Правила формування та оформлення особової справи співробітника

ПРАВИЛА ФОРМУВАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ОСОБИСТОГО СПРАВИ ПРАЦІВНИКА

Працівникові кадрової служби необхідно володіти точною, повною, об'єктивною інформацією про працівників організації. Дані, пов'язані з трудовою діяльністю кожного працівника, збираються в своєрідне досьє - особиста справа. Чи потрібно вести особисті справи в обов'язковому порядку і які документи можуть зберігатися в особових справах, розглянуто в даній статті.

Загальні правила систематизації документів і формування справ

Словник кадрового діловодства. Справа - це сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщені в окрему обкладинку. Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа.

Формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи (ГОСТ Р 51141-98).

Перехідний справа - це справа, документи якого відображають вирішення питання, що триває більше одного року (статут фірми, особиста справа, кримінальна справа і т. Д.).

З метою швидкого пошуку документів, а також для забезпечення їх охорони необхідні систематизація та формування (угрупування) документів у справи.

Правила угруповання різних видів документів і подальшого формування їх у справи викладені в Основних правилах роботи архівів організацій [1]. В основі принципу формування справ лежить термін зберігання документів. Терміни зберігання документів встановлюються Федеральної архівної служби і поширюються на всі організації незалежно від форми власності. Терміни зберігання документів вказані в:

Це Рішення ВАС України може бути переглянуто в порядку нагляду в термін, що не перевищує 3 місяців з дня його вступу в законну силу.

Документи відповідно до їх історичної, економічної, культурної та іншої цінністю бувають таких строків зберігання:

- тимчасового зберігання (до 10 років включно);

- довготривалого терміну зберігання (понад 10 років);

- постійного терміну зберігання.

В державні архіви надходять тільки документи з постійним терміном зберігання, документи до 10 років зберігання залишаються в організації або надходять до відомчого архіву організації (архів організації).

Основна вимога до формування справ - це групування в окремі справи документів постійного і тимчасового зберігання.

Лише у виняткових випадках документи різних термінів зберігання, але пов'язані з розглядом одного питання, поміщають в одну папку, але після прийняття рішення і закінчення справи документи переформує.

Документи формуються в справу за 1 календарний рік. Виняток з цього правила становлять перехідні справи.

Перехідний справа вноситься в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом.

Документи поміщаються в справу з усіма відносяться до них додатками і додатковими матеріалами, що виникли в ході вирішення питання. У тих випадках, коли додатки мають великий обсяг, їх можна формувати в самостійні томи. Документи включаються в справу тільки в одному екземплярі, тому чернетки і розмноження копії в справу не підшиваються.

Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30 - 40 мм, це близько 250 - 300 аркушів. Якщо документів більше, справа розділяється на два або більше томи.

Особливості формування особової справи співробітника

Словник кадрового діловодства. Особиста справа - це систематизований комплекс персональних і первинних облікових документів, що характеризують трудову діяльність працівника.

Особливо ретельно необхідно ставитися до формування особової справи співробітника, так як термін зберігання даної справи становить 75 років і документи цієї справи є підтвердженням записів у трудовій книжці співробітника.

Склад документів особової справи законодавчо не закріплено.

Особові справи заводяться на керівних працівників усіх рангів, фахівців, працівників, які мають матеріальними або інформаційними ресурсами, які володіють цінними або конфіденційною інформацією, документами, базами даних. На робочих (в т. Ч. Працюючих тимчасово) і технічний персонал організацій особисті справи зазвичай не заводяться. Всі необхідні відомості про них відображаються в особистому обліковій картці форми N Т-2 або N Т-2ГС.

Склад документів особової справи співробітника

Особиста справа заводиться після видання наказу про зарахування працівника на роботу.

Особиста справа формується в два етапи:

- в процесі прийняття працівника на посаду після підписання трудового договору і видання наказу про прийом на роботу;

- в процесі ведення особистого справи протягом трудової діяльності працівника.

На першому етапі документи в особовій справі розташовуються в наступній послідовності:

- внутрішній опис документів справи;

- копії дипломів про освіту і присудження наукових ступенів, атестатів про присвоєння вчених і почесних звань, документів про нагородження, різних свідоцтв та інших документів, що підтверджують ті чи інші персональні дані;

- копія наказу про зарахування на роботу.

