Практикум - тема 1 - принципи створення багатокористувацьких баз даних в середовищі microsoft access

Освоїти методи поділу бази даних, створеної в середовищі Microsoft Access, на власне базу даних і додаток користувача.
Освоїти методи створення декількох додатків, що працюють з єдиною базою даних в середовищі Microsoft Access.
Вивчити методи перенесення кількох взаємозалежних файлів в середовищі Microsoft Access.

1. Поділ бази даних Microsoft Access

СУБД (система управління базами даних) Microsoft Access включена в пакет Microsoft Office Professional і в основному позиціонується як середовище для створення настільних баз даних, що працюють в режимі одного. Однак при установці MS Access в мережевому варіанті вона відноситься вже до архітектури «клієнт-сервер # 187 і дозволяє створювати кілька додатків, які можуть працювати паралельно з єдиною базою даних. Подібна архітектура може бути розподілена по локальній мережі і працювати як на найпростіших тимчасових мережах, так і на мережах з виділеним сервером.

Монолітна база даних, створена в середовищі MS Access, містить наступний набір об'єктів:

У цьому наборі тільки таблиці складають власне базу даних. Інші елементи в більшій мірі стосуються додатка користувача. Тому при поділі файлу бази даних ми отримаємо два файли з розширенням .mdb. один файл буде містити тільки таблиці, а другий # 151; інші об'єкти: форми, запити, звіти, макроси і модулі (рис. 1).

Практикум - тема 1 - принципи створення багатокористувацьких баз даних в середовищі microsoft access

Мал. 1. Поділ бази даних MS Access на інтерфейсну частину і таблиці

Стандартно MS Access пропонує зберегти стару назву за файлом, який буде містити інтерфейсну частину, тобто форми, запити, звіти, макроси і модулі. а файл з таблицями. який буде містити тільки дані, іменувати по-новому. За замовчуванням до імені цього файлу додається суфікс _be.

Послідовність дій при поділі бази даних в середовищі MS Access

Вибрати команду меню Сервіс> Інструменти> Поділ баз даних.
У вікні підтвердити намір розділити базу даних, натиснувши кнопку Розділити (рис. 2).

Мал. 2. Діалогове вікно підтвердження процесу поділу БД

Вибрати папку та ім'я файлу, де будуть зберігатися дані (таблиці). При цьому вам буде запропоновано стандартне ім'я, наприклад llibrary_be.mdb. яке ви можете змінити (рис. 3).

Мал. 3. Вибір місця знаходження і імені файлу з таблицями

Натиснути кнопку Розділити. Після завершення процесу поділу з'явиться відповідне повідомлення і відкриється файл з інтерфейсом (рис. 4). Тепер таблиці в новій базі даних показані як приєднані, про що свідчать стрілки-покажчики зліва від імені таблиці. При цьому змінюється ряд властивостей і можливостей при роботі з базою даних.

Мал. 4. Вікно управління базою даних з інтерфейсом користувача

Назвемо базу даних, яка містить інтерфейс, додатком. Тепер, перебуваючи в цій базі даних, ви не можете змінювати схему бази даних і властивості таблиць. Це можна робити, тільки відкривши базу даних з таблицями. При спробі зробити це ви отримаєте попередження (рис. 5).

Мал. 5. Попередження про неможливість зміни приєднаних таблиць

Відкрити файл-додаток.
Перейти до головного меню і вибрати команду Сервіс> Інструменти> Диспетчер пов'язаних таблиць. Відкриється діалогове вікно конфігурації шляху до файлу з таблицями (рис. 6).

Мал. 6. Вікно Диспетчера пов'язаних таблиць

Далі необхідно виділити всі приєднані таблиці, або проставивши «галочки» навпроти їхніх назв, або за допомогою кнопки Виділити все. і натиснути кнопку OK. щоб перейти в вікно вибору нового місця розташування файлу з таблицями (рис. 7).

Мал. 7. Вибір нового розташування файлів

При вдалому завершенні процесу перепрісоедіненія ви побачите повідомлення про те, що всі виділені пов'язані таблиці були успішно оновлені.

