Пам’ятка підзвітній особі, контент-платформа
Пам'ятка підзвітній особі
Підзвітні особи-це фізичні особи, яким видано готівку з обов'язком подання звіту про їх використання (звідси і поняття - «під звіт»).
Згідно з пунктом 11 Порядку ведення касових операцій організації видають готівку під звіт на господарсько-операційні витрати, а також на витрати уповноважених організацій, окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, які не перебувають на самостійному балансі і знаходяться поза району діяльності організацій в розмірах і на строки, що визначаються керівниками підприємств
При видачі грошей під звіт необхідно враховувати наступні вимоги:
Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.
Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу.
Передача виданих під звіт готівки однією особою іншому забороняється.
1.Ознакомьтесь з наказом керівника по підзвітним особам і неукоснітельноего виконуйте.
В організації повинен бути наказ, який встановлює порядок видачі та списання підзвітних сум, в якому визначені:
- перелік осіб, які мають право отримувати грошові кошти під звіт;
- вимоги, що пред'являються до оформлення первинних виправдувальних документів;
- термін, на який видаються підзвітні суми;
- порядок подання і затвердження авансових звітів.
2.Представьте в бухгалтерію авансовий звіт по витраченим сумам в терміни, встановлені наказом керівника.
Читайте вказівки Держкомстату щодо заповнення авансового звіту (додаються).
3.Проконтроліруйте наявність повного комплекту первинних документів, які додаються до авансового звіту і правильність їх оформлення.
Грамотне складання первинної документації має принципове значення для оподаткування. Неправильне оформлення первинних облікових документів, відсутність деяких реквізитів може призвести до несприятливих податкових наслідків.
Первинний обліковий документ - це виправдувальний документ, що оформляється на підтвердження проведення організацією кожної господарської операції. На підставі первинних документів ведеться бухгалтерський облік. У складі витрат правомірно враховувати витрати платника податку лише за наявності належним чином оформлених первинних облікових документів.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм (наприклад, товарна накладна № Торг-12, прибутковий касовий ордер № КО-1, видатковий касовий ордер № КО-2 і т. Д .).
Документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, затверджуються організацією (наприклад, товарний чек, закупівельний акт, документ, що надається на вимогу покупців організаціями, які сплачують єдиний податок на поставлений дохід) повинні містити такі обов'язкові реквізити відповідно до вимог ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік»:
· Найменування організації, від імені якої складено документ;
· Вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;
· Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
· Особисті підписи зазначених осіб.
Первинні облікові документи приймаються у підзвітних осіб до обліку в тому випадку, якщо вони складені з урахуванням вищезгаданих вимог.
Перелік первинних документів, що підтверджують цільове витрачання підзвітних коштів, може бути різним. Можливі варіанти:
1. Працівник як представник організації.
Працівник, який виступає від імені організації, повинен мати довіреність. Видача довіреності регулюється статтею 185 Цивільного кодексу. У цій статті сказано, що довіреність являє собою письмове повноваження, яке видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність від імені організації повинна видаватися за підписом її керівника або іншої особи, уповноваженої на це установчими документами. Вона засвідчується печаткою організації.
Як правило, основна мета видачі довіреності - отримати від продавця повний комплект документів, включаючи рахунок-фактуру.
Працівник, який виступає від імені організації, зобов'язаний подати такі первинні документи:
-квитанцію до прибуткового ордеру і (або) касовий чек;
Накладна повинна бути уніфікованої форми ТОРГ-12
2. Працівник як приватна особа, чинне без довіреності,
зобов'язаний подати такі первинні документи:
-квитанцію до прибуткового ордеру або касовий чек;
Товарні чеки без касових чеків бухгалтерія не прийме.
Додані до авансового звіту підтвердні документи повинні відповідати таким основним вимогам:
-підтверджуючі документи подаються в оригіналі;
-за формою вони повинні відповідати прийнятим вимогам для оформлення та заповнення первинних документів;
-за характером операцій повинен бути встановлений зв'язок підтверджуючих документів з цільовим призначенням виданого підзвітній особі грошового авансу.
Вимоги до оформлення касового чека
Одним з документів, який пред'являє підзвітну особу, є касовий чек.
Податкові органи відсутність чека ККТ класифікують як неподання підзвітною особою виправдувального документа.
Касовий чек з метою Положення про реєстрацію і застосування контрольно-касової техніки, яка використовується організаціями та індивідуальними підприємцями (затв. Постановою Уряду України від 23.07.07 № 000), є первинним обліковим документом, віддрукованим контрольно-касової технікою на паперовому носії, що підтверджує факт здійснення між користувачем і покупцем (клієнтом) готівкового грошового розрахунку і (або) розрахунку з використанням платіжних карт, що містить відомості про ці розрахунки, зареєстрованих програмно-ап паратнимі засобами контрольно-касової техніки, що забезпечують належний облік грошових коштів при проведенні розрахунків.
