Організація прийому, і реєстрації документів - студопедія

Прийом документів, що надходять, організація доставки документів. В організаціях прийом і первинну обробку документів, що надходять можуть здійснювати:

· Спеціальний підрозділ служби ДОУ - експедиція (при значних обсягах документообігу);

· Працівник служби ДОУ, наприклад інспектор з прийому і відправлення документів (якщо в структурі служби ДОУ немає експедиції);

· Секретар керівника (в невеликих організаціях, фірмах).

Централізація прийому і обробки всіх документів, що надходять в одному місці, незалежно від того, яким шляхом документ надійшов до організації (поштою, кур'єром, факсом, від співробітників організації, які були на нарадах, в відрядженнях), - неодмінна умова раціональної організації документообігу. Централізація обробки документів в експедиції дозволяє:

· Організувати роботу із застосуванням різних засобів організаційної техніки, що в значній мірі підвищує продуктивність праці;

· Забезпечити своєчасну, в день надходження (згідно з вимогами ГСДОУ), обробку документів, що надходять і передачу їх у відповідності з маршрутними схемами проходження;

· Проводити щоденний облік кількості оброблюваних документів;

· Організувати доставку документів кур'єром.

В експедиції повинен бути розроблений чіткий розпорядок роботи із зазначенням часу виконання і працівників, відповідальних за ту чи іншу роботи. Роботи, що виконуються експедицією, носять переважно технічний характер і добре піддаються механізації та автоматизації. При обробці надходить кореспонденції виконуються наступні роботи.

Інша кореспонденція підлягає розкриттю. При великих обсягах документообігу при розкритті конвертів використовується конвертовскривающіе машини.

Визначається необхідність збереження упаковки (конвертів). Конверти зберігаються і скріплюються з документами в наступних випадках:

· Якщо отримана доплатного кореспонденція;

· Якщо на документах не проставлена ​​дата і її можна встановити тільки за поштовим штемпелем;

· Якщо дата документів значно відрізняється від дат отримання або відправки на поштових штемпелях;

· Якщо тільки за датою поштового штемпеля можливо визначити, чи дотримані терміни відправки документів (документи, що відправляються на конкурси, позовні заяви) і ін.

При скріпленні документів з конвертами використовуються різного роду сшиватели документів (ручні, електрофікованого). Конверти, які немає необхідності зберігати, пізніше будуть знищені за допомогою бумагоунічтожающіх машин.