нотатки пуголовка
Багато керівників не раз опинялися в ситуації, коли даєш завдання співробітнику, а потім просто забуваєш проконтролювати його виконання. Або даєш завдання співробітнику, приходить час, коли воно має бути виконане, а виявилося, що співробітник навіть не приступав до виконання цього завдання.
Однак існує найпростіша технологія, яка дозволяє керівнику домогтися від співробітників своєчасного і правильного виконання поставлених завдань.
Найдивовижніше, що ця технологія настільки проста у виконанні, що впроваджується в будь-якій компанії буквально за три дні.
Як багато керівників дають завдання співробітникам і що в цьому поганого?
Найкращий варіант - менеджер відкладе всі інші справи з щосили займеться перенесенням бази. Але робити це буде «поспіхом», тому в базі буде велика кількість помилок. Займатися він буде тільки цим, а значить - його продажу на тиждень «встануть». І якщо спробувати в цей період дати йому ще одне завдання, нічого крім негативної реакції нове завдання не викличе.
Але в будь-якому з цих випадків завдання не буде повністю виконано до потрібного терміну.
Відразу обмовлюся - ніякі «репресивні заходи» і «системи мотивації» в даному випадку не допоможуть. Що робити в такій ситуації?
Як позбутися від плутанини в справах?
Для початку нам знадобитися створити систему письмових завдань. Цю технологію потрібно обов'язково виконувати на папері - так вона працює набагато ефективніше.
Я розумію, що любителі інформаційних технологій вже готують гнилі помідори, щоб закидати мене, але поки відкладіть помідори в сторону і почекайте до кінця статті.
Перед тим, як видати завдання співробітнику - керівник роздруковує 2 бланка завдання (для себе і для співробітника), після чого запрошує співробітника до себе.
У той час, як керівник дає завдання співробітнику, обидва (і керівник, і співробітник) пишуть завдання на своєму екземплярі бланка. Після того, як керівник видав завдання - обидва ставлять свої підписи на бланках і обмінюються екземплярами. Керівник віддає свій екземпляр з підписом співробітника, а співробітник - керівнику.
При заповненні завдання необхідно дотримуватися кількох важливих правил.
Обов'язково вкажіть точне число, коли завдання має бути виконано. Формулювання «протягом тижня» або «в цьому місяці» використовувати ні в якому разі не можна!
Постарайтеся не використовувати розмитих формулювань в графі «Який результат потрібно отримати». Вкажіть конкретний і вимірний результат.
У графі «Яку роботу потрібно для цього зробити» пишіть не абстрактні міркування, а конкретні дії, які потрібно виконати співробітнику для отримання запланованого результату.
Давайте розберемо це на прикладі. Припустимо, бухгалтерія не дуже справляється з роботою і нам потрібен ще один співробітник, який буде заносити первинні документи в 1С.
Неправильно сформульоване завдання: Протягом місяця знайти нового співробітника в бухгалтерію.
Правильно сформульоване завдання:
Співробітник: Головний бухгалтер, Матвєєва Надія Олексіївна
Який результат потрібно отримати?
Найняти нового співробітника в бухгалтерію, який до терміну, визначеного в завданні, буде забезпечений необхідною оргтехнікою, введений в посаду, навчений і буде заносити не менше 100 первинних документів щодня.
Яку роботу потрібно для цього зробити
Розміщення вакансії на сайтах e 1. ru rabota 66. ru і mr 66. ru
Сприймати й оцінювати надсилаються резюме. У разі, якщо потік резюме недостатній - використовувати платне розміщення на зазначених сайтах.
Вхідні резюме обробляти в міру надходження, співбесіди призначати в міру надходження резюме.
Провести не менше 10 співбесід. З 10 кандидатів вибрати одного для вступу на посаду.
Написати заявку системного адміністратора на виділення комп'ютера, створення нового облікового запису та організації доступу до інформаційної бази підприємства.
Прийняти нового співробітника на роботу, оформити всі необхідні кадрові документи.
Ознайомити нового співробітник з колективом і виділити куратора - людини, до якого новий співробітник може звернутися у разі виникнення труднощів у роботі.
Проінструктувати нового співробітника по роботі з довідниками «Контрагенти», «Договори» і «Номенклатура».
Проінструктувати нового співробітника по роботі з документами «Рахунок», «Рахунок-фактура», «Реалізація товарів і послуг» та «Надходження товарів і послуг».
Домогтися від нового співробітника введення 20 документів кожного виду під наглядом куратора.
Поставити новому співробітнику план по введенню документів, який передбачає вихід на планові показники введення документів протягом тижня. Контролювати виконання плану.
Перший тиждень роботи нового співробітника контролювати правильність ведення обліку методом вибіркової перевірки в обсязі не менше 10% від всіх введених документів.
