Консультації облік витрат на поточні господарські потреби

Консультації. Облік витрат на поточні господарські потреби

Облік витрат на поточні господарські потреби

Дрібні закупівлі ТМЦ, здійснювані в міру необхідності, традиційно називаються витратами на госппотреби. Як правило, в рамках таких витрат купуються бланки обліку та звітності, канцелярське приладдя та витратні матеріали, будматеріали для дрібних ремонтів, товари побутової хімії і т. П.

Не можна лише накопичувати готівку в касі понад установлений ліміт. Понадлімітні суми, не використані за призначенням протягом установлених термінів, повинні бути повернуті в банк не пізніше наступного робочого дня банку. Інакше підприємству загрожують санкції відповідно до Указу Президента України від 12.06.95 р № 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" (далі - Указ № 436).

Придбання товарів для потреб підприємства може здійснюватися і не за рахунок підприємства безпосередньо, а працівниками за власні кошти з подальшим відшкодуванням понесених витрат підприємством. Такі відносини регулюються нормами цивільного, господарського та трудового законодавства.

Зокрема, згідно зі ст. +1159 і 1160 Цивільного кодексу України (далі - ЦК) особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після їх закінчення уявити особі, в майнових інтересах якої вчинено ці дії, звіт і передати йому все отримане. Така особа має право вимагати від того, в чиїх інтересах вчинені дії, відшкодування фактично зроблених витрат, якщо вони виправдані обставинами.

Закупівля підприємством ТМЦ у населення може здійснюватися як на самому підприємстві (тоді оплата проводиться з каси підприємства), так і через представників (в цьому випадку представнику видаються відповідні суми під звіт).

Придбання підприємством ТМЦ у роздрібній мережі

Придбання ТМЦ в роздріб - це, як правило, разові угоди, і спеціальний договір купівлі-продажу між сторонами зазвичай не складається. Проте первинні документи (касовий і / або товарний чек, податкова накладна, гарантійні документи і т. П.) Повинні бути оформлені належним чином.

Зокрема, чеки оформляються з дотриманням вимог Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг". Серед іншого цим Законом передбачено, що чеки, накладні або інші письмові документи, що засвідчують передачу права власності на товари від продавця до покупця, повинні видаватися покупцеві на його вимогу.

Звертаємо вашу увагу на те, що саме при таких дрібних закупівлі податкові накладні найчастіше замінюються іншими документами, службовцями підставою для нарахування податкового кредиту. Такими можуть бути товарні чеки, інші документи, що підтверджують прийом платіжним засобом постачальником, з визначенням загальної суми такого платежу, суми податку та ІПН постачальника, а також касові чеки, які відображають вартість поставлених товарів (послуг), загальну суму нарахованого податку (з визначенням фіскального номера , але не ІПН постачальника). Загальна сума товарів (послуг), підтверджених такими документами, не може перевищувати 200 грн в день без урахування ПДВ.

Основні бухгалтерські проводки при закупівлі матеріальних цінностей у роздрібній мережі:

- Дт 20 "Виробничі запаси", Дт 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", Дт 28 "Товари" і т. П Кт 301 "Каса в національній валюті" - оприбуткування придбаних в роздрібній мережі матеріальних цінностей на склад;

- Дт 644 "Податковий кредит" - Кт 301 "Каса в національній валюті" - відображення податкового кредиту з ПДВ по оприбуткуванню матеріальних цінностей на склад;

- Дт 20 "Виробничі запаси", Дт 22 "Мало-цінні та швидкозношувані предмети", Дт 28 "Товари" і т. П Кт 377 "Розрахунки з іншими дебіторами" - віднесення додаткових витрат (наприклад, вартості доставки товару) на первісну вартість придбаних ТМЦ;

- Дт 20 "Виробничі запаси", Дт 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", Дт 28 "Товари", Дт 377 "Розрахунки з іншими дебіторами" і т. П Кт 685 "Розрахунки з іншими кредиторами" - оприбуткування на склад матеріальних цінностей , придбаних працівником підприємства за свої кошти;

- Дт 685 "Розрахунки з іншими кредиторами" - Кт 301 "Каса в національній валюті" - компенсація працівникові вартості матеріальних цінностей, придбаних ним для підприємства.

Приклад 1. Придбання матеріальних цінностей в роздрібній мережі

У звітному періоді підприємством на господарські потреби були придбані витратні матеріали для адміністративно-господарської частини, всього на 1310 грн. З них товари на 675 грн (без урахування ПДВ) придбав начальник АГЧ за свої кошти (з наступною компенсацією). Решта доставлено на підприємство службою замовлень магазину. Плата за доставку - 60 грн.

