Облік грошових документів 1

Збірки з журналів бухгалтеру

Що таке грошові документи

Грошові документи - це документи, придбані і зберігаються в установі і мають деяку вартісну оцінку. Розрахунки з їх придбання між сторонами вже зроблені, а послуги, які за допомогою цих документів можуть бути отримані, ще не надані.

Згідно п. 169 Інструкції № # 8197; 157н оплачені талони на бензин і масла, на харчування, оплачені путівки в будинки відпочинку, санаторії, турбази, отримані повідомлення на поштові перекази, поштові марки, конверти з марками та марки державного мита - все це грошові документи.

Грошові документи повинні зберігатися в касі установи.

Відповідно до п. 170 Інструкції № # 8197; 157н прийом в касу і видача з каси таких документів оформляються прибутковими касовими ордерами (ф. 0310001) та видатковими касовими ордерами (ф. 0310002) з проставленням на них записи «фондовий».

Прибуткові та видаткові касові ордери із записом «фондовий» реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів окремо від прибуткових і видаткових касових ордерів, в яких фіксуються операції з грошовими коштами.

У касовій книзі (ф. 0504514) установи облік операцій з грошовими документами ведеться на окремих аркушах, на яких проставляється відмітка «фондовий».

Відповідно до методичних вказівок по веденню касової книги, затвердженим Наказом Мінфіну України № # 8197; 173н. підсумкові показники операцій за день і показники залишку на кінець дня формуються по коштах і по грошовим документам окремо. У листах касової книги, що містять дані про рух грошових документів, рядки «у тому числі на заробітну плату» і «загальний залишок грошових коштів в касі на кінець дня» не заповнюються.

Записи в касову книгу повинні вноситися касиром відразу ж після одержання або видачі грошових документів по кожному фондового прибуткового та фондового видатковим ордером.

Облік операцій з грошовими документами ведеться в журналі за іншими операціями на підставі документів, що додаються до звітів касира (п. 172 Інструкції № # 8197; 157н).

Відображення в бухгалтерському обліку руху грошових документів

Розглянемо на прикладах, як використовуються різні види грошових документів в установах освіти і як відображаються в бухгалтерському обліку факти господарського життя, що здійснюються з їх допомогою. Конкретних рекомендацій з обліку тих чи інших видів грошових документів на федеральному законодавчому рівні не розроблено, тому, на нашу думку, порядок їх використання та відображення в обліку необхідно закріпити в обліковій політиці виходячи із специфіки установи.

- відбиток печатки або штампа видала організації і підпис відповідального працівника.

Згідно з цим документом освітні установи забезпечуються талонами єдиного зразка. керівник установи

При наданні пільгового харчування самим освітнім закладом використані за призначенням талони підраховуються в кінці кожного робочого дня і прикладаються до касового звіту. Вони зберігаються разом з контрольно-касової документації протягом п'яти років і після закінчення терміну зберігання знищуються за наказом керівника установи.

При наданні пільгового харчування в установі освіти організацією громадського харчування щотижня проводиться звірка використання талонів і складається відповідний акт про їх реалізації за формою, яка наведена в додатку 3 до Порядку видачі та обліку талонів.

Казенне освітня установа уклала договір з підприємством громадського харчування на поставку сніданків і комплексних обідів для учнів. Установа сплатила за договором 120 # 8197; 000 # 8197; руб. На цю суму за актом прийому-передачі були отримані талони на харчування. Вони були оприбутковані в касу як грошові документи. Частина талонів з каси на суму 30 # 8197; 000 # 8197; руб. була передана підзвітній особі, яка видавала ці талони учням. Після того як учні отримали харчування за даними талонами, був складений акт на суму 30 # 8197; 000 # 8197; руб. (Прикладений до авансового звіту підзвітної особи, яка отримала талони).

Згідно з Наказом Мінфіну України № # 8197; 171н витрати казенного установи на оплату послуг з організації гарячого харчування учнів відносяться на подстатью 226 «Інші роботи, послуги» Косгеї.

Дані операції в бухгалтерському обліку установи будуть відображені відповідно до Інструкції № # 8197; 162н наступним чином:

За відповідним кодом синтетичного обліку.

Талони на ПММ. Розглянемо варіант, коли установа забезпечується ПММ з використанням талонів: за договором проводиться оплата певної кількості бензину відповідної марки, при цьому установа отримує талони, за якими водії будуть заправляти автомобілі на АЗС.

Отримані талони на підставі товаросупровідних документів постачальника (накладної, рахунку-фактури і т. # 8197; п.) Оприбутковуються як грошових документів до каси установи, при цьому в прибутковому ордері доцільно вказати марку бензину, серію і номер цих талонів, номінал талонів в літрах і вартість талона в рублях (виходячи з вартості бензину, зазначеного в договорі і рахунку на оплату).

У міру необхідності талони на право отримання палива видаються водіям або спеціально призначеному співробітнику під звіт.

Зазвичай для контролю зводиться спеціальна книга обліку, в якій реєструється рух талонів.

