питання 17

2. Джерело комплектування

1. Комплектування архіву систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем та чинним законодавством. Профіль архіву визначається Федераль-ної архівної служби РФ.

Державні архіви комплектуються архівними документами, що утворюються в діяльності органів державної влади, державних установ, організацій та підпри-ємств або набутими цими архівами, а також документами, переданими їм недержавними установами, ор-ганізацій, підприємствами та громадянами.

Метою комплектування є найбільш повна концентрація в архіві профільних йому документів. До передачі документів до держархівів вони зберігаються у фондообразователей в відомчої-них або приватних архівах.

Робота з комплектування архіву документами складається:

· З встановлення профілю архіву;

· Визначення джерел комплектування;

· Визначення складу документів, що підлягають зберіганню в ар-Хіві;

Джерело комплектування юридична або фізична особа, чиї документи надходять або можуть надійти на зберігання в архів. Якщо фондообразователей створює в своїй жізнедеятель-ності весь документальний фонд, то джерело комплектування передає на зберігання в архів тільки архівний фонд, по-цьому поняття "фондообразователей" ширше поняття "джерело комплектування".

Критеріями джерел комплектування є:

· Функціонально-цільове призначення установи;

· Масштаб його діяльності;

· Повнота відображення в її документах цінної інформації.

Для документів особового походження враховуються:

· Значимість творчої та громадської діяльності фондоутворювача;

· Ступінь збереження його фонду;

· Взаємозв'язок його фонду з іншими фондами.

Для відомчих архівів джерелами комплектування є:

· Структурні підрозділи організації;

Відомчі архіви комплектуються документами постійного-ного, тимчасового (понад 10 років) зберігання, документами лич-ного складу.

Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів не передаються, залишаючись на зберігання в структурних підрозділах організації. Після закінчення термінів зберігання вони знищуються в відпо-відно до архівних законодавством після проведення екс-експертизи їх цінності та оформлення актів на знищення.

До архіву передаються документи фізичних осіб, які мають го-жавної значення.

У відомчому архіві зберігаються також документи організацій-попередників і документи ліквідованих підпорядкованих-наних організацій.

В основі комплектування відомчих архівів лежить пре-емственность архівних та діловодних документів, що виявляється в наступності діловодної но-номенклатури справ і архівного опису справ. Номенклатура є основою для складання архівних описів і використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років) зберігання.

Комплектування держархіву здійснюється відповідно до списків юридичних та фізичних осіб - джерел ком- 'плектованія, які складаються в архіві на основі критеріїв джерел комплектування і затверджуються Росархивом.

Виділяються наступні групи джерел комплектування:

· Установи та організації, документи яких повністю пере-даються в держархів;

· Установи та організації, частково передають документи в держархів, оскільки вони або входять до складу документів ви-шестоящіх установ і організацій, або не є осо-бо цінними;

· Установи та організації, від яких здійснюється груп-повий вибірковий прийом документів, що мають цінну або незвичайну інформацію, в сукупності відображає їх діяль-ність;

· Установи та організації, від яких здійснюється повідовой вибірковий прийом документів, що мають особливе значення як типових для даного виду установ та організацій.

У реальному архівній практиці створюються два списки источни-ков комплектування.

У перший список входять установи та організації, в діяльності яких створюються документи, що мають державне значення, що надходять в держархів в повному обсязі, а також установи та організації, в діяльності яких документи нерівнозначні, а тому надходять в держархів вибірково, як типові для них; крім того, установи та організації, які здають в держархів лише окремі, особливо значущі види документів, що характеризують їх діяльність. Всі ці уч-нов і організації здають документи в держархів. Їх ве-домственние архіви контролюються держархівом.

Другий список складають установи та організації, які здають свої документи в держархів, але знаходяться під контро-лем держархівів як можливі джерела комплектування.

Крім списків установ і організацій, що здають в госар-Хів документи на паперовій основі, ведуться списки фізичних осіб - джерел комплектування, а також, при прийомі цих документів в архів, списки установ і організацій, яв-рами джерелами комплектування кінофотофоно- і ві-деодокументов і електронних документів. Додатково може вестися список недержавних джерел комплек-тованія до укладення з ними договорів про передачу ними сво-їх документів в держархів.

При прийомі документів в держархів можливе надходження їх повністю або вибірково. При повному надходженні докумен-тів установи і організації передають в архів всі свої ар-архівних документи.

При вибірковому прийомі в архів надходять всі цінні доку-менти від окремих організацій певного виду (группо-вої вибірковий прийом), або частину цінних документів з числа неповторюваних у фондах інших організацій від конкретної організації (видовий вибірковий прийом).

Документи до відомчого архіву передаються із структурних підрозділів через рік після їх завершення діловодством. У держархів справи з відомчих архівів надходять у міру закінчення їх терміну зберігання в відомчих архівах у відповід-повідно до Положення про архівний фонд української Феде-рації.

Питання 18. Підготовка і порядок передачі документів до архіву

1. Поняття архівної справи та порядок його комплектування

2. Вимоги до архівної справи

3. Передача справи в архів

1. Підготовка справи до передачі в архів -оформлення і опис справи для передачі в архів.

Справа - сукупність документів або документ, що відносяться (йся) до одного питання чи ділянки діяльності, поміщений-них (й) в окрему обкладинку. Поняття справи ширше поняття оди-ниці зберігання. Багатотомні справи розглядаються як одна річ, але кілька, в залежності від кількості томів, оди-ниць зберігання, оскільки кожен том становить обособ-ленну одиницю зберігання.

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання в відпо-вії до встановлених правил.

Формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизацією документів всередині справи.