Згідно з наказом про облікову політику вартість доставки замовлень включається до складу первісної вартості матеріальних цінностей.

Бухгалтерський і податковий облік - див. У таблиці 1.

Придбання підприємством ТМЦ у населення

Специфічним моментом придбання ТМЦ у громадян-непідприємців є оформлення документів на видачу готівки з каси підприємства.

Така видача проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписують керівник і головбух або інший спеціально уповноважений працівник. До видаткових ордерів можуть додаватися заяви на видачу готівки, розрахунки тощо. П. Якщо на таких додатках є дозвільний напис керівника підприємства, то на видаткових касових ордерах його підпис не обов'язкова.

При видачі готівки особам, які не перебувають в штаті підприємства, касир вимагає пред'явити паспорт або замінюючий його документ, записує його номер, а також ким і коли він виданий. Фізособа розписується у видатковому документі із зазначенням одержаної суми.

По відношенню до фізосіб, яким виплачують доходи, підприємство є податковим агентом, тобто зобов'язане нарахувати, утримати та перерахувати до бюджету податок з доходів фізичних осіб за ставкою 15% за його рахунок.

Справляння ПДФО відображається проводками:

- Дт 685 "Розрахунки з іншими кредиторами" або Дт 377 "Розрахунки з іншими дебіторами" - Кт 641 / ПДФО "Розрахунки за податками. Податок з доходів фізичних осіб "- нарахування ПДФО;

- Дт 641 / ПДФО "Розрахунки за податками. Податок з доходів фізичних осіб "- Кт 311" Поточні рахунки в національній валюті "- перерахування ПДФО до бюджету;

- Дт 685 "Розрахунки з іншими кредиторами" або Дт 377 "Розрахунки з іншими дебіторами" - Кт 301 "Каса в національній валюті" - облік виплат готівки фізособам (за вирахуванням ПДФО).

Приклад 2. Придбання матеріальних цінностей у населення

Підприємство придбало у звітному періоді у фізосіб (не підприємець) металеві віконні решітки вартістю 440 грн.

Бухгалтерський і податковий облік - див. У таблиці 2.

Придбання товарів через підзвітних осіб

Готівка видається працівникові під звіт на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства за видатковим касовим ордером.

При покупці матеріальних цінностей в магазині підзвітна особа отримує касовий чек і податкову накладну. Якщо оплата здійснюється через касу підприємства-продавця, то підзвітна особа отримує квитанцію до прибуткового касового ордеру і податкову накладну.

Закон про ПДФО та Указ № 436 передбачають досить суворі штрафні санкції за порушення термінів повернення готівки в касу (15% від неповерненої суми, додаткове оподаткування і т. Д.).

Якщо у працівника, що купив для підприємства матеріальні цінності, відсутні документи, що підтверджують зроблені витрати (касові квитанції, накладні на відпуск ТМЦ, товарні чеки, чеки касових апаратів і т. П.), Або якщо такі документи виписані нема на ім'я підприємства, а на самого працівника, то ці витрати не підлягають відшкодуванню. Підприємство може лише купити ці ТМЦ у свого працівника як у звичайного громадянина за договором купівлі-продажу.

Авансовий звіт і додатки до нього перевіряються бухгалтером і затверджуються керівником.

Бухоблік операцій за участю підзвітних осіб ведеться з використанням персональних субрахунків рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами", за дебетом якого відображаються суми, видані працівникам під звіт (на адміністративно-господарські витрати, відрядження), по кредиту - суми затверджених цільових витрат, а також здача в касу невитрачених коштів.

Дебетове сальдо персонального субрахунка вказує на наявність у даного працівника підзвітних сум, за якими він ще не розрахувався з підприємством, кредитове сальдо - на заборгованість підприємства перед працівником, який купив за свій рахунок матеріальні цінності, роботи (послуги) для підприємства.

Основні проводки, що відображають закупівлю матеріальних цінностей підзвітними особами:

- Дт 372 "Розрахунки з підзвітними особами" - Кт 30 "Каса" - отримання працівником підприємства готівки під звіт (або компенсацію перевитрати);

- Дт 20 "Виробничі запаси", Дт 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети", Дт 281 "Товари на складі" - Кт 372 "Розрахунки з підзвітними особами" - оприбуткування на склад матеріальних цінностей, придбаних підзвітною особою;

- Дт 23 "Виробництво" - Кт 372 "Розрахунки з підзвітними особами" - віднесення на витрати виробництва вартості придбаних (сплачених) підзвітною особою матеріальних цінностей, робіт (послуг);

- Дт 30 "Каса" - Кт 372 "Розрахунки з підзвітними особами" - повернення підзвітною особою невитрачених або незатверджених сум.

