Подорожні листи в організації облік, реквізити і відомості

Подорожній лист є головним документом для обліку витрати палива, величини пробігу, маршруту руху автомобіля, що належить підприємству.

Цей документ використовується у всіх приватних і державних організаціях будь-якої форми власності, де є автомобіль і де необхідна транспортування того чи іншого вантажу.

Загальний порядок ведення журналу обліку подорожніх листів

Розподіл диспетчером подорожніх листів між водіями відбувається тільки на один день (зміну). Винятком можуть бути тривалі відрядження - в такому випадку шляховий лист виписується на весь час подорожі.

При зверненні з дорожніми листами потрібно брати до уваги такі правила:

• бухгалтерія повинна зберігати дорожнього листа не менше 5 років;
• вносити зміни та корективи в шляховий лист з того чи іншого показника (наприклад, витрати бензину) небажано, однак, якщо така необхідність існує, виправлення необхідно закріпити підписами двох відповідальних осіб (скажімо, водія і механіка);
• для списання бухгалтерією ПММ необхідно, щоб до листа було докладено квитанції про оплату палива;
• якщо водій використовує в інтересах організації своє особисте транспортний засіб, ця інформація також повинна бути відображена в дорожньому листі для отримання водієм подальшої компенсації.

Подорожній лист є для бухгалтерії головним документом, що засвідчує правомірність витрат водія. Якщо будь-яка з граф виявиться незаповненою, витрати можуть бути визнані непідтвердженими.

Реквізити та відомості в дорожніх листах

Які відомості повинні бути в дорожньому листі? Звичайно ж, назва видала його компанії, штамп і печатку. На дорожньому листі повинні бути вказані дата видачі документа і порядковий номер, присвоєний органом, що його підприємством.

Читайте також: Дорожні листи

Важливо, щоб містилася інформація про сам автомобіль - марка і реєстраційний номер. Графа «Ліцензійна картка" заповнюється тільки в разі, коли здійснюються перевезення вантажів, що вимагають ліцензії.

Якщо ж автомобіль використовується, наприклад, для поїздок великого менеджера компанії, в цій графі ставиться прочерк.

Вся ця інформація міститься на лицьовій частині документа. На зворотному ж боці прописуються індивідуальні відомості про конкретну поїздку.

Вказуються такі параметри маршруту:

• час відправлення і повернення автомобіля,
• пункт призначення за маршрутом,
• загальний кілометраж.

Також шляховий лист може містити графу «Код замовника», яка заповнюється, якщо транспортний засіб працює на замовлення.

Розрахунок заробітної плати по окладу являє собою досить складну операцію. При проведенні обчислень дуже важливо не допускати математичних помилок, які можуть вплинути на правильність і повноту фінансових розрахунків з працівниками підприємства.

На основі цих показників не тільки погашається вартість бензину, але і розраховується заробітна плата водія.

Є в документі і спеціальний блок для бухгалтерів, який називається «Результат роботи автомобіля за зміну». Тут розрахувати заробітну плату можна одним із двох способів: за погодинною системою (відповідна графа «за годинник, руб. Коп.) І по відрядній системі (відповідна графа« за кілометраж, руб. Коп.). Лист повинен бути завірений підписом бухгалтера.

Відображення відомостей про здоров'я водія

Якщо організація здійснює перевезення людей, на водія лягає величезна відповідальність за їх безпеку.

Саме тому згідно з Федеральним законуУкаіни кожен водій повинен регулярно проходити медичні огляди до відправки в поїздку і після повернення з неї. Природно, ця інформація повинна відображатися і в дорожньому листі.

Читайте також: Списання ПММ

Підтвердженням нормального стану водія є штамп, що містить точний час і дату проходження огляду, а також підпис до прізвища та ініціалів відповідального медичного працівника. Природно, ніякої штампи не буде проставлено, якщо водій себе погано почуває або знаходиться в стані алкогольного сп'яніння.

Медичні огляди до відправки в рейс мають право здійснювати лише ліцензовані установи і фахівці.

Відсутність попереднього огляду водія є адміністративним правопорушенням і може кваліфікуватися як зневага охороною праці. На організацію в такому випадку накладається штраф у розмірі від однієї до п'яти тисяч рублів.

Облік шляхових листів в організації

Найбільше суперечок виникає щодо термінів подорожнього листа. Як говорилося вище, шляховий лист видається на добу, за винятком випадків, пов'язаних з відрядженнями. Але як бути з дорожніми листами, якщо водій відправляється в поїздку тривалістю в кілька тижнів? Адже витрати на паливо відображаються в бухгалтерському балансі щомісяця на основі відомостей подорожніх листів.

Міністерство фінансовУкаіни дає таке пояснення: можна виписувати подорожній лист на будь-який термін, але лише в тому випадку, якщо він буде справедливо відображати витрати на ПММ і враховувати робочий час. Для державних органів це також важливо, враховуючи, що на основі цієї інформації формується сума податку на прибуток транспортних організацій.

У дорожньому листі обов'язково повинні фіксуватися також показання спідометра. Ці дані необхідні при визначенні оптимальної кількості паливно-мастильних матеріалів.

Природно, в дорожньому листі дані спідометра на початок робочої зміни повинні сходитися з показниками на закінчення попередньої зміни - таким чином можна переконатися, що транспортний засіб не використовується у позаробочий час для особистих потреб.

Читайте також: Контроль за витратою палива

Облік руху подорожніх листів в електронному вигляді

Облік руху подорожніх листів в електронному вигляді автоматизує працю і економить час бухгалтерів. Як правило, він використовується на великих транспортних підприємствах, де відстежити наявність і забезпечити зберігання кожного листа не представляється можливим.

Існує широкий вибір програм для бухгалтерії, які здійснюють транспортний облік. Однією з найбільш оптимальних вважається система «Подорожні листи».

«Подорожні листи» - це цілий програмний комплекс, що дозволяє вести діяльність від імені того чи іншого працівника транспортної організації.

Є кілька режимів:

• режим диспетчера АТП,
• режим механіка,
• режим інженера з технічного забезпечення,
• режим бухгалтерського розрахунку бензину,
• режим розрахунку вартості роботи автомобіля.

Звичайно, найбільш корисними ця програма для бухгалтера, оскільки саме він несе відповідальність за зберігання і ведення журналу обліку подорожніх листів (коректність він підкріплює власним підписом). Однак і інші режими приносять підприємству величезну користь.

Звернення представників бізнесу за послугами кадрового діловодства до аутсорсинговим компаніям набуває все більшої популярності. Це пояснюється бажанням отримати професійну допомогу, скоротити витрати на його ведення і сформувати в компанії систему ефективного управління персоналом.

Основи, принципи та деякі питання трудових відносин та правил ведення кадрового обліку, регулює Трудовий Кодекс РФ. Про правильному веденні кадрового обліку можна дізнатися з цієї статті.

З огляду на усталені високі ціни на паливо, журнал обліку подорожніх листів є найважливішим документом будь-якої організації. Особливо це актуально для компаній, чия основна діяльність якраз і полягає в транспортних перевезеннях.

Подорожні листи їм дозволяють не тільки правильно оцінювати вартість витраченого пального, а й формувати обґрунтовану звітність перед державою для розрахунку податку на прибуток.