Практично кожне підзвітності особа, представляючи авансовий звіт як документ, що підтверджує зроблені витрати, прикладає касовий чек. Податківці ж при перевірках деякі з чеків не визнають таким документом. Приводом же для віднесення касового чека до недійсного документа для перевіряючих служить відсутність на ньому одного або декількох обов'язкових реквізитів, наявність яких пропонується нормативними правовими документами.
Касовий чек повинен містити такі реквізити:
- ідентифікаційний номер організації-платника податків (ІПН);
- заводський номер контрольно-касової машини (ККМ);
- порядковий номер чека;
- дата і час покупки (надання послуги);
- вартість покупки (послуги);
- ознака фіскального режиму.
На виданому чеку можуть міститися і інші дані, передбачені технічними вимогами до контрольно-касових машин, з урахуванням особливостей сфер їх застосування.
При покупках за готівковий розрахунок в організаціях роздрібної торгівлі (за винятком організацій і індивідуальних підприємців, які є платниками єдиного податку на поставлений дохід) продавець зобов'язаний видати покупцеві (а покупець має право вимагати у продавця) два документа - касовий чек і товарний чек (або накладну).
Вимоги до оформлення товарного чека
Товарний чек - офіційний документ у вигляді чека, що видається продавцем товару його покупцеві, в якому вказується вид і кількість проданого товару, ціна і сплачена сума.
Товарний чек - документ, що підтверджує факт придбання даного товару у даного продавця з метою захисту прав споживачів і (або) виправдувальний документ, що використовується спільно з касовим чеком, з метою підтвердження обґрунтованості витрат і містить в загальному випадку відомості про продавця, найменування товару, дату продажу , артикул, сорт і ціну товару, а також підпис особи, безпосередньо здійснює продаж і штамп (печатка) торгової організації.
Товарний чек служить для розшифровки придбаних матеріальних цінностей, в ньому вказується фактичний перелік товарів, назва і вимірювачі придбаного товару в натуральному і грошово-ном вираженні (назви типу «канцтовари», «госптовари» без розшифровок за видами, кількістю, ціною і вартості кожного виду товару не допускаються);
Правильно заповнений товарний чек, по суті, являє собою товарну накладну, а, отже, є обов'язковим первинним документом, який служить підставою для прийняття придбаних цінностей на облік
· Найменування організації, від імені якої складено документ;
· Вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;
· Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
· Особисті підписи зазначених осіб.
У разі відсутності у продавця бланків товарних чеків допускається складання товарного чека (накладної) з усіма перерахованими реквізитами безпосередньо за місцем закупівлі за умови, що даний документ завірений підписом відповідальної особи (продавця) і штампом (печаткою) продавця.
Саме на підставі товарного чека бухгалтер організації приймає до обліку придбані цінності. Якщо у виписці товарного чека роздрібний продавець відмовляє, то слід переконати його виписати такий документ, інакше бухгалтер може і не списати дану суму витрат з співробітника.
4.Обобщенние групи придбаних товарів (канцтовари, госптовари, запчастини та інше) в товарному чеку повинні бути розшифровані.
5.Предельно уважно контролюйте оформлення первинних документів у разі придбання товарів або оплати послуг в організаціях і у індивідуальних підприємців, які є платниками єдиного податку на поставлений дохід (ЕНВД).
Документ, що підтверджує прийняття грошових коштів, виданий платником ЕНВД, повинен відповідати вимогам законодавства. Тільки в цьому випадку даний документ буде мати силу касового чека, і служити підтвердженням зроблених витрат. Згідно з положеннями ст.2.1 Закону N 54-ФЗ його обов'язковими реквізитами є:
-порядковий номер документа, дата видачі;
-найменування - для організації (прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця);
- ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала (видав) документ;
-найменування і кількість оплачуваних придбаних товарів (виконаних робіт. наданих послуг);
-сума оплати, що здійснюється готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки, в рублях;
- посада, прізвище та ініціали особи, яка видала документ, його особистий підпис.
Таким чином, організаціям, які купують товари у платників ЕНВД, для підтвердження витрат з метою податку на прибуток необхідно перевіряти наявність в документі, що видається продавцем, всіх перерахованих реквізитів.
Рекомендація підзвітним особам: купуйте товари і послуги в організаціях і у індивідуальних підприємців, які надають повний пакет первинних документів, що включає касові і товарні чеки (накладні). Наявність повного пакету документів допоможе уникнути претензій з боку контролюючих органів.
6. Оплачіваяуслугі в інтересах організації, звертайте увагу на первинний документ, що підтверджує зроблені витрати. Таким документом може бути бланк суворої звітності.
Бланк суворої звітності (далі БСО) - документ, що видається замість чека ККМ при розрахунках з населенням за надані послуги.
БСО не використовуються при продажу товарів.
БСО, зокрема, є:
· Залізничні та авіаквитки та інші проїзні документи
Бланки суворої звітності (БСЗ) дозволено застосовувати виключно в сфері надання послуг населенню (п. 2 ст. 2 Закону N 54-ФЗ). З цієї причини в бланку неприпустимо вказувати, що послуга надана юридичній особі або індивідуальному підприємцю. Замовником послуги може виступати тільки громадянин, який не здійснює підприємницьку діяльність. В іншому випадку БСО не є документом, що відповідає вимогам українського законодавства (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однак, громадянин, зазначений в якості замовника і споживача послуги, може бути підзвітною особою організації. Тоді йому потрібно подбати, щоб з БСО було ясно, що послуга надана в інтересах роботодавця. Наприклад, при ремонті ноутбука, що належить організації, в БСО необхідно вказати дані, що дозволяють однозначно ідентифікувати даний об'єкт.
Припустимо, що витрати підзвітної особи засвідчені БСО. На що слід звернути увагу?
До недавнього часу бланки суворої звітності стверджував виключно Мінфін.
З набранням чинності Положення № 000 стверджувати БСО можуть і інші федеральні органи виконавчої влади, які наділені відповідними повноваженнями, а також самі організації і індивідуальні підприємці.
Правда, самостійна творчість дозволено не всім компаніям. У пунктах 5 і 6 Положення № 000 згадані фірми, які самі стверджувати БСО не можуть. Йдеться про компанії, для яких форми бланків затверджуються федеральними органами виконавчої влади, що здійснюють функції по нормативно-правового регулювання у встановленій сфері діяльності. Наприклад, БСО для установ культури затверджуються Міністерством культури:
-форми БСО "Квиток", "Абонемент", "Екскурсійна путівка", затверджені наказом МінкультуриУкаіни;
-форма БСО "Кінобілет", затверджена наказом МінкультуриУкаіни
Вимоги до БСО встановлені Положенням № 000.
Перш за все, бланки суворої звітності повинні бути виготовлені виключно друкарським способом. Видрукуваний у друкарні бланк повинен містити наступні відомості про виробника: скорочене найменування, ІПН, місце знаходження, номер замовлення і рік його виконання, тираж.
Бланк документа виготовляється друкарським способом або формується з використанням автоматизованих систем.
Твердження форми такого документа уповноваженими органами виконавчої влади, в тому числі Мінфіном, не потрібно.
а) найменування документа, шестизначний номер і серія;
б) найменування і організаційно-правова форма - для організації;
прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця;
в) місце знаходження постійно діючого виконавчого органу юридичної особи (у разі відсутності постійно діючого виконавчого органу юридичної особи - іншого органу або особи, що мають право діяти від імені юридичної особи без довіреності);
г) ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала документ;
е) вартість послуги в грошовому вираженні;
ж) розмір оплати, здійснюваної готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки;
з) дата здійснення розрахунку і складання документа;
і) посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, його особистий підпис, печатка організації (індивідуального підприємця);
к) інші реквізити, які характеризують специфіку наданої послуги і якими вправі доповнити документ організація (індивідуальний підприємець).
Право застосування БСО поширюється на всі послуги згідно Загальноукраїнського класифікатора послуг населенню ОК 002-93 (окунь), затвердженим постановою ГосстандартаУкаіни від 01.01.01 р N 163. При цьому бланк суворої звітності повинен ставитися до конкретної, певної послуги, пойменованої в класифікаторі.
7. Щоб невеликі документи (товарні чеки, квитки, квитанції готелів та інше) не загубилися, розміщуйте їх на альбомному аркуші поруч один з одним і скріпляйте степлером.
8. Авансові звіти бухгалтерія прийме тільки у тих, кому видавали гроші під звіт. Перевитрата за авансовим звітом відшкодують, якщо в підзвіті була хоча б невелика сума. Якщо немає - авансовий звіт бухгалтерія не прийме.
9. Не витрачені гроші поверніть в касу організації
10. Забезпечуйте повну відповідність фактичного витрати підзвітних сум цілям, на які вони були видані;