Складання автобіографії, резюме та заяви, так само як і порядок внесення їх до особової справи співробітника, не є обов'язковим і залежить від прийнятої процедури прийому на роботу в конкретній організації.

При формуванні особової справи слід враховувати, що відповідно до ТК Україна заяву про прийом на роботу не є підставою для прийняття працівника на роботу (підставою є трудовий договір), тобто не обов'язково, а відомості автобіографії дублюються в особовій картці, так само як і резюме.

На другому етапі документи в особистих справах розташовуються в міру їх надходження.

Специфіка складання внутрішнього опису документів особової справи полягає в тому, що вона включається в справу відразу ж при його закладі і заповнюється по ходу його ведення. Саме тому у внутрішній опису передбачено відображення включення до особової справи нових документів, а також вилучення документів з особової справи, заміни оригіналів копіями (фіксується в графі "Примітка").

Якщо справа вже переплетено і подшито, то завірена упорядником внутрішній опис документів справи підклеюється за верхній край до внутрішньої сторони лицьової обкладинки справи.

Слід звернути увагу також на те, що при підготовці справи до здачі в архів листи внутрішнього опису нумеруються окремо від листів особової справи.

Копії документів про освіту повинні бути завірені співробітником служби кадрів. Відмітка про завірення копії проставляється спеціальним штампом або робиться від руки. Відмітка про завірення копії включає в себе наступні елементи.

Копія наказу про прийом на роботу також повинна мати позначку про завірення копії, оформлену за зразком, зазначеним вище. В іншому випадку це буде ксерокопія або копія, яка не має юридичної сили.

Не слід писати "Копія вірна", оскільки і так зрозуміло, що це копія, а не оригінал. При видачі копії за межі організації (а документи особової справи передаватимуться в архів) на ній проставляється печатка.

документів особової справи

Соколової Ірини Миколаївни

(Прізвище, ім'я, по батькові працівника)

Відмітка про завірення

Вірно (без двокрапки)

Спеціаліст відділу кадрів ________________ І. І. Миронов

На другому етапі в процесі трудової діяльності працівника в його особиста справа включаються в хронологічному порядку:

- документи, що підтверджують зміни анкетному-біографічних даних (копії дипломів, свідоцтв, документів органів ЗАГС і т. п.);

- матеріали, що характеризують працівника (атестаційні листи, копії актів ревізій його діяльності, укладення з обстеження діяльності працівника, завірені копії виданих йому характеристик і т. п.).

Чи включаються до особової справи також:

- копії наказів про переміщення за посадою;

- копії документів про заохочення та нагороди, присвоєння класних чинів, кваліфікаційних розрядів.

Дані документи можуть відноситися до періодів і до призначення працівника на посаду. При звільненні працівника до особової справи підшивається копія наказу про звільнення. Всі накази повинні мати позначку про завірення копії.

Таким чином, особиста справа складають документи, які в подальшому можуть бути затребувані в разі втрати співробітником трудової книжки.

Існують документи, які не слід включати до особової справи працівника, до таких документів належать:

- облікова картка форми N Т-2 і N Т-2ГС;

- довідки з місця проживання;

- довідки про стан здоров'я та інші документи тимчасового терміну зберігання;

- чорнові і дублетні екземпляри документів (виняток становлять ті документи, на яких містяться цінні послід);

- особові картки звільнених співробітників (вони формуються в окремі справи по році звільнення);

- скарги (в тому числі анонімні) громадян на співробітників організації і матеріали по їх розгляду;

- матеріали, що надійшли від органів дізнання і судово-слідчих органів, редакцій засобів масової інформації;

Всі зазначені документи формуються в окремі справи.

Оформлення особової справи співробітника

У номенклатурі справ кадрової служби особисті справи вписуються одним рядком "Особові справи співробітників". Документи, які є підставами до наказів по особовому складу, формуються в окрему справу "Документи-підстави до наказів по особовому складу".

У відділі кадрів особисті справи зберігаються в послідовності номерів, в архіві - за алфавітом прізвищ працювали. Особові справи зберігаються окремо від трудових книжок. Для швидкого пошуку справ служить алфавітна картотека або покажчик. У невеликих організаціях справи розташовуються в шафі в порядку алфавіту.

