Організація створення документів, види структур документа та його реквізити, характеристика видів

Види структур документа та його реквізити

Характеристика видів документів відповідно до структури

Структура документа - це відносно стійкий спосіб організації його елементів як системи.

Якщо система охоплює найрізноманітніші складові того чи іншого об'єкта: його будова, склад, спосіб існування, форму розвитку, - то структура відрізняється такими його якостями, як стійкість, стабільність усього об'єкта, завдяки чому він зберігає свою якість при зміні зовнішніх і внутрішніх умов.

Поки зберігається структура, до тих пір і зберігається система в цілому. Руйнування або перетворення структури документа може привести до істотної перебудови або його загибелі.

Так, умовно відповідно до структури розрізняють такі види текстових документів: простий документ, складний документ, полідокумент, монодокумент.

Характеристика видів документів відповідно до структури представлена ​​в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Характеристика видів документів відповідно до структури

Документ, що містить кілька творів (багатотомне видання, періодичне видання, видання продовжується). Як правило, має нумерацію або датування і видається в однотипному оформленні

Поділ документів на прості і складні, моно - і полідокументі вважається умовною, оскільки одне повідомлення (твір) може розміщуватися на кількох відокремлених матеріальних носіях: аркушах, сторінках, томах, випусках і т.д.

Структура документа - це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, взаємозв'язок між якими дає йому можливість існувати як системі. Структура дозволяє відрізнити книгу від журналу, пластинку від дискети і т.д. тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Так, офіційний документ повинен відповідати певним вимогам і бути відповідним чином оформленим з метою його подальшого використання і зберігання, то більшість з його підсистем регламентовані стандартами, поясненнями, інструкціями і т.д. Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр або формуляр-зразок - необхідні відомості про документ, служать його основою.

Зовнішня і внутрішня структура документа

Зовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.

Головним завданням зовнішнього вигляду документа (крім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.

Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.

Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання і т.д.

Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою і т.д.

Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, плетіння, книжковий блок, форзац, корінець, футляр і т.д.

Музичний документ відрізняється складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка або диск і його упаковка: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; листи-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом і т.д.

Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів і частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати і використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація документ об'єднує в одне ціле і підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.

Склад внутрішніх структурних елементів і частин документа в більшості випадків визначається його видом.

Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:

- найменування документа (крім офіційних листів);

- текст з додатками;

Видання може містити наступні елементи і частини:

Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може відрізнятися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір і розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість і т. п.