Офіс-менеджер - де вчитися, зарплата, переваги професії - "навігатор освіти"

Уявіть собі офіс компанії, де працює величезна кількість самих різних фахівців: секретар, керівник, бухгалтер, охоронець і т.д. Ви прийшли в цей офіс у справі, а там паперу в принтері немає, коли на місці буде бухгалтер ніхто не знає, чашкою кави вас не пригостили, керівник насилу згадує з якого питання він вам потрібен. Природно така зустріч не викличе довіри з вашого боку, і ви, швидше за все, будете намагатися піти якомога швидше. Однак погано організована робота офісу ще не означає, що довіряти всієї компанії в цілому не варто. Цілком може бути, що там просто немає офіс-менеджера.

Адже офіс-менеджер це саме та людина, від професіоналізму якого і залежить перше враження відвідувачів про роботу всього офісу і компанії в цілому. Він завжди знає де що лежить, хто коли прийде, що кому потрібно і багато, багато іншого. Представники цієї професії є душею, серцем і мозком будь-якого офісу. Тому немає нічого дивного в тому, що сьогодні, коли компаніям доводиться працювати в умовах жорстокої конкуренції, офіс-менеджери затребувані як ніколи. Бо часом саме перше враження відвідувача про роботу офісу може стати вирішальним при виборі компанії виконавця або виробника.

А якщо взяти до уваги, що робота офіс-менеджера є досить легкою і необтяжливою, то цілком зрозумілим стає, чому так багато молодих людей мріють про цю професію. Однак варто розуміти, що за зовнішньою простотою ховається дуже складна робота, що вимагає наявності певних особистісних якостей, з переліком яких ви зможете сьогодні познайомитися.

Хто такий офіс-менеджер?

Офіс-менеджер - співробітник компанії, що відноситься до молодшого керівного складу, діяльність якого поєднує в собі функції таких фахівців, як секретар, завсклад, адміністратор і секретар. Досить часто саме ця спеціальність стає стартовим сходинкою кар'єрного зростання офісних працівників.

Назва професії походить від латинського officium (послуга, послугу, обов'язок) і англійського manage (керувати, управляти). Тобто, судячи з назви представники професії офіс-менеджери керують виконанням обов'язків або послуг. В якійсь мірі це відповідає обов'язкам сучасного офіс-менеджера, але тільки в якійсь мірі, так як коло їх діяльності охоплює практично все, що відбувається в офісі. До речі, професія ця з'явилася порівняно недавно, оскільки до початку бурхливого розвитку всіляких бізнес-структур потреби в ній просто не було. Зараз же наявність великого штату співробітників немислимо без конкретної людини, здатного взяти на себе організацію роботи офісу, дозволяючи тим самим іншим колегам займатися вузьким фронтом своєї роботи.

Посадові обов'язки офіс-менеджера в різних компаніях можуть сильно відрізнятися. Але найчастіше в перелік таких входить:

• ведення первинної документації - накладні, рахунки, звіти і т.д .;
• організаційна діяльність - доведення наказів керівництва до відома співробітників, контроль за виконанням наказів, організація відряджень, обідів, зустрічей, корпоративів і т.д .;
• первинний прийом відвідувачів - прийом гостей, подача чаю / кави, ознайомлення з метою візиту, здійснення запису на прийом до керівництва;
• господарські функції - закупівля обладнання і канцелярських товарів, облаштування робочих місць для інших співробітників, виклик майстрів для усунення неполадок.

Якими особистісними якостями повинен володіти офіс-менеджер?

Так як робота офіс-менеджера включає в себе досить широке коло обов'язків, то першорядне значення в професійній діяльності такого фахівця набувають організаторські здібності, старанність і комунікабельність. Крім того, офіс-менеджер обов'язково повинен мати такі особистісні якості, як:

• дисциплінованість;
• пунктуальність;
• старанність;
• розвинена пам'ять і увагу;
• стресостійкість;
• охайність;
• ініціативність;
• вміння працювати в колективі;
• доброзичливість;
• толерантність.

