Оформляємо відрядження за кордон

Направляючи працівника в службове відрядження (далі - відрядження) за кордон, наймач зобов'язаний належним чином її оформити. Розглянемо порядок оформлення основних документів при відрядженні за кордон.

Закріплюємо порядок і визначаємо відповідальна особа

Розробляти локальний нормативний правовий акт (далі - ЛНПА), який регулює порядок направлення працівників у відрядження, відповідно до законодавства не потрібно.

Разом з тим, якщо відрядження в організації трапляються часто і в них направляється багато осіб, доцільно закріпити такий порядок, а також затвердити форми відповідних документів. Для цього можна підготувати окремий ЛНПА, наприклад положення про службові відрядження працівників, або закріпити згаданий порядок в іншому документі організації.

Законодавство не зобов'язує наймача визначати особу, відповідальну за порядок відрядження. Разом з тим зробити це доцільно.

На практиці оформленням відряджень зазвичай займається секретаріат, кадрова служба або бухгалтерія.

Для того щоб направити працівника у відрядження за кордон, наймач повинен підготувати певні документи.

Завдання на відрядження

При направленні у відрядження за кордон наймачем в обов'язковому порядку оформляється завдання на службове відрядження за кордон (далі - завдання) <1> .

Завдання зазвичай складається відряджаються працівником, його безпосереднім керівником і при необхідності іншими працівниками, в компетенцію яких входять розглядаються в ході відрядження питання.

Завдання складається в письмовому вигляді, і в ньому зазначаються такі відомості <2> :

- держава і мета відрядження;

- час перебування за кордоном;

- план зустрічей і переговорів;

- перелік питань, що підлягають вирішенню або вивчення;

- предмет договору (контракту, угоди) - у разі укладення договору (контракту, угоди);

- інші відомості, необхідні для виконання відрядження.

Завдання повинно мати конкретний характер і не містити загальних і нечітких формулювань <3> . Тобто в ньому не допускається вказувати формулювання такого змісту: «Для зміцнення партнерських відносин», «З метою налагодження співпраці» і т.п.

Завдання підписує відряджений працівник і стверджує наймач <4> .

До оформлення наказу (розпорядження) (далі - наказ) про відрядження за кордон в окремих випадках потрібно отримати згоду працівника поїхати у відрядження.

Отримати згоду потрібно в наступних випадках:

- якщо відрядження триватиме понад 30 календарних днів <5> ;

- якщо у відрядження направляють жінку, опікуна (піклувальника), що мають дітей у віці від 3 до 14 років (дітей-інвалідів до 18 років), або батька, який виховує таких дітей без матері. При цьому в зазначеному випадку згода має бути письмове <6> ;

- якщо у відрядження направляють інваліда <7> .

Оформлення письмову згоду передбачено тільки для одного випадку з перерахованих вище. Разом з тим, для того щоб наймачеві уникнути в подальшому можливих конфліктних ситуацій, доцільно оформляти його в письмовому вигляді для всіх зазначених випадків.

Згода може бути оформлено у вигляді окремого заяви працівника або позначки про згоду в реченні наймача поїхати у відрядження за кордон.

Наказ про відрядження

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом наймача <8>. Підставою для видання даного наказу може служити план службових відряджень, доповідна записка з пропозицією про направлення працівника у відрядження, запрошення організації, до якої відряджається працівник, та ін.

У наказі про відрядження зазвичай вказується наступна інформація:

- прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) працівника, якого відряджають;

- найменування його посади (професії);

- найменування структурного підрозділу, в якому працює працівник;

- місце, термін та мета відрядження;

- умови відрядження за кордон відповідно до запрошення (при його наявності), наприклад витрати на проживання, забезпечення житловим приміщенням, проїзд і т.д. <9> Наймач повинен зареєструвати таке запрошення і перевести його з іноземної мови на белоукраінскій або українську мову <10>. Реєстрацію запрошення можна доручити виконувати працівникові, відповідальному за порядок відрядження в організації, або іншому працівникові;

У Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації <11> міститься форма наказу про відрядження. Однак строго дотримуватися її необов'язково, тому що вона носить рекомендаційний характер <12>

Накази про відрядження відносяться до наказів по особовому складу <13> .

Реєстраційним індексом наказу про відрядження є порядковий реєстраційний номер, доповнений <14> :

літерою «до» - для документів 75-річного терміну зберігання;

літерою «л» - для документів 3-річного терміну зберігання.

Терміни зберігання таких наказів залежать від тривалості відрядження, а саме <15> :

- при відрядженні за кордон строком до одного місяця - 3 роки;

- при тривалих (понад місяць) відрядженнях за кордон - 75 років.

При цьому накази, які зберігаються 3 роки, реєструються і формуються в справи окремо від наказів з 75-річним терміном зберігання <16> .

При великій кількості наказів про відрядження допускається реєструвати їх окремо від наказів по особовому складу з тим же терміном зберігання <17>

Наймач повинен ознайомити працівника з наказом про відрядження під підпис.

Наказ про відрядження є підставою для розрахунку і виплати грошей працівникові <18>

Законодавством не встановлено обов'язки наймача видавати посвідчення про відрядження працівнику при направлення його у відрядження за кордон. Разом з тим воно може видаватися за рішенням наймача (якщо інше не встановлено законодавчими актами) <19> .

Необхідність оформлення і видачі даного документа працівникові наймач може встановити в ЛНПА, який визначає порядок направлення працівників у відрядження.

У цьому випадку за основу можна взяти форму посвідчення про відрядження, яка застосовується при направленні працівників у відрядження в межах Білорусі <20> .

Зазвичай в посвідченні про відрядження зазначаються такі відомості:

- прізвище, ім'я та по батькові відрядженого працівника (за наявності);

- посада (професія) працівника і найменування структурного підрозділу, в якому він працює;

- термін відрядження (кількість днів);

- місце призначення і мета відрядження;

- позначки про вибуття і прибуття.

Посвідчення про відрядження підписується керівником організації або уповноваженим ним особою. Підписаний документ видається командируемому працівникові на руки.

Якщо посвідчення про відрядження в організації не оформляється, факт перебування працівника у відрядженні підтверджується наказом про відрядження та іншими документами (наприклад, проїзними документами, рахунком за проживання).

Після повернення з відрядження працівник у 10-денний строк з дня прибуття зобов'язаний подати письмовий звіт про підсумки відрядження <21> .

Звіт про підсумки відрядження потрібно відрізняти від авансового звіту, в якому зазначаються відомості про витрачання отриманого авансу.

Наймач визначає форму письмового звіту щодо виконання завдання на відрядження та порядок його подання <22>. Це можна закріпити в ЛНПА, який визначає порядок направлення працівників у відрядження.

Основою для складання звіту зазвичай служить завдання.

Зазвичай в звіті зазначаються такі відомості:

- прізвище, ім'я, по батькові (за наявності);

- посаду працівника;

- країна (місце) перебування;

- кількість днів перебування;

- підстава відрядження;

- конкретні відомості про виконану у відрядженні роботі;

- висновки і пропозиції щодо виконання досягнутих домовленостей і ін.