Облік гсм за паливними картками податковий і бухгалтерський облік

Даний матеріал допоможе вам розібратися в тому, як відбувається облік ПММ за паливними картками, які існують особливості, наведемо приклад обліку та розрахунку кількості палива на ОСНО / ЕНВД. Розповімо, які найбільш поширені помилки і відповімо на найчастіші запитання.

Раніше і фізичні, і юридичні особи користувалися спеціальними паливними талонами - це було зручно і дозволяло контролювати витрати палива. Талони мали ряд особливостей:

  • вони відрізнялися певним лімітом палива;
  • при заправці автомобіля відбувалася минусовка літрів бензину;
  • на них відбивався невикористаний залишок палива.

На сьогоднішній день талонами користуються для одноразової заправки машини, а поширення набули паливні карти.

Облік ПММ за паливними картками: що таке паливна карта?

Паливна карта - новий спосіб заправки транспорту без постійної оплати палива. Зручність карт полягає в наступному:

Види паливних карт

Існують 2 види паливних карт:

  1. Лімітовані (якась кількість палива вноситься на карту з метою подальшої його видачі власникові карти обмеженим літражем на певний період часу - день, тиждень, місяць).
  2. Нелімітовані (якась кількість палива вноситься на карту, і власник карти може за домовленістю із спеціалізованим сервісом придбати і витратити будь-яку кількість одного виду палива).

Як отримати паливну карту?

Етапи оформлення карти:

  • Зареєструвати електронний гаманець в нафтовій компанії.
  • Створити особистий кабінет.
  • Визначитися з параметрами договору:
  1. встановити ліміт на кількість палива;
  2. закріпити карту за конкретним автомобілем (за номером авто - так в разі крадіжки карти шахрай не зможе нею скористатися);
  3. вибрати марку бензину.
  • Поповнити рахунок (банківський переказ, оплата на розрахунковий рахунок).

Облік паливної карти

Сама карта (без вартості палива) відноситься до матеріально-виробничих витрат і оцінюються за фактичною вартістю. Витрати на придбання карт підуть на витрати по звичайних видах діяльності.

Облік ціни карти ведеться на підставі товарної накладної на рахунку «Інші витрати». а під кінець місяця загальна вартість додається до вартості купленого палива.

Бухгалтерський облік видачі паливних карт

Ні на якому бухгалтерському рахунку видача паливної карти співробітникові не відображається, і ніяких проводок не провадиться. оскільки грошові кошти фактично не видаються.

Однак видача карт фіксується в журналі, форма якого повинна затверджуватися керівництвом компанії і містити такі графи:

  • Модель і держ. номер транспорту, на який оформлялася карта, і яким користується працівник підприємства за наказом начальства;
  • ПІБ водія, його особистий підпис;
  • Дата видачі паливної картки водія;
  • Дата, на яку карта повинна бути повернута.

Бухгалтерський облік витрат на паливо

Паливо відноситься до ПММ, які мають такі характеристики:

  • нормативні витрати;
  • фактичні витрати.

Витрати палива підтверджуються дорожніми листами, що містять відомості:

  • про пробіг машини;
  • про марку та номер авто;
  • про кількість палива, виданого за паливної карті;
  • залишок палива при виїзді водія і прибуття в компанію;
  • порівняння нормативного і фактичних витрат пального;
  • висновок про перевитрату або про економію бензину.

Бухгалтерський облік і проводки покупки і списання ПММ за паливними картками

У бухгалтерському обліку паливно-мастильні матеріали, куплені по паливній картці, оприбутковуються на рахунок 10 «Матеріали» за фактичною собівартістю і без урахування ПДВ. Виділений в рахунку-фактурі ПДВ відображається незалежно на рахунку 19 «ПДВ по придбаних цінностях".

Податковий облік витрат на покупку паливної карти

Вид витрат на придбання паливних карт повинен бути закріплений наказом в обліковій політиці фірми:

ПДВ може бути прийнятий до відрахування, якщо:

  • була отримана рахунок-фактура, що підтверджує покупку паливної карти;
  • за допомогою карти здійснюються торгові операції, і їх вартість обкладається ПДВ;
  • паливна карта прийнята на облік бухгалтерією.

Податковий облік витрат на паливо

  • правила його розрахунку;
  • показник потужності машини для розрахунку суми податку за визначеною ставкою;
  • розмір ставки податку.

На сьогоднішній день податок на паливо відноситься до транспортних податків, і його сума безпосередньо залежить від показника потужності транспортного засобу.

Бухгалтерський облік і проводки по ПММ в бюджетній установі

Бюджетним установам доводиться доводити цільове витрачання коштів державного бюджету. Особливість бюджетного обліку витрат на ПММ - необхідність оформлення спеціальної первинної документації, що заповнюється бухгалтером і водієм.

Паливна карта служить одночасно і розрахунковим, і обліковим документом. Згідно з нормами закону бюджетні організації зобов'язані розмістити замовлення ПММ шляхом проведення торгів або без них, але тоді загальна сума замовлення повинна бути нижче 100 тисяч рублів за квартал. А значить, для доказу понесених витрат потрібно мати результати торгів або документи, що підтверджують розрахункову (планову) вартість замовлення. Організація готує кошторис з урахуванням планових показників, що застосовуються при розрахунку обсягу витрат на ПММ, а після їх перевірки головний розпорядник коштів повинен затвердити кошторис.

