Оформлення кадрової документації в - стосовно директора - єдиного засновника ОО -

У попередній статті, присвяченій оформлення трудових відносин з керівником ТОВ, було розглянуто особливий порядок укладення трудового договору з директором (див. «Найголовніший працівник: як оформити трудовий договір з директором - єдиним засновником ТОВ"). Здавалося б, що і кадрова документація по «найголовнішого» працівникові повинна складатися за спеціальними правилами. Однак якихось значних особливостей оформлення уніфікованих форм щодо керівника не встановлено. Проте, на практиці питання все одно виникають.

Прийом на роботу: який наказ оформити?

Після того, як трудовий договір складений і підписаний, настає черга оформлення кадрової документації. У ситуації з «звичайними» працівниками на підставі трудового договору видається наказ про прийом на роботу за уніфікованою формою № Т-1 (затв. Постановою ГоскомстатаУкаіни від 05.01.04 № 1).

Її можна застосувати і щодо керівника. Однак в цьому випадку форму № Т-1 доцільно доповнити рядком, де буде вказано документ, на підставі якого призначений (обраний) керівник. Адже підставою для прийому на роботу керівника є не тільки трудовий договір, але і протокол (рішення) про його обрання або призначення.

І тут виникає перша проблема. Справа в тому, що додаток уніфікованих форм здійснюється відповідно до постанови ГоскомстатаУкаіни від 24.03.99 № 20. І робиться це шляхом видання відповідного розпорядчого документа керівника організації. Виходить, що знову прийнятому на роботу директору потрібно видати наказ про затвердження зміненої форми № Т-1 ще до того, як проти нього самого буде оформлений наказ про прийом на роботу. З одного боку, це не суперечить ні трудовому, ні цивільного законодавства, так як директор обраний і з ним вже укладено трудовий договір. А значить, керівник має право діяти від імені організації, не чекаючи оформлення кадрової документації (рішення ВАС України від 29.05.06 № 2817/06). Але з іншого боку, далеко не всі керівники вирішуються на правку уніфікованих форм, тим більше, в якості першого кроку на посаді.

Друга проблема - підписання наказу про прийом на роботу керівника організації. За загальними правилами, наказ про прийом співробітника на роботу від імені роботодавця підписує директор. При цьому діє норма про ознайомлення працівника з таким наказом (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Виходить, що приймається на роботу директор повинен підписати наказ щодо самого себе, що, без сумніву, виглядає незвично.

Саме тому Роструд рекомендує в такому випадку оформляється не наказ про прийом на роботу, а наказ про вступ на посаду (лист Роструда від 19.12.07 № 5205-6-0). Зауважимо, що такий підхід аж ніяк не суперечить статті 68 ТК РФ. Адже в частині 1 цієї статті не конкретизується, який саме наказ повинен оформлятися при прийомі на роботу. При цьому в разі використання наказу про вступ директора на посаду знімається необхідність знайомити самого себе з таким наказом, так як в частині 2 статті 68 ТК Україна мова йде про ознайомлення працівника саме з наказом про прийом на роботу.

Крім того, оскільки уніфікованої форми наказу про вступ на посаду немає, то в ньому можна спокійно вказати в якості підстави для прийому керівника на роботу і трудовий договір, і протокол (рішення) про обрання або призначення.

Так що варіант, запропонований Рострудом, дійсно зручний з усіх точок зору і при цьому не суперечить нормам ТК РФ. А значить, його можна сміливо рекомендувати до використання.

Трудова книжка і особова картка

Трудова книжка заповнюється відповідальним за це співробітником не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу нового працівника (п. 10 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затв. Постановою Уряду України від 16.04.03 № 225). При цьому відповідальна особа призначається наказом керівника організації (п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Відповідно, якщо така особа не було призначено, то директору належить зробити це відразу ж після вступу на посаду, щоб відповідальний співробітник встиг вчасно оформити трудову книжку начальника.

При заповненні трудової книжки керівника організації потрібно врахувати, що в графу 4 допустимо вносити як реквізити наказу про прийом на роботу (про вступ на посаду), так і документа, на підставі якого директор був призначений (обраний) на цю посаду, тобто рішення або протоколу (лист Роструда від 22.09.10 № 2894-6-1). Відповідно, тут можна дати таку рекомендацію: якщо в наказі про прийом на роботу (про вступ на посаду) немає посилання на протокол (рішення) про обрання або призначення керівника, то в трудовій книжці краще вказати реквізити саме протоколу (рішення).

На керівника організації, який оформляється на роботу, заповнюється особиста картка працівника (уніфікована форма № Т-2).

Інформація в картку вноситься на підставі поданих директором документів (паспорт, диплом, військовий квиток та ін.), Протоколу (рішення) про його обрання або призначення і наказу про прийом на роботу (про вступ на посаду).

Поточна кадрова документація

Що стосується поточної кадрової документації щодо керівника, то вона оформлюється за загальними правилами. Так, керівник сам підписує (від імені організації) накази про надання відпустки і про направлення у відрядження (лист Роструда від 11.03.09 № 1143-ТЗ).

Однак на практиці керівники часто намагаються уникати підписання наказів щодо самого себе і тому завчасно делегують відповідні повноваження заступникам. Для цього складається розпорядження про те, що на період відпустки або відрядження повноваження директора організації (в тому числі в частині підписання кадрової документації) покладаються на іншу особу.

З приводу оформлення відпустки слід зазначити, що видання такого улюбленого багатьма керівниками старого гарту наказу «про вибуття у відпустку» законодавством не передбачено. Однак, при бажанні, подібний документ можна використовувати замість уніфікованої форми № Т-6 (листи Роструда від 09.01.13 № 2-ТЗ. Від 23.01.13 № ПГ / 10659-6-1 і від 14.02.13 № ПГ / 1487- 6-1). Але за умови, що форма такого наказу затверджена керівником заздалегідь і в ній вказаний період, за який надається відпустка, вид відпустки та інші реквізити з форми № Т-6. Це необхідно для обліку кількості використаних днів відпустки і правильного оформлення особової картки (форма № Т-2).

Як оформляється переклад

Окремо зупинимося на такій кадровій операції як переклад. У цьому випадку, як правило, необхідно внести зміни до трудового договору з керівником. І тут потрібно враховувати, що підписати додаткову угоду до трудового договору від імені організації директор не має права. Це має зробити особа, уповноважена загальними зборами або радою директорів (наглядовою радою). Тільки в тому випадку, якщо директор є єдиним учасником ТОВ, він має право самостійно прийняти рішення про зміну трудового договору та підписати додаткову угоду як представник організації.

Але в будь-якій ситуації переклад керівника оформляється протоколом (рішенням), на підставі якого укладається додаткова угода до трудового договору і видається наказ про переведення (форма № Т-5). Цей наказ (як і іншу кадрову документацію) директор підписує самостійно.