Підготовка документів до здачі в архів - студопедія

У процесі проведення експертизи цінності документів проводиться підготовка документів для передачі на подальше зберігання. При цьому справи, сформовані в діловодстві, проходять спеціальну обробку, яка називається упорядкуванням архівних документів. Впорядкування архівних документів - комплекс робіт по формуванню документів в одиниці зберігання (справи), опису та оформлення таких одиниць зберігання (справ) відповідно до правил, встановлених спеціально уповноваженим Урядом України федеральним органом виконавчої влади, нормативно-методичними документами (Федеральний закон "Про архівну справі в Укаїни ", Основні правила роботи архівів організацій (розділи 3.6, 3.7)).

Впорядкування архівних документів передбачає оформлення всіх справ, що підлягають передачі в архів. Розрізняють повне і часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та поличному складу. Повне оформлення справи включає:

• підшивку чи палітурку справи

• нумерацію аркушів у справі

• складання листа-завірителя справи

• складання (в окремих випадках) внутрішнього опису документів справи

• оформлення обкладинки справи (уточнення назви організації, індексу і заголовка справи, крайніх дат справи та ін.).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скоросшивателях, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять.

Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) повинні бути видалені металеві скріплення (шпильки, дужки, скріпки).

При наявності в справі окремих особливо цінних документів, а також незатребуваних особистих документів (трудових книжок, військових квитків, паспортів та ін.) Ці документи вкладаються в конверт, який потім підшивається усунула. При великому кількості таких документів вони можуть вилучатися з справ, і на них складається окремий опис.

Справи постійних термінів зберігання, що складаються з особливо цінних документів (Особливо цінний документ - документ Архівного фонду РФ, який має неминущу культурно-історичну і наукову цінність, особливу важливість для суспільства і держави і щодо якої встановлено особливий режим обліку, зберігання і використання. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення (п. 93) Федеральний закон "Про архівну справу в Укаїни" (ст. 3).). зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами із зав'язками або в коробках. До таких документів в акціонерних товариствах відносяться бюлетені для голосування, включаючи бюлетені, визнані недійсними. Ці документи повинні бути опечатані лічильною комісією і здані в архів суспільства. В кінці кожної справи при підготовці до палітурки підшиваються чисті аркуші паперу для складання засвідчувального напису або бланки листа-завірителя, а на початку справи в необхідних випадках - бланки форм для складання внутрішнього опису документів справи.

Нумерація аркушів справи необхідна для забезпечення схоронності та закріплення порядку розташування документів всередині справи. Нумерація аркушів справи є обов'язковою операцією при проведенні впорядкування архівних документів для їх здачі в архів. Всі листи однієї справи (крім листів засвідчувального напису та внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документів, чорним графітовим олівцем або нумератором. Вживання чорнила і кольорових олівців для нумерації аркушів діючими правилами підготовки справ для здачі в архів забороняється. Листи внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Листи справ, що складаються з декількох томів або частин, нумеруються по кожному тому або частини окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні і специфічні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Складений лист (форматів A3 і А2) розгортається і нумерується в правому верхньому куті. При цьому лист будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується як один лист лист, складений і підшитий за середину, підлягає перешивки і нумерується як один лист.

Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення.

Підшиті до справи документи з власною нумерацією листів (включаючи друковані видання) можуть нумеруватися в загальному порядку або зберігати власну нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розташуванню листів в справі.

При виявленні великої кількості помилок в нумерації аркушів справи воно підлягає перенумерации. При цьому старі номери закреслюються і поруч ставиться новий номер аркуша. При допущенні окремих помилок в нумерації допускається вживання літерних номерів аркушів. Наприклад: 132, 132 а, 132 б і т.д.

Лист-засвідчувач є обов'язковим елементом оформлення кожної справи постійного терміну зберігання та особової справи.

Лист-засвідчувач справи складається на окремому аркуші і поміщається в кінець справи. При здачі в архів книг (журналів) засвідчувальний напис складається на зворотному боці останнього чистого аркуша, в картотеках - на окремому чистому аркуші формату картки.

Забороняється виносити заверительную напис на обкладинку справи або чистий оборот листа останнього документа. Якщо справа подшито або переплетено без бланка листа-завірителя, він наклеюється на верхній частині внутрішньої сторони обкладинки справи. Лист-засвідчувач складається за формою, встановленою Основними правилами роботи архівів організацій (див. Додаток 9).

Особливості фізичного стану та формування справи

«Порядок формування, підготовки і передачі справ в архів»

формування, підготовки і передачі справ в архів

Підготовка і передача справ в архів здійснюється в відповідно до цього Порядку, який розроблено відповідно до федеральним законодательствомпо питань архівної справи, нормативними актами Федеральної архівної службиРоссіі, нормативно-методичними документами з документаційного обеспеченіюуправленія (ГОСТР 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована сістемаорганізаціонно-розпорядчої документації . Вимоги до оформлення документів », ГОСТ Р 51141-98« Діловодство і архівна справа. Терміни та визначено я », Основними правилами роботи відомчих архівів.