Отримане за талонами паливо оприбутковується як матеріальний запас установи після здачі авансового звіту підзвітною особою з підтверджуючими документами від АЗС, що відпустила ПММ в обмін на талон.

Бюджетне освітня установа в рамках діяльності по виконанню державного (муніципального) завдання отримало від постачальника талони на 1 # 8197; 000 # 8197; л бензину Аі92 на суму 28 # 8197; 000 # 8197; руб. Номінал талона - 20 # 8197; л вартістю 560 # 8197; руб. Підзвітній особі видано

2 талона, на які вона виробила заправку автомобіля, після чого представило авансовий звіт.

Ці операції в бухгалтерському обліку будуть відображені відповідно до Інструкції № # 8197; 174н наступним чином:

Картки експрес-оплати стільникового зв'язку та Інтернету. Співробітники установ часто користуються корпоративним мобільним зв'язком або отримують компенсації за використання власних засобів зв'язку в службових цілях. Широко використовується такий вид платежів за мобільний зв'язок та Інтернет, як карти експрес-оплати, які купуються установою і повинні бути враховані як грошові документи.

Для того щоб у перевіряючих і податкових органів не виникло питань про правомірність і доцільність оплати витрат на стільниковий зв'язок, установі потрібно розробити соответству-

ющее положення (внутрішній нормативний акт). В даному документі повинен міститися перелік посад співробітників, які мають право на отримання карт оплати стільникового зв'язку, і умови, які повинні дотримуватися (наприклад, співробітникам оплачуються тільки дзвінки, вчинені в робочий час, або ще можлива оплата дзвінків, зроблених в неробочий час (в вихідні)). Доцільно прописати порядок підтвердження співробітниками своїх витрат на стільниковий зв'язок (уявлення деталізації переговорів і службової записки співробітника про те, які дзвінки були службовими).

Автономне установа за рахунок коштів від приносить дохід діяльності через підзвітну особу придбало 100 карт експрес-оплати номіналом 100 # 8197; руб. на загальну суму 10 # 8197; 000 # 8197; руб. Дані грошові документи були прийняті в касу установи. Заступнику директора були видані під звіт 3 карти оплати. Підзвітна особа подала авансовий звіт з виправдувальними документами.

У бухгалтерському обліку дані операції будуть відображатися відповідно до Інструкції № # 8197; 183н наступним чином:

Отримано карти оплати в касу установи

через підзвітну особу

Видано 3 карти оплати підзвітній особі

Підзвітна особа подала авансовий звіт про використані картками оплати

Поштові марки і конверти з марками. Незважаючи на технічний прогрес послуги поштового зв'язку, як і раніше залишаються актуальними і затребуваними. Організація поштових відправлень неможлива без придбання марок та маркованих конвертів, які згідно з Інструкцією № # 8197; 157н необхідно враховувати як грошові документи. Типовою помилкою в обліку є одномоментне списання придбаних конвертів і марок. Наприклад, як можна виправдати списання відразу 200 маркованих конвертів, якщо навіть за місяць фактично було відправлено 20 листів? Їх потрібно враховувати як грошові документи і в міру необхідності видавати під звіт відповідальним за відправку кореспонденції особам, які мають скласти авансовий звіт і прикласти до нього підтверджуючі документи. Такими документами можуть бути реєстр відправленої кореспонденції, а в разі псування - прикладений до звіту зіпсований конверт.

Прийняття до обліку та видача під звіт поштових марок та маркованих конвертів буде відображатися в обліку таким чином:

Недостача грошових документів в касі

Порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою ЦБ України на території України регламентується Положенням № # 8197; 373-П. Згідно п. 1.11 даного положення заходи щодо забезпечення збереження готівки при веденні касових операцій, зберіганні, транспортуванні, а також порядок і терміни проведення перевірок фактичної наявності грошових коштів визначаються юридичною особою. Значить, порядок перевірки каси і касових операцій встановлюється локальними нормативними актами, наприклад, положенням про внутрішній фінансовий контроль, облікова політика, положенням про касові операції. Під час заходів контролю крім повного перерахунку готівки в касі проводиться перевірка та інших цінностей, що зберігаються в касі, в тому числі грошових документів.

Для відображення результатів інвентаризації грошових документів, що знаходяться в касі установи, застосовується інвентаризаційний опис (порівняльна відомість) бланків суворої звітності і грошових документів (по ф. 0504086, затвердженої Наказом Мінфіну України № # 8197; 173н).

В ході перевірки в касі бюджетної установи була виявлена ​​недостача грошових документів - 2 карт експрес-оплати номіналом по 100 # 8197; руб. кожна, придбаних за рахунок субсидії на виконання державного завдання. Винна в даній недостачі особу встановлено та сума недостачі погашена їм добровільно в натуральній формі.

Установа повинна відобразити в обліку виниклу ситуацію відповідно до п. 86, 87, 109. 110Інструкціі № # 8197; 174н наступним чином:

Виявлена ​​недостача грошових документів в касі

Відшкодовано недостача грошових документів винною особою в натуральній формі

Порядок видачі та обліку талонів на надання на пільговій основі харчування в освітніх установах Харкова.