Основні реквізити документів і їх призначення

Основні реквізити документа, їх наявність і розміщення відповідно до встановлених регламентами - одна з умов, що забезпечують юридичну значимість офіційного документа. Відсутній обов'язковий реквізит документа позбавляє офіційний папір юридичної сили і робить незначною будь-яку угоду, недостовірної будь-яку інформацію. Про те, які відомості є основними реквізитами документа і яким чином вони повинні бути розташовані на стандартному аркуші, розповідається в статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

чому основні реквізити документа підтверджують його юридичну силу;
які види реквізитів документа існують;
які реквізити первинних документів є обов'язковими;
який склад реквізитів документа;
яке розташування реквізитів документа встановлено ГОСТом.

Основні реквізити документа забезпечують інформації юридичну значимість

Види реквізитів документів

Реквізити, по суті, є інформаційними блоками, сукупність яких дозволяє отримати повне уявлення, наприклад, про те:

Читайте по темі в електронному журналі

Реквізит документа може належати до одного з двох видів:

постійні. це ті реквізити, які встановлені для типового формуляра даного типу документів, наприклад, характерні для ділових листів, наказів, актів, платіжних доручень;
змінні. реквізити, що вказуються на типовому формулярі, характерні для конкретного розпорядчого документа, угоди або бізнес-ситуації.

Крім того, бувають:

основні реквізити документа, які в обов'язковому порядку повинні бути вказані на формулярі і без яких даний документ не матиме юридичної сили;
додаткові - це другорядні інформаційні поля, уточнюючі ті відомості, які вказані в основних реквізитах документа.

Для кожного з використовуваних в діловій практиці документів розроблений свій типовий формуляр. Він являє собою сукупність необхідних для даного типу паперів інформаційних блоків. При цьому, розташування кожного з таких блоків на загальному полі документа строго регламентовано відповідно до державних стандартів.

Реквізити первинних документів

До обов'язкових реквізитів первинних документів відносяться:

Зверніть увагу: У документах первинного обліку реквізит «підпис» повинен зазначатися з розшифровкою прізвища та ініціалів власника підпису.

Як правило, первинні документи, для оформлення яких використовуються готові бланки затверджених форм, організація може замовити в друкарні або купити в спеціалізованому магазині. Такі бланки, по суті, є типовими формулярами і всі основні реквізити, передбачені для цього виду документів, в них вже є в наявності.

Кращі статті

Склад реквізитів документів

01, 02 і 03 - герб РФ, герб суб'єкта Україна і емблема або логотип компанії, від імені якої оформляється даний документ. На використання гербів потрібен спеціальний дозвіл. Логотип або товарний знак компанії може використовуватися тільки в тому випадку, якщо він зареєстрований в установленому порядку.

04 - код компанії відповідно до Загальноукраїнським класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ);

05, 06 - реєстраційний номер (ОГРН), ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і код причини постановки на облік (КПП), який присвоюється компанії згідно з документами, що видаються податковими органами;

07 - код форми документа відповідно до Загальноукраїнським класифікатором управлінської документації (ОКУД);

08 - повне і коротке найменування компанії в точній відповідності з її статутними і реєстраційними документами;

10 - найменування типу документа (на ділових листах не вказується);

11 - дата складання документа, вказується в форматі: ДД.ММ.РРРР;

12 - реєстраційний номер, присвоєний документу;

13 - реєстраційний номер і дата первинного документа, при його наявності, в разі складання відповідного листа;

14 - місце, де документ був складений. Реквізит заповнюється, якщо в найменуванні організації та її довідкових даних такого вказівки не міститься;

16 - гриф обмеження доступу до. Може містити інформацію про посадову особу, яким затвердили документ або посилання на наказ, яким затверджується даний документ;

17 - резолюція, яку накладає вищестоящий керівник;

19 - відмітка, яка свідчить про необхідність контролю над виконанням даного документа;

20 - реквізит основної частини документа. Являє собою мовну інформацію, яка відображатиме суть документа. Крім тексту може містити таблиці, діаграми, анкети. При заповненні цього реквізиту використовується офіційно-діловий стиль викладу з дотриманням встановлених регламентів оформлення;

21 - відмітка про контроль, що згадується в основній частині;

22 - підпис керівника компанії з розшифровкою;

23 - гриф погодження, заповнюється в разі необхідності;

24 - погоджують візи, крім підпису повинні містити відомості про прізвища, ініціалах і датою узгодження;

25 - печатка організації, що використовується як засвідчення підпису посадової особи;

26 - відмітка, що проставляється в разі потреби засвідчення копії документа;

28 - відмітка про те, що документ виконаний і може бути підшитий до справи відповідно до затвердженої в компанії номенклатурою справ;

29 - дата і вхідний номер документа - позначка про те, що він вступив до канцелярії компанії;