У разі неподання авансового звіту і неповернення грошей в касу бухгалтерія робить такі проводки:

- Дт 66 "Розрахунки за виплатами працівникам" - Кт 372 "Розрахунки з підзвітними особами" - стягнення заборгованості перед підприємством із зарплати підзвітної особи;

- Дт 443 "Прибуток, використаний у звітному періоді" - Кт 311 "Поточні рахунки в національній валюті" - сплата суб'єктом господарювання до бюджету штрафу за порушення порядку обігу готівкових грошових коштів;

- Дт 66 "Розрахунки за виплатами працівникам" - Кт 641 "Розрахунки за податками" і Дт 641 "Розрахунки за податками" - Кт 311 "Поточні рахунки в національній валюті" - стягнення із зарплати підзвітної особи штрафу за порушення правил повернення невитрачених (незатверджених) підзвітних сум.

Перевитрата коштів та / або несанкціоноване придбання ТМЦ або компенсуються підзвітній особі, або відносяться на його рахунок з поверненням йому придбаних ТМЦ та утриманням перевитрачених коштів з його зарплати.

Приклад 3. Придбання матеріальних цінностей підзвітними особами

За розпорядженням керівника підприємства були видані суми: працівникові архіву - 100 грн на придбання в мережі роздрібної торгівлі канцелярських товарів; працівнику ремонтної майстерні - 150 грн на придбання змінних пристосувань для електроінструментів.

Перший працівник придбав: папір для принтера на 54 грн (з ПДВ) і три банки будівельної фарби загальною вартістю 72 грн (з ПДВ). До бухгалтерії були представлені товарні та касові чеки і податкові накладні.

Другий працівник придбав: комплект полотен для електролобзика вартістю 18 грн (з ПДВ), набір ріжучих кіл і насадок для "болгарки" на суму 192 грн (з ПДВ) і електричний шуруповерт вартістю 330 грн (з ПДВ). До бухгалтерії були представлені товарні та касові чеки і податкові накладні.

Підзвітні особи пред'явили придбані матеріальні цінності і представили в термін авансові звіти.

Керівник затвердив витрати першого працівника на купівлю паперу, а також на несанкціоноване придбання 1 банки будівельної фарби. Придбання ще двох банок фарби було визнано недоцільним. За авансовим звітом другого працівника всі витрати були затверджені, хоча зроблено попередження за значний перевитрата при покупці ріжучих кіл і насадок для "болгарки", а також несанкціоноване придбання електричного шуруповерта.

Перший працівник здав в касу невитрачену (яка не затверджена керівником) частину отриманої суми. Другому працівникові бухгалтерія виплатила перевитрата.

Бухгалтерський і податковий облік - див. У таблиці 3.

Штрафні санкції за порушення правил витрачання готівки

Застосування санкцій за порушення правил використання готівки здійснюється на підставі Положення про касові операції, Закону про ПДФО та Указу № 436.

Як вже було сказано, Положення про касові операції дозволяє підприємству (підприємцю) проводити готівкові розрахунки з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня в сумі не більше 10 тис. Грн. Сума перевищення розрахунково додається до фактичних залишків готівки в касі на кінець дня платника з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси. А перевищення встановленого ліміту тягне штраф з підприємства в двократному розмірі перевищення за кожен день. *

Що стосується невчасного повернення залишку підзвітних сум і подання авансового звіту, то відповідно до п / п. 9.10.3 Закону про ПДФО:

- якщо підзвітна особа повертає таку суму пізніше триденного терміну, але не пізніше кінця звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то воно сплачує штраф у розмірі 15% від суми неповернених коштів;

- якщо підзвітна особа не повертає суму надміру витрачених (невитрачених) коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін, то така сума підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 15% і штрафом 15%. У разі повернення в майбутніх податкових періодах зазначеної суми або стягнення її з працівника за рішенням суду перерахунок ПДФО не проводиться і сума штрафу не відшкодовується.

Страждає в даному випадку і підприємство: згідно з Указом № 436 перевищення підзвітними особами термінів повернення в касу невикористаної готівки або видача підзвітних сум особам, повністю не відзвітували за колишні суми, тягнуть штрафні санкції для підприємства в розмірі 25% від виданих сум.

* Зауважимо, що підприємці можуть без проблем сплачувати іншим підприємцям або підприємствам і більші суми готівки, оскільки у підприємців відсутній ліміт каси.

Іван Ешко,
економіст-аналітик тижневика "Фортекс"