Облік придбання палива за талонами

Заправка автомобілів організації проводиться за талонами, що є еквівалентами заздалегідь оплаченого певної кількості нафтопродуктів. АЗС відмовляються видавати касовий чек при заправці по талонах, посилаючись на те, що це безготівкові розрахунки, а не грошові.

Якими документами в цілях бухгалтерського та податкового обліку можуть бути підтверджені факт придбання палива (прийняття до обліку МПЗ), а також факт заправки конкретного автомобіля по талонах?

Чи повинен касовий чек АЗС бути в числі таких документів?

Придбання ПММ за талонами проводиться на підставі договору купівлі-продажу з продавцем ПММ. При цьому продавець автомобільного палива організовує його відпустку через певну мережу АЗС. Як правило, список АЗС, які виробляють відпуск ПММ за талонами даного продавця, наводиться в договорі (із зазначенням їх місцезнаходження).

Передача талонів організації проводиться після оплати передбаченого договором кількості бензину конкретної марки.

Облік придбання ПММ за талонами залежить від умов договору.

У загальному випадку право власності у набувача речі за договором виникає з моменту її передачі, якщо інше не передбачено законом або договором (ст. 223 ЦК України).

З огляду на норми ЦК РФ, в договорі купівлі-продажу сторони можуть встановити момент переходу до покупця права власності на поставляються ПММ або в момент передачі оплачених талонів або в момент заправки автомобілів.

Документальне підтвердження придбання ПММ

Форми первинних документів, що застосовуються в діяльності комерційної організації, стверджує керівник організації за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку (частина 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ). Це означає, що Законом N 402-ФЗ, по суті, скасовано обов'язок застосовувати в обліку уніфіковані форми первинних документів, і організація має право самостійно вирішити, чи буде вона застосовувати уніфіковані форми, або для відображення конкретних господарських ситуацій в бухгалтерському обліку розробить свої форми, включивши обов'язкові реквізити, передбачені частиною 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ. Дані форми (в тому числі уніфіковані) повинні бути затверджені в обліковій політиці.

Відповідно до п. 1 ст. 252 НК Україна з метою оподаткування прибутку витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати, здійснені платником податків, за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу. Відсутність первинних облікових документів або їх неправильне оформлення може спричинити за собою неможливість визнання з метою оподаткування тих чи інших витрат.

У ситуації, що розглядається організації необхідно підтвердити такий факт своєї господарського життя, як придбання бензину.

Факт витрачання грошових коштів на придбання ПММ підтверджує виписка банку з додатком платіжних документів (зокрема, платіжного доручення на перерахування постачальнику відповідної суми за договором).

Факт отримання організацією ПММ може бути підтверджений товарною накладною (уніфікована форма N ТОРГ-12).

Товарна накладна є виправдувальним документом, який підтверджує перехід права власності на придбані ТМЦ (у Вашому випадку ПММ) і несення покупцем витрат у вигляді покупної вартості ТМЦ. Крім того, товарна накладна є підставою для оприбуткування цих цінностей.

Товарна накладна на відпуск ПММ з використанням талонів оформляється постачальником в залежності від моменту переходу права власності на паливо.

Якщо право власності на ПММ переходить до покупця в момент заправки автомобілів по оплаченим талонами, після закінчення місяця постачальник виписує накладну на ту кількість бензину, яке було фактично вибрано. При цьому, як правило, АЗС надає відомість обліку видачі палива за минулий місяць, що включає відомості про кількість виданих за талонами літрів в розрізі конкретних автомобілів, що, на наш погляд, може служити підтвердженням того, що водіям автомобілів, зазначених у відомості, було відпущено певну кількість ПММ.

Якщо ж право власності на ПММ переходить до покупця в момент передачі йому талонів на оплачене кількість палива, то одночасно складається і передається покупцеві товарна накладна. Передача талонів здійснюється на підставі акта приймання-передачі, в якому вказуються номери, серії та номінал талонів. При цьому придбане паливо залишається у постачальника на відповідальному зберіганні.

Таким чином, вважаємо, що для підтвердження факту придбання палива досить товарною накладною ТОРГ-12, документів, які б свідчили про оплату цього палива (платіжне доручення і виписка банку), а також відомості обліку видачі палива для заправки конкретних автомобілів.

Крім того, сторони можуть передбачити в договорі необхідність складання та підписання акта взаєморозрахунків за підсумками розрахункового періоду, встановленого договором (наприклад календарного місяця), на підставі даних обліку погашених талонів.

Чек ККТ при використанні талонів

Оплата нафтопродуктів на автозаправних станціях талонами та іншими документами, які є еквівалентами заздалегідь оплаченого певної кількості нафтопродукту, вважається непрямою безготівковою оплатою.

Існує арбітражна практика (правда, щодо випадків заправки за паливними картками), згідно з якою суди вважають, що при використанні паливної карти грошових розрахунків між АЗС і власником паливної карти не відбувається. На думку суддів, паливна карта використовується як засіб суворої звітності, що дозволяє власнику картки отримати від особи покупця певну кількість товару. Статтею 5 Закону N 54-ФЗ визначено момент видачі касового чека - в момент оплати. Пластикові паливні карти платіжними картами не є. При використанні паливних карт на АЗС розрахунок за нафтопродукти не проводиться. Момент оплати нафтопродукту або передує транзакції (передоплата), або слід після (при відстрочці платежу). Форма оплати в зазначеному випадку - перерахування грошових коштів на розрахунковий рахунок. Паливні картки служать лише засобом товарного обліку, тобто кількості відпущеного нафтопродукту.

На наш погляд, висновки, представлені в наведених судових постановах, можуть бути справедливі і для випадків заправки транспортних засобів за талонами. Талони є еквівалентами заздалегідь оплаченого певної кількості нафтопродуктів. При використанні талонів також не відбувається готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт.

З огляду на викладене, постачальник може не видати касовий чек при заправці автомобіля.

Слід звернути увагу, що для списання ПММ одних тільки документів, що підтверджують придбання та оплату ПММ, недостатньо.

На нашу думку, в разі відсутності чеків ККТ організація може підтвердити витрати на придбання ПММ на підставі накладних постачальника, шляхових листів, платіжних доручень по оплаті, відомостей обліку видачі палива, актів звірки з АЗС про фактично відпущеному кількості палива.

Однак, з огляду на наявність судової практики, ймовірність податкових ризиків все ж існує.

Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Світлана

Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
професійний бухгалтер Родюшкін Сергій

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги Правовий консалтинг.