Мовні формули офіційних документів, розробки уроків, презентації, планування, конспекти

У уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації входить комплекс державних стандартів, що встановлюють загальні вимоги до змісту і формам документів, що застосовуються на всіх рівнях управління (форми акта, ділового листа, доповідної записки).

Елементи змісту - це структурні частини основного тексту: звернення, мотивування, висновки.

У типовому формулярі закріплюються:

1) склад обов'язкових елементів оформлення документа;

2) логічна схема документа, т. Е. Таке взаємне розташування його частин, яке дає найбільші зручності в роботі з документом. Наприклад, наказ повинен містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії, заходів, які можуть бути необхідні для його виконання, і термінів виконання. Текст наказу повинен складатися з двох частин: констатуючій і розпорядчої. У констатуючій частині викладають цілі та завдання запропонованих дій і причини видання наказу. Розпорядча частина наказу повинна викладатися в наказовій формі та починатися словом «Наказую».

Кожен реквізит має чітко встановлений склад відомостей і місце їх розташування. Текстова частина організаційно-розпорядчого документа розташовується між реквізитами «заголовок до тексту» і «відмітка про контроль».

Резолюція на документі датується і підписується. Гриф затвердження складається з слова «Стверджую», гриф узгодження - «Погоджено». Він розташовується нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження.

Стандартизація форми значно спрощує роботу з текстовою документацією - її складання, оцінку, обробку, порушення вимог все ускладнює.

Ділова письмова мова - одна з форм спілкування, мовний засіб фіксації (документування) управлінської, ділової, службової інформації. Підсумок документування - створення документа. Формування офіційно-діловій письмовій мові обумовлено необхідністю документально закріплювати адміністративні і правові відносини.

За способом синтаксису мови, з вигляду її пунктуаційних і просторово-графічного оформлення виділяються наступні типи текстів:

1) традиційна, лінійна запис зв'язного мовлення;

2) трафарет - традиційна, лінійна запис, але з пробілами, які заповнюються змінною інформацією.

При цьому фактичні відомості можуть бути різними. Трафарет являє собою вид формалізованого тексту, де заздалегідь передбачаються і типова ситуація, в межах якої може бути використаний документ, і мовна форма, в якій ця ситуація відображається. Елементи оформлення бланка містять інформацію про тип документа, про сферу його використання.

У анкети і трафарету є подібності, але є і відмінності, перш за все синтаксис самого тексту.

Уніфікація зручна з технічної точки зору - комп'ютери отримують в наш час все більшого поширення, і уніфікація документів спрощує їх обробку і здешевлює використання ЕОМ.

Уніфікація текстів службових документів здійснюється на підставі ГОСТів та інших інструктивних матеріалів. Вони закріплюють: вимоги до змісту документа - обсягом, структурі; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка; вимоги до мови документів.

Стандартизація та уніфікація - обов'язкові властивості офіційно-діловій письмовій мові - в тій чи іншій мірі характеризують всі типи ділових паперів.

Все це передбачає однакове розміщення реквізитів на бланках документа, скорочення їх форматів, а також забезпечення порівнянності інформації у взаємозалежних документах і застосування трафаретних текстів.

Уніфікація мови службових документів полягає у формуванні системи стандартних мовних моделей. Наявність їх в ділового мовлення - наслідок регламентованості службових відносин, повторюваності управлінських ситуацій і тематичної обмеженості ділового мовлення.