Порядок ведення табеля обліку робочого часу співробітників

Облікова робочий час

Праця - першорядна умова існування людини. Основним «вимірником» праці служить витрачений на нього час. Найприйнятнішим параметром для такого виміру праці прийнято вважати робочий час.

Робочий час - час, коли працівник виконує свої обов'язки на певному місці роботи. Воно не завжди ідентично фактично відпрацьованому, реально витраченому на роботу часу. За цей час працівник отримує зарплату і «заробляє відпочинок». Вимірюється воно так само, як і час взагалі - в днях, годинах.

За тривалістю воно розділяється на три види:

Які заходи вживаються, якщо вчасно не здана звітність в бухгалтерію?

В облік робочого часу включаються ще й такі поняття, як:

• робота в нічний час;
• сумісництво;
• понаднормові роботи.

При цьому важливим і багатогранним поняттям є режим робочого часу, який встановлює:

• тривалість зміни, тижні, дні роботи;
• умови роботи при ненормований дні;
• тимчасові рамки початку і кінця роботи;
• час відпочинку та інше.

Системи обліку робочого часу

Практикують два види обліку час роботи:

При першому виді обліку час фіксується за день (зміну). Такий облік поширений на більшості підприємств, установ зі звичайними умовами роботи.

Підсумований облік проводиться зазвичай на підприємствах безперервного циклу і в деяких інших випадках (наприклад, при зміні 24 або 12 годин з двома-трьома днями відпочинку в проміжках). При цьому за певний часовий відрізок (місяць, рік) необхідно відпрацювати встановлену для співробітника норму часу. Перевищення його в одні періоди компенсується «недоробкою» в інші.

Облік робочого часу співробітників ведеться в табелях обліку, в табельних картках, журналах обліку робочого часу співробітників. Цей облік контролює дотримання співробітниками режиму робочого часу.

Основні позначення табеля обліку робочого часу

Інформація про час роботи співробітника відбивається в табелі обліку робочого часу. Це один з основних документів для нарахування та виплати заробітної плати. ГоскомстатомУкаіни рекомендуються спеціальні форми № Т-12 для ручного і № Т-13 для автоматичного обліку. Всі показники в цих формах ідентичні. Треба сказати, що закон вимагає ведення табеля, але форми цього обліку можуть мати відмінності і враховувати специфіку роботи підприємства.

Перш ніж дізнатися, як скласти табель робочого часу, необхідно усвідомити вимоги щодо його заповнення.

Табель обліку використання робочого часу розробляється в одному примірнику, «закріпленим» за працівником. Підписує його керівник відповідного підрозділу і «кадровик». Потім він надходить до відділу розрахунку зарплати, де зберігається протягом року. Обов'язок заповнення табеля оформляється відповідним наказом роботодавця, може обумовлюватися в посадовій інструкції працівника або його трудовому договорі.

Так як зарплата повинна виплачуватися двічі на місяць, то щомісяця складаються два таких документа. На невеликому підприємстві зазвичай ведеться один загальний табель, а на значних - по кожному підрозділу окремий. У верхньому рядку вказується найменування підприємства або структурного підрозділу, код за ЄДРПОУ. Працівник «вводиться» і «виводиться» з табеля відповідним наказом роботодавця.

Отже, як правильно скласти табель обліку робочого часу?

Табель заповнюється без помарок, виправлення проводяться за встановленими правилами - зачеркиванием неправильної і проставленням зверху правильного запису з підписом довіреної особи.

У бланках обліку робочого часу співробітників автоматизованої форми Т-13 умовно-постійна частина даних може бути заповнена згідно з наявними базами даних про співробітників. До неї відносяться:

• прізвище співробітника;
• структурний підрозділ;
• посаду;
• табельний номер і ін.

Допускається введення в табель додаткової інформації. Наприклад, облік часу роботи з шкідливими умовами співробітників, які працюють на них постійно (для розрахунку їх додаткової відпустки). Такі доповнення форми обліку оформляються наказом. Видалення будь-яких відомостей з стандартної форми не допустимо.

Перший розділ табеля - облік робочого часу - таблиця, де в горизонтальних рядках проставляються всі дні поточного місяця, причому кожному дню виділено два рядки. У першій розміщуються шифри - умовні позначення всіх можливих видів витрат робочого часу з розшифровкою їх на лицьовій стороні документа. По вертикалі відбивається список прізвищ працівників.

Ці дані дозволяють контролювати відпрацьований кожним співробітником час, все неявки на роботу з різних причин, простої і понаднормову роботу.

• години роботи - денні та нічні. Нічним часом вважається час від десятої вечора до шостої ранку;
• понаднормові - години роботи понад встановлену норму;
• години роботи у вихідні і дні свята - незалежно від виду її компенсації. Така робота винагороджується в подвійному розмірі. Якщо співробітник переносить відпрацьований день відпочинку на інший, то в табелі цей день враховується як вихідний, оплата ж за цей день проводиться звичайним порядком, перенесений день відпочинку не оплачується зовсім;
• неявки за видами - відпустка, дні хвороби, службові відрядження, навчальну відпустку та інші.

Розшифровка табеля обліку робочого часу

У верхньому рядку фіксуються тільки коди позначень неявок, нижня рядок не заповнюється. Знаходження у відрядженні враховується згідно відповідним чином оформленого посвідчення про відрядження. Дні вибуття і прибуття підтверджуються додаються квитками. Ці дні відзначаються в табелі шифром «К».

Все про відкриття розрахункового рахунку ІП.

