Посадова інструкція завідувача канцелярії

Завантажити посадову інструкцію
завідувача канцелярією (.doc, 92КБ)

I. Загальні положення

II. Посадові обов'язки

  1. Організовує роботу канцелярії.
  2. Забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням.
  3. Здійснює контроль над термінами виконання документів та їх правильним оформленням.
  4. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання і передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання.
  5. Розробляє інструкції з ведення діловодства в організації та організовує їх впровадження.
  6. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці.
  7. Здійснює методичне керівництво діловодством у підрозділах організації, контроль над правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про додержання строків виконання документів.
  8. Забезпечує друкування і розмноження службових документів.
  9. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження в організацію.
  10. Забезпечує відповідний режим доступу до документів та використання інформації, що міститься в них.
  11. Бере участь в розробці і впровадженні нових технологічних процесів роботи з документами, удосконалення автоматизованих інформаційних систем і технологій (з урахуванням застосування засобів обчислювальної техніки).
  12. Розробляє та організовує проведення заходів щодо поліпшення діяльності канцелярії.
  13. Проводить роботу із захисту інформації, що становить державну, комерційну і службову таємницю.

III. права

Завідувач канцелярією має право:

  1. Вносити на розгляд директора організації і керівників структурних підрозділів організації пропозиції щодо поліпшення діяльності відділу, форм і методів роботи з документами.
  2. Вимагати керівників структурних підрозділів організації та інших відповідальних працівників організації належного виконання встановлених правил роботи з документами в організації.
  3. Повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених правил.
  4. Здійснювати перевірки організації діловодства в структурних підрозділах.
  5. Підписувати і візувати документи, пов'язані з діяльністю канцелярії.
  6. Давати вказівки, обов'язкові для виконання працівниками канцелярії; вимагати своєчасного і якісного їх виконання.
  7. Вносити на розгляд директора підприємства пропозиції про заохочення працівників відділу, накладення стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни.
  8. взаємодіяти:
    1. 8.1. З керівниками всіх структурних підрозділів організації - з питань ведення діловодства, організації контролю і перевірки виконання вказівок канцелярії, підготовки і подання необхідних документів.
    2. 8.2. З юридичним відділом - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.
    3. 8.3. З господарським відділом - з питань забезпечення засобами оргтехніки, бланками документів, канцтоварами, пр.
    4. 8.4. З відділом кадрів - з питань підбору, прийому, звільнення і переміщення працівників відділу.

IV. відповідальність

Завідувач канцелярією несе відповідальність:

  1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством Укаїни.
  2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Укаїни.
  3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Укаїни.