Ноу Інти, лекція, розгортання outlook 2018

Використання режиму кешованого обміну Outlook

Exchange Server і Outlook утворюють дві сторони потужної системи обміну інформацією. Основну частину часу користувачі взаємодіють, коли ці програми знаходяться в безпосередньому контакті один з одним, що дозволяє вільно виконувати обмін повідомленнями.

Однак за замовчуванням загальні папки не відображаються в списку папок в автономному режимі. Головна причина в тому, що загальних папок дуже багато, і вони, як правило, мають великий розмір. Синхронізація загальних папок за замовчуванням привела б до великого обсягу непотрібного мережевого трафіку. Тому слід вручну вибирати загальні папки для синхронізації, спочатку поміщаючи їх в папку обраних елементів загальних папок і потім налаштовуючи Outlook на завантаження обраних елементів. У наводиться нижче матеріалі розповідається про те, як настроїти всі необхідні параметри.

Налаштування режиму кешованого обміну

Примітка .Отключеніе автономного доступу після створення автономної папки не стирає автономної папки. Автономна папка буде видалена лише тоді, коли користувач в окремому порядку виконає відповідну дію з видалення.

Синхронізація поштової скриньки

Стандартні папки Inbox (Вхідні), Outbox (Вихідні), Deleted Items (Дистанційні), Calendar (Календар), Sent Items (Відправлені), Contacts (Контакти), Tasks (Завдання), Drafts (Чернетки), Journal (Щоденник) і Notes (Нотатки) синхронізуються автоматично, якщо задано місце, де зберігається вміст папок.

Приклад з практики. Коли синхронізація не працює

Можливі й інші помилки, що перешкоджають синхронізації. Файл журналу синхронізації завжди поміщається в папку Deleted Items (Дистанційні) автономної папки. Перевірте цей журнал, щоб побачити коди помилок, що допоможе у вирішенні проблем синхронізації.

Синхронізація загальних папок

Як ми зазначали раніше в цій лекції, стандартні папки поштової скриньки автоматично активізуються для автономного доступу. Ви можете перевірити це властивість, викликавши на екран сторінку властивостей для однієї з папок поштової скриньки, наприклад для Inbox (Вхідні). Одна з вкладок цієї сторінки властивостей називається Synchronization (Синхронізація). (Ця вкладка розглядається в наступному розділі "Умови синхронізації".) Однак якщо викликати на екран сторінку властивостей будь-якої спільної папки, то вкладка Synchronization буде відсутній, так як за замовчуванням загальні папки не активована для автономного доступу. Загальні папки зазвичай містять великі обсяги інформації, яка швидко заповнює клієнтську машину. Крім того, вміст загальних папок часто піддається змінам, що ускладнює синхронізацію. (Див. "Приклад з практики. Конфлікти синхронізації спільних папок" далі в лекції.)

Проте, загальну папку можна легко активізувати для автономного використання. Просто перемістіть її в список Favorites (Вибране) контейнера списку папок Public Folders (Загальні папки): перетягніть цю папку мишею або вкажіть пункт Folder (Папка) в меню File (Файл) і виберіть команду Add To Public Folder Favorites (Додати до списку обраних загальних папок). При перетягуванні загальної папки в папку Favorites вона отримує те ж ім'я, що і вихідна загальна папка.

Включаючи загальну папку в список обраних папок, ви не переміщує її з того місця, де вона знаходиться в ієрархії загальних папок; ви просто додаєте цю папку до списку Favorites. Якщо загальна папка включена в список Favorites, то сторінка властивостей для цієї папки містить вкладку Synchronization. Папку можна видалити зі списку Favorites; для цього її потрібно виділити в списку, після чого провести її видалення.

Приклад з практики. Конфлікти синхронізації спільних папок

Якщо використання і модифікація елементів загальної папки в автономному режимі виконується більш ніж одним користувачем, можливе виникнення конфліктів. Якщо змінюється елемент загальної папки при роботі в автономному режимі, то при синхронізації цієї папки Exchange Server перевіряє тимчасову мітку в існуючій версії елемента. Якщо дата тимчасової мітки елемента виявляється молодше дати вихідної тимчасової мітки елемента, який ви змінили, значить, хтось змінював вміст цього елементу після того, як ви в останній раз завантажили його. При виникненні конфлікту цього типу буде отримано повідомлення, в котом представлені копії всіх конфліктуючих версій елемента. Ви повинні самі вирішити конфлікт, або об'єднавши всі версії елемента в одну версію і натиснувши кнопку Keep This Item (Зберегти цей елемент), або натиснувши кнопку Keep All (Зберегти все), щоб залишити всі версії повідомлення.

Ця процедура насправді складніше, ніж здається. Користувачеві, ймовірно, буде важко вирішити, чи зберегти існуючий елемент або перезаписати його, а невірне рішення призведе до небажаних результатів. Тому слід покласти контроль на людину, якій дозволено завантажувати і модифікувати загальні папки через стандартну систему безпеки Exchange.

умови синхронізації

Після активізації автономного доступу для клієнта Outlook можна вказати, як буде відбуватися синхронізація кожної папки з Exchange. Якщо папка активізована для автономного використання, то сторінка властивостей цієї папки містить вкладку Synchronization (див. Рис. 5.3).

Мал. 5.3. Вкладка Synchronization (Синхронізація) вікна властивостей папки

Натисніть кнопку Filter (Фільтр), щоб викликати на екран діалогове вікно, в якому задаються умови фільтрації (див. Рис. 5.4). Це діалогове вікно містить кілька вкладок, що дозволяють визначити комбінацію умов. Після завдання фільтра Outlook застосовує умови, описані в фільтрі, щоб вибрати повідомлення, що синхронізуються між клієнтом Outlook і відповідними папками в Exchange Server. Слід пам'ятати, що ці обмеження накладаються тільки на наступні випадки синхронізації, але не впливають на будь-які повідомлення, які вже знаходяться в автономному сховище повідомлень.

Мал. 5.4. Фільтрація повідомлень, що підлягають синхронізації

Фільтрація - дуже корисна річ, що дозволяє використовувати всі переваги автономного доступу без зайвих витрат часу на синхронізацію менш важливих повідомлень. Ви можете створити фільтр, який скасовує синхронізацію, наприклад, для всіх повідомлень, що містять великі файли вкладень, або фільтр, який дозволяє синхронізувати тільки повідомлення від керівника. Якщо використовуються фільтри синхронізації, необхідно постійно пам'ятати про це. В автономній папці немає ніяких ознак, що вказують на те, що повідомлення, присутні в папці, не збігаються з повним набором повідомлень, що зберігаються у відповідній папці на сервері Exchange.

Загальні папки використовуються для самих різних цілей. Така папка може стати простим сховищем статичної інформації, таким як бібліотека, або може використовуватися як динамічно змінюється дискусійна група. Можна копіювати вміст загальної папки в свою поштову скриньку, просто перетягуючи її в контейнер Mailbox (Поштова скринька) в списку папок Outlook.

Чим довше вміст загальної папки залишається без зв'язку з сервером Exchange, тим більша ймовірність конфлікту при відновленні з'єднання з сервером, який виникає, якщо ви внесли зміни в свою автономну копію, а інші користувачі внесли зміни в версію цієї папки на сервері Exchange.

Хоча загальні папки мають здатність виявлення конфліктів, як це описано вище, необхідно вирішувати ці конфлікти вручну, що іноді забирає багато часу.