Час відпусток враховується на підставі наказів окремо по кожному їх виду. Якщо під час відпустки зустрічаються святкові дні, то вони відзначаються в табелі буквою «П», а вихідні - не відзначається (вони враховуються у відпускних днях).

Облік неявок з причин проводиться тільки з додатком підтверджуючих документів, які надаються табельнику до закінчення облікового часу. Наприклад, серед позначень табеля робочого часу використовується наступне: до надання лікарняного в табелі робиться відмітка «НН», що позначає неявку з нез'ясованих причин, а після - виправляється на код «Б» - хвороба.

Підсумкові дані табеля за формою Т-12 за місяць, проставлені в графах 8-17, використовуються при розрахунку заробітної плати. Перший розділ табеля підписується уповноваженою особою та керівником підприємства і передається в бухгалтерію. Другий розділ заповнюється бухгалтером при розрахунку зарплати. Це - таблиця з табельними номерами працівників, даними про їх окладах, кількості відпрацьованих днів (годин) і нарахованими кожному з працівників сумами зарплати. У формі Т-13 цих даних немає.

Остання сторінка форми Т-12 призначається для складання статистичного звіту.

Незаповнені в табелі рядки обов'язково прочеркиваются. Повністю заповнений табель підписується відповідальною особою та керівником підприємства.

Всі дані в табелі повинні бути достовірними, документально підтвердженими. Адже цей документ може бути використаний, наприклад, в суді як один з доказів сумлінного (недобросовісного) виконання співробітником своїх обов'язків при його незаконному звільненні або стягнення за порушення дисципліни праці (прогулу).

Програми для ведення табеля обліку робочого часу

Ведення обліку робочого часу значно спрощують різні програми (наприклад, електронний табель обліку робочого часу в MS Excel), які не вимагають тривалого навчання, прості і зрозумілі кожному користувачеві. Це таблиці з такими стовпцями:

1. Налаштування робочих форм. Тут вказується найменування організації, її підрозділів. Графік обліку вибирається або налаштовується самим користувачем.

2. Календар робочих днів.

3. Довідник співробітників.

4. Графік відпусток.

5. Понаднормові години.

6. Скорочення кадрів.

7. Заяви на відпустку.

8. Табель на місяць.

9. Інформація про програму.

Інформація в будь-який стовпець заносяться в лічені хвилини, можлива її коригування протягом всього часу складання. Отримані в кінці місяця таблиці-табеля роздруковуються. Причому є можливість друку даних за минулі періоди. Програма обліку робочого часу співробітників дозволяє працювати в мережі одночасно декільком користувачам.

Біометричний облік робочого часу співробітників

Найсучаснішим методом обліку часу роботи є біометричний. Він виключають недостовірний облік, тому що біометричні ідентифікатори унікальні, їх неможливо обдурити, втратити, вони прості в користуванні. У практиці застосовуються системи розпізнавання по образам і відбитками пальців. Такі термінали фіксують час приходу-відходу співробітників на роботу. Користувач розміщує палець на сенсорному пристрої. При фіксуванні проміжних подій (перерва, догляд у справах і т.п.) перед ідентифікацією потрібно натиснути додатково клавішу на терміналі.

Деякі пристрої мають вбудовану камеру для фотографування після розпізнавання. Крім спрощення і достовірності обліку така система ще й забезпечує додаткову безпеку роботи підприємства.

Добре організований облік робочого часу, як і будь-який інший вид обліку, допомагає успішній роботі підприємства. Застосування сучасних методів і програм такого обліку дозволяє в максимально короткий час усунути помилки при розрахунку заробітної плати, які іноді мають місце, роблять облік доступним і «прозорим», допомагають в своєчасної та якісної звітності в статистичні та інші організації.

Бізнес з продажу запчастин для іномарок під ключ.
Почніть з вкладень в 120 тис. Рублів! Прибуток від 40 тис. Рублів на місяць.
Зрозуміла ніша. Високий попит. Націнка 25-40%.

Франшиза "Росфундамент"!

Бізнес по будівництву гвинтових фундаментів.
Перспективний бізнес в будівництві. Прибуток до 200 тис. Рублів на місяць.

Раніше на підприємстві користувалися звичайним табелем робочого часу, при нормального робочого тижня, з поденними відмітками. Все було зручно. Потім перейшли на погодинну роботу. Причому, співробітник міг в день двічі прийти на підприємство (4 години з ранку і 4 години ввечері). Було багато плутанини. Було б набагато простіше, якби організація біометричну систему.

Біометричний спосіб ведення обліку робочого часу, на мій погляд, найзручніший. Все відбувається автоматично. Особливо зручно це в невеликих фірмах, де кожен співробітник має право сам трохи коригувати свій робочий день (прийти раніше, але і пізніше піти, змістити обід і т.д.) Шкода, що не кожен директор на це йде, в зв'язку з чим відбуваються конфлікти. А доводити свою присутність або відсутність на робочому місці працівника (при ручному веденні табеля) досить проблематично. Адже табель - не є бланком суворої звітності і переробити його немає проблем.

Я б посперечалася. Біометрика дає лише поняття о котрій персонал приходить і йде. А чим він займається на робочому місці?

Якщо співробітник пробув в офісі 8 годин, це ще не означає, що він відпрацював 8 чачсов.

Особисто я вважаю, що краще за все користуватися спеціальною програмою обліку. У нас стоїть Yaware.Online. Чудово працює

Інтерв'ю з бізнесменом