Посадові інструкції, управління персоналом

Посадова інструкція є локальним нормативним актом, відповідно до якого працівник здійснює трудову діяльність. Посадова інструкція - основний організаційно-правовий документ, що визначає завдання, основні права, обов'язки і відповідальність працівника при здійсненні ним трудової діяльності відповідно до займаної посади.

Основною метою розробки посадової інструкції є:

- створення організаційно-правової основи діяльності посадових осіб підприємства;

- підвищення відповідальності посадових осіб за результати їх діяльності, здійснюваної на підставі трудового договору;

- підвищення об'єктивності при атестації, присвоєння спеціальних звань і кваліфікаційних розрядів працівникові, його заохочення і при накладенні на нього дисциплінарного стягнення.

Грамотно складена посадова інструкція дає чітке уявлення про трудові обов'язки працівника і допомагає вирішувати виникаючі трудові спори. Посадові інструкції є основою для атестації персоналу, допомагають рівномірно розподіляти обов'язки між співробітниками зі схожими посадами, уникати дублювання обов'язків.

Посадова інструкція, підписана працівником, дозволяє роботодавцю розірвати трудовий договір у зв'язку з невідповідністю працівника займаній посаді. При наявності посадових інструкцій трудові суперечки часто вирішуються всередині організації без залучення державних органів. Інструкції дозволяють роботодавцю довести в суді, що дисциплінарне стягнення за невиконання обов'язків було накладено правомірно.

Складання посадових інструкцій обов'язково тільки для державних установ.

Посадова інструкція розробляється відповідно до штатного розкладу підприємства, внутрішніми локальними нормативними актами, дотриманням вимог ТК Україна та інших нормативних правових актів. Посадова інструкція оголошується працівникові під розписку при укладанні трудового договору, в тому числі при переміщенні на іншу посаду, а також при тимчасове виконання обов'язків по іншій посаді, ніж та, в якій працює працівник.

Посадові інструкції розробляються керівниками підрозділів відповідно до Положення про підрозділ. Ретельно розроблені інструкції передбачають всі функції підрозділу і дозволяють рівномірно розподілити навантаження між працівниками з урахуванням рівня їх кваліфікації. Відповідальність за наявність на підприємстві посадових інструкцій по всіх штатних посад лежить на начальнику відділу кадрів.

Посадова інструкція повинна бути узгоджена з юридичною службою підприємства.

При необхідності вона узгоджується з іншими підрозділами організації та вищим начальником, який курирує відповідний напрям діяльності підприємства.

Посадова інструкція повинна мати гриф затвердження, дату, підпис працівника про ознайомлення.

Посадова інструкція є керівництвом до дії для самого працівника, вона визначає:

- яких дій очікують від працівника;

- за якими критеріями будуть оцінювати результати праці;

- орієнтири для підвищення рівня кваліфікації працівника в рамках даної посади.

Посадова інструкція повинна бути написана простою, зрозумілою мовою і містити наступну інформацію:

- найменування структурного підрозділу;

- підзвітність, місце посади в рамках організаційної структури підприємства;

- перелік посадових обов'язків, згрупованих за функціональним блокам (шість-сім блоків, що включають в себе по шість-сім посадових обов'язків);

- кількісні та якісні критерії ефективності праці.

Посадова інструкція - індивідуальний документ, хоча може складатися на базі типових кваліфікаційних характеристик. Конкретні посадові інструкції, що складаються на певну посаду на даному підприємстві, завжди мають свої особливості, так як будь-яке підприємство має свою специфіку в напрямку діяльності або в обсязі робіт. Проте структура посадової інструкції включає в себе такі обов'язкові розділи:

1. Загальні положення;

3. Посадові обов'язки;

У розділі "Загальні положення" вказують:

- найменування посади відповідно до штатного розкладу;

- вимоги, що пред'являються до рівня освіти і стажу роботи займає посаду (кваліфікаційні вимоги);

- безпосередню підпорядкованість (кому безпосередньо підпорядковується працівник);

- порядок призначення і звільнення з посади;

- наявність і склад підлеглих (цей пункт кореспондує з розділом "Відповідальність");

- порядок заміщення (хто заміщає працівника під час його відсутності, кого заміщає дана посадова особа). Даний пункт особливо важливий в посадових інструкціях керівників, так як відсутність чітких вказівок про посадових осіб, що виконують обов'язки керівників під час їх відсутності, дезорганізує роботу підприємства;

- можливість суміщення посад і функцій;

- перелік документів, якими працівник керується в своїй діяльності (законодавчі акти Укаїни, статут підприємства, інструкції, рекомендації, на підставі яких посадова особа здійснює трудову діяльність і реалізує свої повноваження);

- інші вимоги та положення, що конкретизують і уточнюють статус працівника і умови його діяльності.

Розділ "Права" містить перелік прав, якими володіє посадова особа при виконанні покладених на нього посадових обов'язків. В даному розділі відображаються взаємини посадової особи з іншими працівниками і структурними підрозділами підприємства виходячи з покладених на нього посадових обов'язків і повноважень. У розділі перераховуються основні права працівників відповідно до ст. 21 ТК РФ. Дуже важливі права доступу до інформації, в тому числі конфіденційної, запиту інформації, право погоджувати і підписувати певні документи.

У розділі "Посадові обов'язки" вказуються обов'язки працівника, що покладаються на нього у відповідності зі сформованою в структурному підрозділі практикою розподілу обов'язків, за рішенням керівника структурного підрозділу. Крім того, в даному розділі перераховуються основні обов'язки працівників відповідно до ст. 21 ТК РФ. Для розробки цього розділу застосовуються тарифно-кваліфікаційні характеристики, розроблені МінтрудаУкаіни, в яких містяться і вимоги до знань працівника, і відповідність кваліфікаційним вимогам, і обов'язки.

Розділ "Відповідальність" визначає міру відповідальності працівника за недотримання вимог посадової інструкції та інших локальних правових документів організації, розпоряджень керівника, а також порушення працівником трудової дисципліни. У цей розділ можуть бути включені інші пункти, уточнюючі і конкретизують відповідальність посадової особи за ті чи інші порушення. Якщо працівник несе матеріальну відповідальність відповідно до укладеного договору про повну матеріальну відповідальність працівника, це також зазначається в даному розділі.

Відповідно до ст. 419 ТК України особи, винні в порушенні трудового законодавства, притягуються до дисциплінарної та матеріальної відповідальності в порядку, встановленому законодавством, а також залучаються до цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності.

Можна доповнити посадову інструкцію розділами "Оцінка роботи", "Організація роботи" і ін.

У листі ознайомлення працівник зобов'язаний поставити дату ознайомлення і підпис. Лист ознайомлення може являти собою окремий документ, але може входити до посадової інструкції.

Узгоджену і затверджену посадову інструкцію нумерують і завіряються печаткою організації. Перший примірник посадової інструкції зберігається у відділі кадрів, другий - у керівника підрозділу, третій - у працівника. Посадова інструкція вступає в силу з моменту її затвердження і діє до її заміни новою посадовою інструкцією.

Доцільно перерахувати умови перегляду посадової інструкції:

- зміна структури підприємства;

- зміна штатного розкладу;

- впровадження нових технологій, що змінюють характер роботи, і ін.

При звільненні посади в разі переведення працівника або звільнення до прийому нового працівника стару посадову інструкцію слід уважно перевірити і, якщо необхідно, внести корективи, уточнити технологію або включити в неї ті обов'язки, які додатково будуть покладені на нового працівника.