Отримане завдання мені зрозуміло, всі необхідні ресурси виділені. Я зобов'язуюсь виконати отримане завдання точно і в строк.
Багато хто скаже, що така система завдань - нікому не потрібне базгранина. Але так чи так це насправді?
Але якщо детально написати завдання - все виглядає зовсім по-іншому. У будь-який момент можна викликати співробітника і запитати: «Скільки резюме Ви отримали?» Або «Скільки співбесід проведено?». І відмовки типу «А я не зрозумів як це робиться!» Вже не проходять. Не понял - напиши що конкретно не зрозуміло? На яких сайтах вакансію розміщувати або як це робиться або як резюме оцінювати?
Якщо незрозуміло - пояснюємо співробітнику що і як він повинен робити. Тобто як він повинен виконати роботу, яка йому незрозуміла. Але такі пояснення відбуваються вкрай рідко просто тому, що велика частина неясностей прояснюється на етапі видачі завдання.
На додаток хочу зауважити, що не потрібно «наїжджати» на співробітника за те, що він не знає як виконувати ту чи іншу роботу. Компетенції теж купуються не відразу і співробітник має право чогось не знати.
Якщо у нього є питання - витратьте трохи часу на те, щоб відповісти на це запитання і навчити його. Після невеликого навчання співробітник зможе виконувати роботу самостійно, не відволікаючи Вас. Але якщо не пояснити співробітнику як виконувати роботу і сказати «сам розбирайся», то не варто навіть сподіватися на те, що він виконає ваше завдання. Не варто шкодувати часу на навчання співробітників. Чим більше їх навчаєш зараз - тим менше доведеться навчати потім.
Чому не варто давати завдань в електронному вигляді?
Тепер прихильники інформаційних технологій можуть сказати, що все це можна зробити в електронному вигляді. Написати завдання по email або викласти файл із завданням в мережі і скинути співробітнику посилання на цей файл.
Зате коли у нас є папір за підписом - співробітнику вже не відкрутитися. А якщо йому щось незрозуміло - на момент видачі завдання він міг запитати у керівника все потрібні дані. А якщо не запитав - то чому, та й взагалі не запитав - запитай пізніше, а зовсім не спитав - сам винен!
Папір в цьому випадку надає просто магічну дію на співробітника.
Ну добре. З завданнями ми розібралися, а що далі?
Створюємо систему контролю виконання завдань
А тепер ми з Вами займемося організацією системи, яка знадобиться і нам, і нашим співробітникам для того, щоб ефективно ці завдання виконати.
Для того, щоб реалізувати таку систему нам знадобляться декілька простих речей:
Папка з кільцями. Сильно велику брати не треба - інакше потім незручно буде з нею працювати. Дуже важливо, щоб кільця в папці легко відкривалися і закривалися. Надалі нам знадобиться час від часу переміщати файли. Не використовуйте для цього реєстратори. Вони занадто громіздкі і працювати з ними буде незручно.
Ще нам знадобиться 46 файлів. В принципі - всі файли можна зробити прозорими, але краще взяти 31 прозорий файл, 1 червоний файл, 1 жовтий, 12 файлів блакитного кольору і 1 зелений.
Тепер у нас все готово для запуску системи.
Запуск системи в експлуатацію
Я думаю, що Ви вже починаєте здогадуватися що до чого ... Але щоб виключити різного роду непорозуміння і пересуди - поясню все детально.
Але давайте повернемося до нашого прикладу. Коли приходить 21-е число - дістаємо з файлу під номером 21 всі завдання, які там накопичилися. По одному викликаємо до себе виконавців, яким роздавали завдання і питаємо з них за виконання завдань. Виконавці повинні представити звіт приблизно в такому вигляді:
В принципі - співробітники звикнуть до цієї системи досить швидко. Але все одно у Вас обов'язково будуть завдання, які Ваші підлеглі не встигли виконати в термін. Спеціально для таких завдань у нас призначена червоний файл. Якщо співробітник не виконав завдання в строк, ми перекладаємо лист з виданими завданням в червоний файл (а папці він повинен бути на самому верху).
Після впровадження такої системи щоранку керівника повинно починатися з червоного файлу. Керівник приходить на роботу і переглядає всі завдання, які знаходяться в червоному файлі. Викликає до себе співробітників по черзі і питає: «Що ти зробив вчора за цими завданнями? Що плануєш зробити сьогодні? Коли чекати повного завершення дорученої тобі справи? ».
Через місяць роботи системи письмових завдань потрапляння «в червоний файл» стане для співробітників найстрашнішим кошмаром і вони будуть намагатися виконати всі завдання в строк.