2. Поділ бази даних при наявності кнопкової форми

Якщо при розробці інтерфейсу ви використовували кнопкову форму, то процес поділу дещо ускладниться.

Перш за все, треба згадати, що при створенні і редагуванні кнопкової форми MS Access створює додаткову системну таблицю, яка називається Switchboard Items. Ця таблиця зберігає інформацію про вміст окремих сторінок кнопкової форми і командах. призначених кожній кнопці.

Відповідно до вищесказаного слід зазначити, що дана таблиця відноситься до інтерфейсу, а не до даних. Тому при поділі бази даних цю таблицю необхідно зберігати в файлі Додаток. Однак при автоматичному розподілі ця таблиця разом з усіма іншими потрапляє в файл з таблицями. Тепер необхідно її скопіювати в файл-додаток і видалити з файлу з таблицями.

Видаляємо таблицю з бази даних Додаток:

Виконуємо операцію імпорту зазначеної таблиці з файлу бази даних за допомогою команди Файл> Зовнішні дані> Імпорт:

Вибираємо таблицю і натискаємо кнопку OK. Тепер таблиця вже є внутрішньою в базі даних Додаток.

Перевіряємо, як працює наша кнопкова форма. Якщо все виконано коректно, то кнопкова форма буде запускатися без помилок.

3. Створення нової програми, що працює з тією ж базою даних

Для того щоб створити новий додаток, що працює з уже існуючою базою даних, необхідно виконати наступні дії:

Створити нову базу даних в MS Access.
Виконати операцію приєднання тих таблиць з бази даних, які необхідні для роботи цього додатка: команда Файл> Зовнішні дані> Зв'язок з таблицями. У загальному випадку це можуть бути всі таблиці. Після цього ви знову побачите вікно вибору бази даних і, вибравши файл з базою даних, перейдете до вікна диспетчера пов'язаних таблиць.
Після виконання операції приєднання можна приступати до розробки інтерфейсних форм, запитів, звітів і макросів для нового додатка.

Середа MS Access забезпечує коректну одночасну роботу кількох додатків з єдиною базою даних, використовуючи вбудовану систему блокувань, тобто при спробі одночасного редагування однієї і тієї ж записи декількома користувачами право редагування буде надано додатку, яку першим вийде на процес зміни. Для інших додатків редагована запис буде заблокована до закінчення процесу змін і переходу до наступного запису.

Завдання для самостійної роботи

Отримати у викладача вихідну базу даних.
Скопіювати вихідну базу даних на свій мережевий ресурс.
Виконати операцію поділу бази даних.
Перевірити працездатність отриманого комплекту взаємодіючих файлів.
Проаналізувати наявність кнопкової форми. При необхідності виконати всі дії по перенесенню таблиці Switchboard Items в файл-додаток і знову перевірити працездатність створеного комплекту.
Перенести файл з базою даних на диск O.
Виконати операцію перепрісоедіненія файлу з додатком і знову перевірити працездатність комплекту.
Скопіювати ваше додаток на мережевий ресурс вашого колеги по групі і виконати операцію перепрісоедіненія.
Запустити програму одночасно з двох комп'ютерів і виконати кілька операцій пошуку і введення даних. Зберегти копії екрану (скріншоти) виконання операцій у файлі зі звітом. забезпечити файл заголовком, в якому вказати свої дані: ПІБ та номер групи.
Проаналізувати отримані результати і пред'явити їх викладачеві.

Питання для самоперевірки

До якого етапу розвитку баз даних можна віднести СУБД MS Access?
Які об'єкти створюються при розробці бази даних в середовищі MS Access?
Опишіть призначення окремих об'єктів в MS Access.
Що таке приєднана таблиця в MS Access?
Як можна виконати операцію приєднання таблиць в MS Access?
Чим відрізняється операція приєднання від операції імпорту таблиць?
Що таке кнопкова форма в MS Access і як вона будується?
Навіщо потрібна операція поділу бази даних в MS Access і як вона виконується?
Що відбувається при перенесенні розділеної бази даних з одного комп'ютера на інший?
Навіщо потрібен диспетчер приєднаних таблиць?
Що станеться, якщо не переносити таблицю Switchboard Items в файл з додатком?