Наказ про призначення відповідальної особи

Спеціально розробленою, уніфікованої форми наказу за призначенням відповідальної особи (або кількох) не існує. Кожна організація має право самостійно розробити такий бланк або написати його у вільній формі. Слід мати на увазі, що цей наказ є частиною пакета розпорядчої документації, в який крім нього входить рішення про призначення відповідальних осіб та посадова інструкція, що містить повний опис обов'язків працівника, а також санкції, які слідують за їх невиконання. Під останнім документом співробітник повинен поставити свій підпис, яка буде свідчити про те, що він з нею ознайомлений і згоден.

Хто призначає відповідальну особу

Залежно від ситуації, вибрати серед персоналу відповідальна особа може або керівник підприємства, або, якщо організація велика, начальник структурного підрозділу. Заповнює наказ фахівець відділу кадрів або секретар. Після оформлення наказ передається на підпис керівнику, або іншому уповноваженому на підписання подібного роду документів людині.

Співробітник, призначений відповідальною особою, може відповідати за матеріальні цінності, технічну або пожежну безпеку, охорону праці, проведення робіт на об'єктах підвищеної небезпеки та ін.

У великих компаніях створюються цілі спеціалізовані відділи, працівники яких зайняті контролем всіх внутрішніх сфер діяльності підприємства. У невеликих фірмах керівник організації може взяти всю відповідальність на себе, але для цього теж потрібен цей наказ.

Перед випуском наказу

Найчастіше наказ передбачає покладання відповідальності за охорону праці. Це пов'язано з тим, що надання персоналу безпечних умов при виконанні робочих обов'язків є одним з перших умов законного функціонування підприємства, особливо зайнятого у виробничій галузі.

Перш, ніж оформляти документ про покладання подібного роду зобов'язань на підлеглих, слід провести для них курс відповідного навчання.

Надалі довідки, атестати і т.п. документи, що підтверджують кваліфікацію працівників, необхідно докласти до наказу про призначення відповідальних осіб. Важливо пам'ятати, що такі документи діють, як правило, не більше п'яти років, тому періодично співробітників доведеться не надсилатиме переатестацію, причому за рахунок підприємства.

Якщо ж відповідальність покладається за матеріальні цінності, то перед тим як співробітник підпише такий наказ і візьме на себе всі ризики, повинна пройти інвентаризація майна, оскільки в майбутньому людина буде нести відповідальність за його збереження.

шапка наказу

Наказ про відповідальну особу має цілком стандартну структуру.

У «шапці» документа пишеться повне найменування підприємства із зазначенням його організаційно-правової форми (ЗАТ, ВАТ, ТОВ, ІП). Потім зазначається населений пункт, в якому це підприємство розташоване, а також дата заповнення наказу (число, місяць, рік).

Трохи нижче потрібно написати вид документа (в даному випадку це наказ) і його номер по внутрішньому документообігу. Далі коротко прописується суть наказу і для яких цілей він створений. Потім нижче посередині рядка пишеться слово «наказую» і ставиться двокрапка.

тіло наказу

Друга частина документа містить більш детальну інформацію. Тут вписуються всі працівники, які відповідальні за дотримання тих чи інших умов на виробництві. Зокрема вказується вид відповідальності, а також повні їхні прізвища, імена та по батькові (ім'я-по батькові можна вносити ініціалами). Тут же окремим пунктом треба вказати осіб, які в разі відсутності відповідальних співробітників на робочому місці будуть їх заміщати. В останньому пункті слід вказати повний список документів, якими повинні керуватися працівники для виконання вимог щодо контролю за зоною відповідальності.

На завершення під наказом потрібно поставити підпис керівника, а також печатка організації. Якщо в організації є профспілка, то потрібно зробити і його позначку.

Після написання наказу

Співробітники, на яких спеціальним наказом була покладена відповідальність за будь-якої частиною виробничого процесу, з моменту його підписання повинні проводити інструктажі з колегами, доводити до відома персоналу правила техніки безпеки, різні внутрішні нормативні акти та ін. У числі іншого вони зобов'язані вести спеціальний журнал проведення інструктажу, де працівники, його минулі, повинні ставити свої підписи. Періодично вони ж повинні здійснювати контроль за знанням співробітників правил з охорони праці та безпеки на виробництві.