Порядок формування справ:

· Справи формуються відповідно до номенклатури справ;

· В справи поміщаються тільки виконані документи у відповід-ності з заголовками справ за номенклатурою;

· В справи містяться документи одного календарного року, за ис-винятком перехідних справ;

· Документи різних термінів зберігання групуються в справи окремо;

· В справи не повинні міститися документи, що підлягають повер-ту, дублетні екземпляри документів, чернетки;

· Документи в справі розташовуються по їх хронології:

· Справа не повинна перевищувати 250лістов при товщині не більше 4 см;

· Додатки до документів незалежно від їх датування, при-з'єднуються до тих, до яких вони належать;

· Кожен поміщений у справу документ повинен бути правильно оформлений:

· Документи особового складу формуються в справи окремо від документів з основної діяльності.

2. Повному архівному оформлення справ підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і особового складу.

Для повного архівного оформлення справи обов'язково соблю-дення таких основних вимог:

· Підшивка або оправлення справи;

· Нумерація аркушів справи;

· Складання листа-завірителя справи;

· Складання внутрішнього опису документів;

· Внесення уточнень в реквізити обкладинки справи, що стосуються на-звання організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат і заголовка справи.

Документи тимчасового (до 10 років) зберігання підлягають чистячі-ному оформленню, в них допускається не проводити систематичний-цію документів, що не нумерувати листи справи, не складати заверительную напис.

Порядок оформлення архівних справ наступний:

· Справи підшиваються в тверду картонну обкладинку або переплисти-тають, при цьому з них вилучаються всі металеві скріплення-лення;

· Особливо цінні документи вкладаються в підшиваються в справу конверти;

· В кінці справи підшивається бланк для заверітел'ной написи; при необхідності на початку справи підшивається бланк внутрішнього опису;

· Нумерація аркушів справи проводиться чорним олівцем в пра-вом верхньому куті аркуша арабськими цифрами; що складаються з ряду томів справи нумеруються по кожному тому окремо;

· Листи внутрішнього опису нумеруються самостійно; фотогра-фії, креслення та інші ілюстративні матеріали, представ-ляющие самостійний лист у справі, нумеруються на обо-ротної стороні на верхньому полі аркуша; складені в справі листи розгортаються і нумеруються як звичайні аркуші справи;

· Підшиті до справи конверти нумеруються самостійно, снача-ла конверт, потім вкладення;

· При наявності помилок в нумерації листів можливе введення літерних номерів аркушів;

· Приміщенні в справу лист-засвідчувач служить для фіксування всіх змін в справі, які підтверджуються посиланням на відпо-ють акти;

· Внутрішній опис справи служить для обліку та розкриття утримуючи-ня документів справи.

Основними реквізитами обкладинки справи є:

· Найменування організації і її підпорядкованість;

· Найменування структурного підрозділу;

· Номер справи за описом;

· Анотація (при особливо цінних документах);

· Кількість аркушів у справі;

· Термін зберігання справи;

· Архівний шифр справи;

· Наявність місця для нанесення архівних атрибутів.

3. Передача справ до архіву здійснюється за повної архівної обра-лення справ по їх опису.

Існує наступний порядок передачі справ до відомчого архіву:

· Передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збе-вати і особового складу;

· Передача проводиться через рік після завершення справ делопроіз-ництвом;

· Прийом справ в архів проводиться зав. архівом поедінічно за описом в присутності представника того структурного підрозділу, чиї справи передаються в архів;

· При відсутності справ на них складається довідка, яка пояснює це відсутність;

· Передача фіксується в описі здавача і опису приймальника, при цьому в кінці кожного їх примірника робиться відмітка про на-явності справ, вказуються їх фактична кількість, номери відсутніх справ, дата здачі справ в архів;

· Після закінчення прийому справ зав. архівом розписується на трьох примірниках опису справ постійного зберігання та на двох примірниках опису справ тривалого зберігання, при цьому другі екземпля-ри описів повертаються здавачеві, інші залишаються в архіві.

Після закінчення термінів відомчого зберігання справи передаються в держархів на постійне зберігання. При цьому:

· Передача справ в держархів проводиться щорічно або раз в 3-5 років;

· Документи передаються за описом і оформляються актом прийому-передачі справ на державне зберігання в двох примірниках, один з кото-яких передається здавачеві, а другий залишається в архіві;

· Документи приймаються в держархів в упорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом і страховими копіями на особливо цінні документи;

· При прийомі документів проводиться перевірка їх фізичного, санітарно-гігієнічного і технічного стану;

· Прийом документів проводиться поедінічно, а особливо цінних документів полистно, при цьому в описах робляться відмітки про їх передачу в архів;

· В архів з документами передаються три примірники опису, один примірник опису повертається в організацію-сдатчіцу;

· При першому прийомі документів організації в архів разом з ні-ми передається історична довідка організації;

· Документи недержавних організацій приймаються в держархів відповідно до укладаються між ними договором;

· Документи фізичних осіб надходять в держархів в результаті дарування, заповіту, купівлі-продажу.

Основні етапи роботи з передачі документів організації держархів:

· Затвердження опису переданих організацією справ експертно-перевірочною комісією держархіву, при цьому один примірник опису залишається в держархіві;

· Перевірка стану справ в організації представником держархіву;

· Передача справ організації в архів на підставі затвердженої опису; при цьому в архів передаються науково-довідковий аппа-рат до переданих документів і ще два примірника їх опи-сі, один примірник залишається в організації;

· Факт передачі документів в держархів фіксується актом прие-ма-здачі справ в двох примірниках, один з яких залишається в держархіві, а другий передається організації-сдатчіце.