Також професійний офіс-менеджер повинен вільно володіти комп'ютером, орієнтуватися в мережі інтернет і володіти грамотною мовою. Причому бажано, щоб він знав не тільки українську мову, а й, як мінімум, один іноземний.

Переваги професії офіс-менеджера

Переваги професії офіс-менеджера можна перераховувати дуже і дуже довго. І перш за все це величезна затребуваність подібних фахівців на сучасному ринку праці. При цьому досвідчені і висококваліфіковані фахівці можуть розраховувати не тільки на швидке працевлаштування в успішну компанію, але і на цілком високий рівень доходів (зарплати офіс-менеджерів вУкаіни коливаються в межах 25-55 тисяч рублів).

Також варто відзначити можливість придбання навичок адміністративно-господарської діяльності, яка стане в нагоді як в особистому житті, так і на будь-який інший посади, якщо офіс-менеджер вирішить змінити сферу діяльності або "піде" на підвищення.

Ще одним безперечною перевагою цієї професії можна вважати те, що вона не вимагає придбання теоретичних знань в процесі тривалого навчання у ВНЗ або технікумах. Всі нюанси і особливості роботи офіс-менеджера легко купуються дослідним шляхом (тобто, в процесі професійної діяльності).

Ну і найголовніше, навіть самі сором'язливі і закомплексовані люди працюючи офіс-менеджером будуть відчувати себе розкуто і впевнено в будь-якому суспільстві. І все завдяки безцінному досвіду побудови цікавого і продуктивного діалогу з найрізноманітнішими людьми.

Недоліки професії офіс-менеджера

Говорячи про недоліки професії офіс-менеджера. в першу чергу необхідно відзначити втому трудового процесу. Справа в тому, що робота цього фахівця практично завжди супроводжується величезним обсягом організаційних питань, більшість з яких потрібно вирішувати в терміновому порядку, тут і зараз. А це часті стресові ситуації, нервове напруження, фізичні навантаження і постійний контроль над собою і оточуючими.

Крім того, офіс-менеджерам доводиться поєднувати відразу кілька "сторонніх" посад: хтось використовує офіс-менеджера, як секретаря, інший звалює на нього працю кур'єра. Буває і так, що начальство не досить правильно оцінює діяльність фахівця, істотно занижуючи його значимість. Або ж в обов'язки працівника можуть поставити функції, які повинен виконувати спеціально навчений для цього співробітник. Наприклад, коли у компанії немає свого відділу кадрів, до роботи офіс-менеджера може додатися співбесіду з претендентами, підбір персоналу, ведення трудових книжок.

Де можна отримати професію офіс-менеджера?

Отримати професію офіс-менеджера дуже просто, так як ніяких жорстких вимог з фахової освіти таких фахівців пред'являти не прийнято. Ознайомитися з основними принципами і нюансами роботи можна або на спеціальних курсах, або безпосередньо в процесі діяльності.

Відзначимо, що на посаду офіс-менеджера можуть прийняти практично будь-якої людини, незалежно від того, є у нього середньо-спеціальну або вищу освіту. Але необхідно враховувати, що при інших рівних умовах більшість роботодавців віддають перевагу претендентам, які мають вищу освіту, бажано гуманітарне або економічне.

Комп'ютерні курси, яке підтвердять впевнене володіння офісними програмами і додатками можуть допомогти у влаштуванні на роботу. Крім того, в залежності від організації можуть знадобитися знання іноземних мов, дипломи з психології, економіці, юриспруденції.

В даний час курси офіс-менеджерів на факультетах менеджменту та діловодства пропонують багато українських інститутів та університетів. У тому числі і такі кращі ВУЗиУкаіни. як:

• Московський державний технічний університет ім. Н.е. Баумана;
• Ростовський міжнародний інститут економіки і управління;
• Державний університет управління;
• Санкт-Петербурзький державний університет;
• Південно-Західний державний університет.