрований тільки один раз

Вхідні документи реєструються в день отримання, вихідні та внутрішні - в день підписання Реєстрація проводиться централізовано - в канцелярії підприємства На лицьовій стороні першого аркуша у правому ні іжньому кутку проставляється реєстраційний штамп, який фіксує дату надходження документта.

Документи, які не підлягають реєстрації, передається за призначенням Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера, індексу структурного підрозділу та індексу справи за номен нклатурою, в яку буде підшитий документ або його копіія.

Вхідні відповідні документи, які не вимагають відповіді на них, отримують індекс ініціативних вихідних документів Згідно вхідні, на які треба давати відповідь, реєструються ініціативні за нові ним реєстрів.

Всі документи в залежності від призначення, поділяються на вихідні (якщо направляються в іншій організації), що входять (якщо надходять з інших організацій) і внутрішні (якщо готуються, оформляються і ісп ся виконуються в межах підприємств.

У свою чергу, вихідні та внутрішні документи, в залежності від змісту діляться на ініціативні і відповідні Ініціативним називається документ, що містить питання іншої організації, на яке буде отримано Іман відповідь Відповідним називається документ, що містить відповідь на отримані вопросиня.

Напрямок листів відбувається: на вимогу вищих галузевих і функціональних органів; на прохання сторонніх організацій, підприємств і установ, при здійсненні оперативного зв'язку; на прохання громад дя.

Передача вхідних документів керівнику повинна здійснюватися після реєстрації в машино-орієнтованої реєстраційно-контрольній картці (РКК) Перелік реквізитів РКК наведені в табл 81

перелік обов'язкових реквізитів ДЛЯ заповнення машини-орієнтована реєстраційно-контрольні картки

Короткий запис про вирішення питання або дата та номер документа відповіді

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений: відомості про виконавця, його розписка про отримання документа, хід виконання, додатки і т.д. Порядок розміщення реквізитів визнач чає фірма.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання та встановити реальні терміни

Ухвалення управлінського рішення по конкретному документу - одна з основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління

Документи, які відправляються з підприємства, називаються вихідними Обробка вихідних документів включає наступні операції:

o складання проекту документа;

o узгодження проекту документа;

o перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

o підписання документа керівником (твердження при необхідності);

o реєстрація документа;

o підшивка другого примірника (копії) документа до справи

Проект вихідного документа складається виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом підприємства

Вся кореспонденція, що підлягають відправці, здається секретарю-референту в день підписання, а та, що надійшла в другій половині дня - не пізніше першої половини наступного дня Документи передаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими

Секретар-референт, який оформляє підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

o перевірити наявність підпису на першому примірнику документа;

o поставити на документі номер листування;

o поставити на документі посилання на вхідну перепустку;

o вказати на копії документа дату підписання і номер листування;

o перевірити наявність додатка, зазначено виконавцем в листі;

o внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підпису оригіналу;

o поставити на першій сторінці супровідного листа штамп (належить поверненню), якщо документ, що відправляється повинен бути повернутий

Неправильно або недбало оформлені документи, а також оформлення, на низький культурний рівень, повертаються керівнику підприємства

- ініціативні входять документи і ініціативні вихідні в межах кожної з цих груп;

- розпорядчі (накази, накази по особовому складу) і протоколи нарад - в рамках справи, до якого вони відносяться;

- внутрішні документи - в межах справ, до яких вони відносяться

Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів наведені на рис 84, 85

Рис 85 Журнал реєстрації вхідних документів

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів складаються з порядкового номера документа, умовного позначення структурного підрозділу або посадової особи, номера справи, до якого буде підшитий документ визнач мент або його копія Наприклад, номер документа 81 / 02-04 свідчить, що 81 - порядковий номер документа в журналі реєстрації 02-04 - номер справи за номенклатурою Можуть бути й інші системи реєстрації

Фірми на свій розсуд можуть вибирати оптимальний склад реєстраційних граф для оперативного використання наявної у них інформації Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано децентр ралізованного реєстрація допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тисяч на рік, з територіально роз'єм об'єднаними структурними підрозділами та у випадках, обумовлених специфікою діяльності ф Ірми Місце реєстрації закріплюється в інструкції діловодства Реєструються документи з метою про беспеченія їх обліку та контролю ісполненііання.

Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку виконання і використання (розпорядчі планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та ін.) - як ті, які створюються і використовуються на фірмі так і ті, які надходять з інших установ від і приватних осіб

Кожен документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється

При картковій формі реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються ся в двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому передається разом з документами) У разі вилучення документа для контролю виготовляються три примірника карточниекі.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин - виконаних і невиконаних документів Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів в процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності фірми, покладено их ними в основу назв її структурних підрозділів.

В процесі виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними відмітками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки

При журнальній формі реєстрації документів рекомендується вести такі журнали:

а) урядових документів;

б) наказами керівника установи з основної діяльності;

д) рішень колегії фірми;

е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано в місцях, обладнаних засобами обчислювальної техніки

Запис проводиться за РКК, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа реквізитів реєстрації

При автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп'ютерної мережі - центральний банк реєстраційних даних

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всіх і місце їх знаходження шляхом введення інформації на дисплей і виготовлення машинограм При Частка ної автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуку.

Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації Користувач повинен мати можливість в будь-який момент отримати ін ції про всі або кілька реквізитів реєстрації та знаходження документа.

Існує кілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами Децентралізована передбачає г реєстрацію в місцях створення або виконання документів З урахуванням особливостей підприємства може застосовуватися і змішана система, коли інша частина документів реєструється централізовано - в стор уктурніх подразделеніялах.

На невеликих комерційних підприємствах часто спостерігається централізована система реєстрації Проте вона завжди повинна бути одноактної Документ не може зареєструватися повторно в процесі його звернення все Середино предпріятійва.

Документи при реєстрації діляться на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

- документи з грифом "КТ" ( "Конфіденційно", "Комерційна таємниця")

Напрями та переваги попереднього розгляду документів наведені на рис 86, 87

Орієнтовний перелік документів, які не підлягають реєстрації діловодних служб

Листи, що надійшли в копії до відома

Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток

Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний

Графіки, наряди, заявки, рознарядки

Навчальні плани, програми Копії

Відомості та інформація, надіслані до відома

Прейскуранти цін Копії

Норми витрати матеріалів

Друковані видання (книги, журнали, бюлетені)

Наукові звіти за темами

Місячні, квартальні, піврічні звіти

Форми статистичної звітності

Примітка Документи, перераховані в пп 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних службах (відділі кадрів, бухгалтерії, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації і т.п.)

Рис 88 Робота з вхідними документами