ПММ повинні витрачатися в рамках затверджених норм, в кожній бюджетній підприємстві повинен бути внутрішній локальний акт про норми витрат ПММ. Установа має право вводити окремі поправочні коефіцієнти до норм витрат пального, обґрунтувавши їх застосування і довівши виробничу необхідність в їх встановленні.

Бухгалтерія бюджетної установи веде окремий облік ПММ в залежності від напрямків їх застосування на відокремленому рахунку 010503000 «Паливно-мастильні матеріали». Оприбутковуються ПММ за фактичною вартістю. ПДВ, сплачений при купівлі ПММ, не включаються до цієї вартості тільки тоді, коли паливо оплачено з доходів від оподаткування підприємницької діяльності установи та використано в діяльності, що обкладається податками.

ПММ підлягають списанню за фактичною витратою (не важливо, як пальне оплачувалося):

  • на рахунок обліку витрат списується в рамках норм;
  • на рахунок обліку вартості наданих послуг, виконаних робіт або проданих товарів (під час здійснення підприємницької діяльності);
  • на рахунок обліку витрат зі стягненням недостачі з винних осіб або зі списанням з коштів встановлених джерел в майбутньому (при перевищенні норм).

Також бюджетні установи практикують списання ПММ методом ковзної оцінки, коли матеріали піддаються оцінці за вартістю запасів станом на перший день місяця, і вартості всіх надходжень за цей місяць.

При оплаті ПММ паливної картою враховується форма розрахунків (карти можуть бути грошові та літрові).

Бухгалтерські проводки на прикладі

  • перша (літрова) видана водієві службового авто і розрахована на видачу 1 тисячі л. бензину (в оплату її перераховано 30 тис. рублів);
  • друга (грошова) видана водієві фури для здійснення основної діяльності фірми і розрахована на видачу бензину загальною вартістю 30 тисяч рублів.

Документальне підтвердження витрат палива

Розрахунок кількості палива

За інформацією, представленою в дорожньому листі, потрібно обчислити кількість ПММ, яке піде на списання:

ТС - паливо на списання (у літрах),

ОТВ - залишки палива при виїзді машини,

ТБ - паливо в баку машини,

ОТКМ - залишки палива на кінець робочого дня.

Приклад обліку ПММ по паливній карті

04.06 фірма уклала договір з АЗС на користування паливною карткою і відразу оплатила вартість карти (118 рублів, включаючи ПДВ 18 руб.). Обслуговування карти безкоштовне, право власності на бензин переходить фірмі в момент заправки авто. Карта закріплена за КамАЗ-5320, на якому доставляється товар клієнтам.

05.06 карта була видана фірмі і передана водієві.

30.06 на карту було перераховано аванс (5900 рублів, включаючи ПДВ 900 рублів).

  • 07 - 180 л на 2700 руб. (ПДВ - 412 руб.);
  • 07 - 200 л на 3000 руб. (ПДВ - 458 руб.).
  • рахунок-фактуру;
  • акт приймання-передачі, де прописані обсяг і вартість виданого ПММ;
  • звіт за операціями з паливною карткою.

Облік ПММ підприємствами на ОСНО

Витрати на ПММ включаються до складу:

  • Матеріальних витрат (коли виявляються автотранспортні послуги). Списуються з урахуванням методу оцінки матеріалів, прийнятого в компанії;
  • Інших витрат на виробництво і продаж (коли транспорт експлуатується для потреб компанії). Списуються за фактичною вартістю покупки (без ПДВ).

З метою розрахунку податку на прибуток ПММ приймаються до обліку за ціною придбання без урахування ПДВ, якщо він включений у вартість і виділений в розрахунковому документі окремим рядком. ПДВ приймається до відрахування за рахунком-фактурою. Вартість ПММ включається до витрат на день прийняття до обліку подорожнього листа або по мірі продажу товарів / робіт / послуг, в собівартість яких ПММ включені, якщо витрати на ПММ визнані прямими.

Коли подорожні листи проведені з обліку (повинні бути чеки з АЗС), вартість витраченого палива включається до складу витрат, які знижують базу оподаткування з податку на прибуток.

Зазначений порядок списання ПММ застосовується у фірмах, які розраховують податок касовим методом і методом нарахування, оскільки при застосуванні паливної карти до часу фактичної видачі палива гроші за нього вже сплачено.

Облік ПММ компаніями на ССО

Фірми на режимі ССО «Доходи мінус витрати» мають право включити витрати на ПММ до складу витрат. проте необхідно документально їх підтвердити.

Компаніям, які застосовують режим ССО «Доходи» (ставка 6%), заборонено знижувати оподатковувану базу на суму витрат на ПММ.

Списуються витрати на паливо при розрахунку податку до сплати також як у випадку з підприємствами на ОСНО, але є одна неодмінна умова для визнання витрат на ССО - їх оплата. ПДВ за такими витратами також знижують базу оподаткування з податку на ССО.

Облік ПММ фірмами на ЕНВД

Витрати на паливо не мають жодного впливу на розрахунок оподатковуваної бази по ЕНВД в силу того, що об'єкт оподаткування ЕНВД - поставлений дохід.

Облік ПММ організаціями на ОСНО / ЕНВД

Витрати на паливо в компаніях, які застосовують одночасно ОСНО і ЕНВД, повинні бути розподілені, проте витрати на ПММ, які відносяться тільки до одного з видів діяльності, не підлягають розподілу.

До обчисленої частини витрат за тим видом діяльності, яка обкладається ЕНВД, потрібно додати суму ПДВ, яку забороняється приймати до відрахування.

Законодавчі акти по темі

Законодавчі акти представлені такими документами: