Особливості заповнення первинної документації

У бухгалтерському обліку до первинних документів пред'являються чітко визначені вимоги. До обліку приймаються документи, складені за уніфікованою формою. Розробка типових форм первинних документів було покладено на Держкомстат РФ, який в рамках виконання цього завдання розробив і затвердив уніфіковані форми первинної облікової документації.

Форми первинної облікової документації

Будь-якому бухгалтеру добре знайомі ці документи, серед них авансовий звіт, накладна ТОРГ-12, ПКО (прибуткові касові ордери), РКО (видаткові касові ордери), розрахунково-платіжна відомість, наказ про прийом на роботу і багато інших.

Зроби сам

На сьогоднішній день обов'язок розробляти типові форми первинних облікових документів не віддана жодному відомству.

Якщо для господарської операції не придумано «шаблонного документа», організація самостійно розробляє його форму, проте такий документ повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону № 129-ФЗ, а саме:

а) найменування документа;

б) дату складання документа;

в) найменування організації, від імені якої складено документ;

д) вимірники господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;

е) найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

ж) особисті підписи зазначених осіб.

Зверніть увагу, серед перерахованих обов'язкових реквізитів первинного облікового документа немає таких, як печатка організації або розшифровка підписів осіб, які підписують документ. Тут слід керуватися правилом: якщо форма документа передбачає наявність печатки, тобто на документі є заповітні літери «М. П », значить, документ повинен бути завірений печаткою організації. Те ж стосується і наявності в документі розшифровок підписів.

Організація в своїй діяльності може використовувати кілька печаток, в тому числі і складальні штампи. Закон не забороняє застосовувати такий штамп при засвідченні документів, виняток - банківські і касові документи. Чудово, коли керівник організації затверджує кількість печаток, які використовуються в діяльності, наказом по підприємству.

На підприємстві має бути наказ керівника організації, погоджений з головним бухгалтером, про перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів.

На документі повинні бути підписи уповноважених осіб. Найбільш важливо дотримуватися це вимога при оформленні рахунків-фактур, адже саме рахунок-фактура є документом, що дає право на податкові відрахування по ПДВ.

Однак ст. 160 ГК України дозволяє використовувати факсиміле в випадках, передбачених законом, іншими правовими актами або угодою сторін. Таким чином, щоб уникнути суперечок слід або відмовитися від використання факсимільного підпису в документах, або прямо передбачити використання факсимільної копії підпису в договорі з контрагентом.

Податкові органи, посилаючись на норми ст. 169 і ст. 172 НК РФ, часто відмовляють платникам податків у відрахуваннях, збільшуючи тим самим суму податку до сплати і нараховуючи пені та штрафні санкції.

без помарок

Податкові органи проти заповнення рахунків-фактур «змішаним» способом. Якщо рахунок-фактура заповнений частково друкованим, частково рукописним текстом, податківці можуть порахувати рукописний текст виправленнями, внесеними в рахунок-фактуру, і зажадати запевнити ці виправлення в установленому законом порядку. Але п. 14 Правил дозволяє заповнювати рахунок-фактуру частково за допомогою комп'ютера, частково від руки.

Електронні первинні документи

Первинні документи, документи бухгалтерського та податкового обліку можуть складатися в електронному вигляді і завірятися електронним цифровим підписом осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність їх оформлення, при дотриманні зазначених нижче умов:

1. Документ складається або за уніфікованою формою, або містить всі необхідні реквізити;

2. Електронний цифровий підпис повинен відповідати законодавству і на момент підписання документа вважатися дійсною;

Складнощі перекладу

Це твердження дозволяє як звернутися за перекладом документа до професійного перекладача, так і здійснити переказ самостійно. Організація може навіть визначити особу, яка здійснює переклад первинних облікових документів на українську мову, і закріпити це в наказі або іншому внутрішньому документі.

Що стосується рахунків-фактур, то відповідно до п. 7 ст. 169 НК Україна в рахунку-фактурі можуть зазначатися суми в іноземній валюті лише у випадках, якщо за умовами угоди зобов'язання підлягає оплаті в іноземній валюті в порядку та на умовах, визначених законом, або в установленому порядку. На дотримання цього правила платнику податків слід звернути пильну увагу.

Відрахування без рахунки-фактури

При придбанні послуг з найму житлових приміщень в період службового відрядження працівників в книзі покупок реєструються заповнені в установленому порядку бланки суворої звітності (або їх копії) з виділеної окремим рядком сумою ПДВ, видані працівникові і включені їм у звіт про службове відрядження. Отже, при обчисленні розміру ПДВ до відрахування приймаються суми цього податку, виділені окремим рядком в бланках суворої звітності встановленої форми, що видаються готелями громадянам, які перебувають у службовому відрядженні. Зверніть увагу, що таке вирахування можливий тільки при застосуванні цієї бланка суворої звітності. Якщо форма бланка суворої звітності не дотримана, відрахування вхідного ПДВ неможливий.

Сверчкова Діна Юріївна, юрист юридичної компанії «Податківець»

Практична енциклопедія бухгалтера