Підбираємо персонального асистента

Як показує практика, на дану вакансію найкраще вести пошук декількома шляхами одночасно. Незважаючи на гадану простоту рекрутингу (немає прямої залежності досвіду і кваліфікації від сфери бізнесу, як, наприклад, у співробітника відділу продажів), процес часто затягується, тому що тут особливу роль відіграє особистісна «стикування» керівника і помічника. Найчастіше цей фактор значно важливіший, ніж при підборі працівників на інші посади. Крім того, через представницьких функцій асистента важливу роль відіграє його приємна зовнішність, доброзичливість, манера спілкування і відповідність стилю компанії.

Таким чином, варто задіяти якомога більше способів пошуку:

1. Інтернет - досить ефективний. Досвід показує, що офісні працівники, до яких, цілком очевидно, належать і дані співробітники, частіше користуються цим ресурсом, ніж «польові» (торгові представники, менеджери з продажу).

Функції персонального асистента зазвичай такі:

складання графіка роботи начальника; організація оптимальних комунікацій керуй теля з зовнішнім світом і всередині офісу; організації його ділових поїздок; координація роботи інших секретарів (не завжди); адміністративна робота в офісі; представницькі функції, взаємодія з VIР-гостями та партнерами компанії; організація різних заходів, зокрема для гостей і партнерів фірми; діловодство (не завжди, але часто) і багато іншого.

2. Агентства - в більшості випадків мають хорошу базу даних за цим типом вакансій, т. К. Претендентів на ці посади шукають часто. Так що якщо дозволяє бюджет, то це досить перспективний варіант.

3. Преса. Якщо мова йде про фахівця зі знанням англійської мови, то добре використовувати англомовні видання (типу Moscow Times), тому що багато хто з вільно володіють іноземною мовою регулярно Новомосковскют зарубіжну періодику, підтримуючи свій рівень знань. В іншому випадку підійдуть спеціальні журнали і газети з пошуку роботи (в залежності від рівня зарплати і вимог).

4. Спеціалізована преса - малоефективна, але можна використовувати видання для секретарів.

5. Рекомендації - приймати їх потрібно дуже обережно, т. К. Великий ризик суб'єктивізму.

6. Власна база - якщо в компанії таких посад багато і пошук вже вівся раніше, то «чому б і ні?».

Як згадувалося вище, робота персонального асистента включає виконання представницьких функцій, постійне спілкування з VIP-партнерами і співробітниками зовнішніх організацій, а також багато моментів, пов'язаних з діловим етикетом і культурою компанії. Тому адаптації варто приділити особливу увагу, зробивши акцент в цей період на традиціях, прийнятому стилі спілкування і етикет.

У зв'язку з тим, що персональний асистент - це людина, яка дуже тісно взаємодіє з керівником, важливо, щоб начальник докладно розповів про свої очікування. Але йому самому це не завжди буває зручно зробити, крім того, іноді з боку краще помітні особливості його управління. Тому, якщо в організації є відділ персоналу, HR-фахівець повинен поговорити з новачком і пояснити йому специфіку менеджменту і стилю роботи керівника.

Такий співробітник за визначенням має бути дуже сильно орієнтований на думку керівника і його суб'єктивну оцінку. Без цього успіху в такій посаді не досягти, адже робота багато в чому пов'язана з взаємодією і допомогою, спрямованими на одну людину, яку дуже важливо позбавити від зайвих стресів і «побутових» турбот (вирішення питань з переїздами і прийомом важливих партнерів і гостей, призначення зустрічей і т.д.). При цьому дуже часто через перевантаження (в першу чергу моральних) перших осіб компанії асистент може отримувати значну частку негативних реакцій і емоцій шефа (не так грубість або некоректність, скільки просто невдоволений вираз обличчя, похмурість і т. Д.).

У зв'язку з тим, що робота не передбачає чітко вимірюваних і комерційно значущих результатів, преміювання як об'єктивна і прогнозована складова системи заохочення не може використовуватися. Визнання широким загалом теж важко досяжною: асистент взаємодіє, в основному, тільки з начальником, тому немає можливості перемагати в будь-яких конкурсах і бути кращим серед багатьох. Виходить, що мотивувати персонального помічника досить складно.

