Основні вимоги до тексту листа, загальні вимоги, склад реквізитів листа - ділове листування

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ

Специфіка складання текстів ділових листів визначається умовами, в яких протікає ділове спілкування;

Учасниками ділового спілкування є переважно юридичні особи (різні організації) в особі діючих від їх імені посадових осіб;

Предметом листування є різні аспекти діяльності організації;

Інформаційні взаємозв'язки, як правило, досить жорстко регламентовані. Їх особливості залежать від організаційно-правового становища і компетенції організації;

Ситуації, що виникають в діяльності організації, часто повторюються, тобто є типовими. Це впливає на їх письмове оформлення. Загальні вимоги до змісту всіх управлінських документів, включаючи листи, зводяться до дотримання наступних правил:

- достовірність і об'єктивність інформації;

- повнота інформації і кратність викладу;

- аргументованість відомостей і доказів;

- точність, раціональність побудови тексту;

СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ЛИСТИ

Система організаційно-розпорядчої документації включає в себе уніфіковані форми і правила оформлення наказів, розпоряджень, постанов, положень, інструкцій і листування (зовнішньої і внутрішньої).

При оформленні листів використовуються наступні реквізити:

1. Державний герб Укаїни.

2. Герб суб'єкта Укаїни.

3. Емблема організації, або товарний знак (знак обслуговування).

5. Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи.

6. Ідентифікаційний номер платника податків, код причини постановки на облік (ІПН / КПП).

7. Код форми документа.

11. Реєстраційний номер листа.

15. Заголовок до тексту.

16. Відмітка про контроль.

18. Відмітка про наявність додатка.

19. Гриф погодження та візи узгодження.

22. Відмітка про завірення копії.

23. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

24. Відмітка про виконавця.

25. Відмітка про надходження документа в організацію.

26. Ідентифікатор електронної копії документа.

Реквізити 1-9 використовуються при підготовці бланка листи.

Якщо документ створюється не на бланку, але його дія передбачається за межами організації, ці реквізити (крім графічних символів) відтворюються в обов'язковому порядку.

Реквізити 10-26 включені в формуляр письма і служать для оформлення його юридичної сили і фіксації на документі тих операцій, які виробляються на особливій діловодної службі.

У бланку документа (листа) рекомендується використовувати шрифти гарнітури Times New Roman розмірів 13, 14, 15 або гарнітури Arial розмірів 12, 13, 14. Текст документа друкується через 1,2 або 1,5 міжрядкових інтервалу. Якщо один реквізит займає кілька рядків, то його текст друкується через один інтервал. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то, починаючи з другої, сторінки нумерують арабськими цифрами без крапок, тире і інших додаткових значків. Номер сторінки проставляється в середині верхнього поля.

Відповідно до ГОСТ Р 630-97 бланки документів з зображення Державного герба, гербів суб'єктів Укаїни і гербів муніципальних утворень є поліграфічною продукцією і підлягають обліку. Виготовлення гербових бланків здійснюється на замовлення організацій. Контроль за виготовленням, використанням і зберіганням гербових бланків здійснює служба діловодства організації.