Тепер пару слів про те, навіщо потрібен «жовтий файл». У жовтий файл ми складаємо завдання, які вимагають постійної уваги. Наприклад - ми дали співробітнику завдання, з яким він раніше ніколи не стикався і нам треба «тримати руку на пульсі», щоб завдання було виконано вчасно.
Для того, щоб завдання було виконано в строк - треба час від часу просити співробітника надавати звіт про те, що зроблено. Якщо у співробітника щось не виходить - потрібно навчати його тому, як правильно виконати цю роботу. Але саме важливо при цьому - ніколи не робити за нього роботу самому!
Крім усього іншого, з використанням цієї папки дуже зручно здійснювати проміжний контроль. Наприклад, зараз у нас 14 число і ми дали завдання співробітнику, яке повинно бути виконано до 25 числа. Але потрібно подивитися як він виконує завдання і регулярно чи відбувається робота, щоб в останній день не опинитися біля розбитого корита.
Тоді ми складаємо завдання в файл не на 25, а, наприклад, на 20-е число. І 20 числа викликаємо до себе співробітника і дивимося, як виконується наше завдання. Якщо все в порядку - переміщаємо завдання в файл на 25 число, якщо немає - розбираємося з проблемою і поміщаємо завдання або в жовту папку, або в червону.
Завдання на наступний рік ми складаємо в самий останній файл зеленого кольору.
Але крім того, що у керівника є така папка - таку ж краще завести кожному співробітнику. У цьому випадку вони будуть чітко знати - які завдання і до якого терміну вони мають виконати.
Залишився останній питання.
Що робити з виконаними завданнями?
Для виконаних завдань заведіть окрему папку, в яку помістіть файли з іменами Ваших співробітників.
Коли співробітник виконав завдання - прикріпіть до бланку завдання звіт про виконання і помістіть виконане завдання в файл з прізвищем співробітника. Співробітник може помістити дані про виконане завдання в свій особистий файл.
В результаті керівник легко може бачити якісь завдання зробив співробітник за певний період і наскільки якісно він з ними впорався. А співробітник, дивлячись на свою папку, чітко бачить обсяг виконаної роботи.
Любі друзі! Наостанок нагадаю, що цю технологію ми дізналися на тренінгу Олександра Байдюшева «Ефективний керівник» і зараз вона добре допомагає нам в роботі. Однак - це всього лише маленька частина тренінгу.
Весь тренінг присвячений простим і зрозумілим інструментам керівника, які в рази підвищують його ефективність і дозволяють домагатися від себе і своєї команди приголомшливих результатів в роботі!
Наталія # 33; У співробітника є кілька рівнів підготовки. І якщо співробітник поки недостатньо підготовлений для того, щоб вирішувати певні завдання - його треба тренувати для виконання цього завдання і детально прописувати завдання.
Коли співробітник знайде необхідний рівень компетенції - завдання можна прописувати простіше і бути впевненим в тому, що співробітник їх виконає. Але у нас найчастіше забувають про етап тренування співробітників і більшість керівників вважає, що якщо вже вони дали завдання - співробітник сам повинен знати як його виконати.
Однак коли непідготовлений співробітник виконує завдання "по-своєму" починається чехарда: ти щось не так зробив і це неправильно зробив. В результаті, якщо працівник не натренований - йому після отримання завдання найпростіше сісти і нічого не робити. А що? Так і так холку намилять. І цю ситуацію можуть врятувати тільки детально прописані завдання та тренування # 33;
Що стосується того, що керівник повинен все знати, то тут абсолютно прав В'ячеслав. Будь-який керівник повинен досконально знати роботу своїх безпосередніх підлеглих. Але знати роботу абсолютно всіх співробітників підприємства йому зовсім необов'язково. На те й існує організаційна структура. І абсолютно нормально, коли директор металургійного заводу не може скласти змінне завдання для сталеварів, але коли цього не може зробити начальник сталеплавильного цеху - це вже нонсенс # 33;
Ганна # 33; Автоматизована система - це чудово # 33; І я дуже радий, що у вашій компанії вона дійсно працює. Але, на жаль, частіше за все мені доводиться стикатися з дещо іншими ситуаціями - спочатку компанія купує програму а потім починає думати, навіщо їм ця програма потрібна.
Я анітрохи не проти автоматизації, але у паперовій технології існує три безсумнівних плюса:
- Впроваджується за один день
- На кожній папірці стоїть підпис співробітника (як не дивно, але підпис надає абсолютно магічну дію на співробітників)
- При створенні паперового завдання разом беруть участь і керівник, і співробітник. Так що у співробітника немає шансів сказати, що типу "Я не зрозумів." І т.д. А якщо йому приходить електронне завдання - він завжди може "відмазатися" і сказати, що нічого не зрозумів.
Такі ось думки :)