У більшості випадків одним з ключових чинників мотивації персонального асистента є саме зворотний зв'язок і позитивна оцінка з боку керівника. Люди, які вибирають таку професію, найчастіше мають нинішні референцией, т. Е. При самооцінці орієнтуються на думку оточуючих, в першу чергу керівника. А ось самі начальники в такий зовнішній оцінці і похвалі зазвичай потребують мало. Відбувається класичний варіант проекції: керівник, що називається, «міряє» по собі, вважаючи, що похвала, зовнішнє заохочення - дитячі іграшки. Але насправді для інших людей це дуже важливо.

Помічник керівника явно чимось засмучена. На мої розпитування відповідає: «Я не розумію толком, чи задоволений начальник моєю роботою, він мені нічого з цього приводу не говорить». Я питаю про це керівника, і з'ясовується, що він повністю задоволений тим, як асистент виконує свої обов'язки, і взагалі відгукується про неї в досить позитивних тонах. Тоді я раджу йому давати частіше зворотний зв'язок співробітниці, хвалити її. На що він мені і каже: «Так вона ж сама бачить, що все добре».

Основні інструменти мотивації і персонального асистента:

похвала і визнання; увага з боку керівника; премії за результатами роботи; поліпшення умов праці (комп'ютер, добре обладнане робоче місце); індивідуальні заохочення (путівка в будинок відпочинку на пару днів за рахунок компанії, квитки на новий спектакль); стабільність і знання правил «гри», психологічний комфорт, зокрема, впевненість в тому, що можна розраховувати на коректність і ввічливість в спілкуванні з боку керівника (дуже важливий фактор мотивації).

Найчастіше показники результативності помічника керівника пов'язані з його основними обов'язками (вони перераховані на початку статті). Все інше - істотно розрізняється в різних організаціях. Залежно від компанії і її специфіки функції асистента можуть змінюватися. Однак головним показником результативності завжди залишається задоволеність керівника роботою асистента, адже це його тил, а він, як відомо, повинен бути надійним.

Розвиток, навчання, перспективи кар'єрного росту

На дану позицію варто брати людей, які не дуже орієнтовані на кар'єрний ріст: в більшості випадків ця посада підвищення не припускав. Однак цілком можливий професійний ріст. Для цього асистентам рекомендується проходити тренінги ефективних комунікацій (це одна з важливих складових роботи помічника керівника), заняття по підстроювання (спілкуватися доводиться з великою кількістю людей самих різних рівнів), а також базовий курс психології спілкування. Крім цього, важливо підвищення кваліфікації в області діловодства, основ бухгалтерського обліку (це часто буває необхідно при веденні документації), а також менеджменту, якщо є підлеглі (секретарі, водії, кур'єри).

неправильна мотивація; занадто сильна залежність від настрою керівника, іноді - в гіршому варіанті - асистенту доводиться навіть терпіти хамство або грубість. Начальнику варто пам'ятати, що коректність і стабільність реакції по відношенню до персоналу, що стоїть значно нижче на ієрархічній драбині, тільки прикрашає справжнього лідера; помічник керівника стає таким собі «сірим кардиналом» - занадто багато собі дозволяє, нашіптувати, формує ставлення начальника до тих чи інших співробітникам, відповідно, ставить їх в залежне становище; а також вирішує питання «допуску до тіла» на свій розсуд (класична «шоколадка секретарці»). Щоб уникнути подібної ситуації, потрібно дуже чітко визначити зони повноважень і відповідальності асистента.

Керівник - це людина, яка впливає на добробут і стабільність всієї компанії. А успіх його роботи залежить багато в чому від ефективної підтримки його помічника. Таким чином, якісний підбір асистента і правильна організація його праці в результаті стають важливими умовами ефективної роботи керівника.

Оцінюємо претендента на позицію «персональний асистент» Особистісні якості претендентаПрофессіональние якості претендента