Оптимізація робочого часу

Час це часто недооцінений ресурс. Скільки і на що його витрачається, часто не зрозуміло. Звичайно, люди не роботи і не можуть весь час працювати, здійснювати трудові подвиги. Невеликі паузи протягом робочого дня навіть вітаються. Але якщо паузи затягуються і робочий час використовується не ефективно. То варто задуматися і зробити рішучі дії. Адже втрати часу безпосередньо пов'язані з втратою грошей.

Недоліки організації роботи

Найгірше, якщо робота не організована взагалі. Кожен співробітник виконує таку задачу, яку він вважає в даний момент важливою. У той же час інший співробітник може півдня провести без роботи, навіть не підозрюючи, що його колега навіть не приступав до документа, який він очікує. Часто втрат часу сприяють і самі керівники. Ставлять завдання, через п'ять хвилин іншу, через півгодини наказують відкласти ці завдання і зайнятися іншою роботою. Тому керівнику варто почати з організації себе, своїх завдань. Робота керівника організувати робочі процеси, встановити пріоритет для задач.

Відсутність обліку робочого часу, нормативів, тимчасових рамок

Облік робочого часу вже дисциплінує своєю наявністю. Нерідко співробітники користуються прихильністю керівника. Чергова поїздка "у справах" дає співробітнику можливість зайти в перукарню, магазин і відвідати приятеля. Навіть якщо керівник періодично проведе перевірку, то це тимчасово. Через пару тижнів знову можна вирішувати свої справи в робочий час. Тому важливо, щоб облік робочого часу, контроль, був постійним. Особливо в тих випадках, коли співробітники не демонструють високої продуктивності праці, а компанія заробляє мало.

Для завдань раціонально встановлювати тимчасові рамки, терміни виконання. У більшості випадків, для багатьох видів робіт це прийнятно. Якщо співробітник не вкладеться у відведений час, то завжди можна подивитися, чому і, при необхідності, дати більше часу в наступний раз.

Якщо завдання прості, часто повторюються, то можна встановлювати нормативи часу.

У проектах велике значення має план-графік роботи. Якщо його ніхто не дотримується, то керівнику або менеджеру проекту варто задуматися над питанням "чому так".

Чергування часу роботи і відпочинку

Бувають випадки, коли керівники перегинають палицю. Співробітники працюють в активному режимі, на межі протягом цілого дня. В результаті продуктивність падає, час виконання завдань затягується через звичайної втоми. Згодом втома може перерости в хронічну втому і цінний кадр можна вважати втраченим. Керівнику варто придивлятися до працівників, їх особистого ритму. А також, за можливості індивідуально, встановлювати відповідний графік роботи.

Не зайве продумати паузи в робочому процесі. П'ять-десять хвилин відпочинку після кожної години роботи не дозволять знизитися продуктивності. Після серйозних, напружених проектів цілком можна влаштувати день відпочинку. Втомлені, психологічно і розумово виснажені співробітники не дадуть потрібного результату.

вимушені простої

Вимушені паузи співробітник може заповнити особистим розвитком. Наприклад, пройти тест. Або зробити вправу на розвиток уваги. Почитати книгу по роботі, відвідати професійний сайт. Роль керівника тут висока, адже він може сам налагодити такий процес і заохочувати тих, хто не витрачає час даремно.

Зрештою, паузи можна заповнити елементарним наведенням порядку на робочих столах, в офісі і біля офісу.

У деяких випадках для ліквідації вимушених простоеd можна використовувати гнучкі графіки. Наприклад, відомо, що дизайнер закінчить дизайн і передасть його верстальщику не раніше обіду. Навіщо верстальщику приходити вранці? Можливо, він витратить цей час з більшою користю для себе і буде тільки вдячний.

Оптимальне використання робочого часу безпосередньо залежить від керівника. Тому використовуйте максимально свої можливості, наведені поради і шукайте власні шляхи оптимізації робочого часу.

Якщо Ви хочете подивитися, на що і як співробітники витрачають робочий час, спробую безкоштовну CRM-систему «Простий бізнес». в якій є інструмент для оцінки тимчасових витрат співробітників. Увійдіть за посиланням і запросіть в програму Ваших співробітників.