Справа не тільки має бути правильно сформоване, а й оформлено. Оформлення обкладинки особової справи проводиться відповідно до ГОСТ 17914-72 "Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Технічні умови". Обкладинки особистих справ мають порядкову нумерацію, відповідну загальної кількості справ.

Обкладинки використовуються для зберігання поміщеного в неї особової справи тільки працюючого співробітника.

При звільненні працівника його особиста справа вилучають із папки, оформляється відповідно до вимог архівної служби і здається в архів організації.

При цьому початковою датою особової справи є дата заяви про прийом на роботу, кінцевою - дата звільнення. Звільнена обкладинка повинна бути використана при формуванні нового особової справи під тим же номером.

На обкладинці справи зазначаються:

- найменування структурного підрозділу;

- дата справи (тому, частини);

- кількість аркушів у справі;

- термін зберігання справи;

- архівний шифр справи.

Найменування організації вказується на верхньому полі кожного заводяться справи.

Заголовок справи повинен відповідати змісту сформованих в справі документів.

Найменування структурного підрозділу вказується з нового рядка під найменуванням організації. Якщо в організації немає структурного поділу, то даний запис буде відсутній.

Індекс справи вказується під назвою структурного підрозділу в середині обкладинки і повинен збігатися з індексом справи за номенклатурою.

Початковою датою особової справи є дата трудового договору, кінцевою - дата звільнення. При цьому число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

Товариство з обмеженою відповідальністю "Карусель"

(Найменування підприємства, організації, установи)

ОСОБИСТЕ СПРАВА N 12-15

Попова Ігоря Олександровича

(прізвище ім'я по батькові)

Термін зберігання справи вказується в правому нижньому кутку обкладинки справи відповідно до Переліку типових управлінських документів.

Архівний шифр справи оформляється, як правило, в архіві організації. У ньому вказуються номер фонду, номер опису і номер справи. Архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється в відомчому архіві чорнилом тільки після включення цих справ в річні розділи зведених описів, затверджених ЕПК відповідного федерального архіву (до цього він проставляється олівцем). Тобто при оформленні справ у структурному підрозділі не потрібно вказувати архівний шифр. Архівний шифр проставляється в правому верхньому кутку і дублюється в лівому нижньому кутку, щоб при пошуку справи в коробках не потрібно було перевертати справа.

При підготовці справи до передачі в архів до особової справи підшивається лист-засвідчувач (засвідчувальний аркуш) справи (формат А4).

Реєстрація та зберігання особистих справ співробітників

Особові справи реєструються в книзі (журналі) інвентарного обліку особистих справ.

Особові справи повинні зберігатися в металевих шафах або сейфах, що мають надійні запори.

В кінці робочого дня працівник кадрової служби, відповідальний за особисті справи, повинен проводити перевірку наявності особистих справ, а також закривати і опечатувати шафи з особистими справами.

Перевірка і ознайомлення з особистою справою співробітника

Щорічно спеціально призначається комісія організації проводить перевірку наявності та стану особових справ. Факт перевірки фіксується в кожному особовій справі, в доповненні до особового листка по обліку кадрів. При виявленні втрати особової справи або його псування складається акт і проводиться службове розслідування. Форма акту представлена ​​в Основних правилах роботи архівів організацій.

Також перевірка особистих справ співробітників підприємства може проводитися державними організаціями, які виконують контролюючу, наглядову, правоохоронну діяльність, в установленому законом порядку. Безперешкодне проникнення на територію будь-якого підприємства і доступ до всієї документації по особовому складу мають співробітники наступних державних установ:

- співробітники прокуратури РФ;

- співробітники МВДУкаіни;

- державні інспектори Рострудинспекции;

- представники Мосархіва і ін. державних установ.

Співробітники ГИБДД мають право знайомитися з документами і виробляти в установленому законом процесуальному порядку вилучення документів, що мають відношення або до розслідування кримінальної справи (наприклад, ДТП), або до факту встановлення особи працівника організації. У будь-якому випадку будь-процесуальна дія співробітників МВС проводиться в рамках відповідного розпорядження, постанови, обов'язково протоколюється. Як правило, таким діям передує офіційний запит на ім'я начальника відповідного відділу, керівника підприємства.

Журнал інвентарного обліку особистих справ