Microsoft office 365 - - -

Розбираю порядок автоматизації сайтів SharePoint для потреб навчального закладу за допомогою SharePoint Designer (входить до складу програмного забезпечення для користувачів Office 365) на простих прикладах.

Що ви будете знати і вміти після прочитання цієї статті?

• Що таке робочий процес сайту SharePoint?
• Як використовувати можливості SharePoint Designer для створення робочих процесів?

Робочі процеси Windows Workflow - це структурована колекція "дій" робочого процесу, кожне з яких представляє функціональний компонент бізнес-процесу.

Більшість навчальних закладів мають процеси, які пов'язані з певними кроками або етапами, в ході яких і виконується певний обсяг робіт. Кожен етап може мати свою власну логіку реалізації і пов'язаний з виконанням інших етапів. Ці етапи і дії, що виконуються в ході виконання роботи, і утворюють робочий процес. Розглянемо стандартні блоки робочого процесу SharePoint Designer, що застосовуються в сценаріях.

Подія починає або запускає робочий процес. Одним з можливих подій є зміна в джерелі даних (наприклад, створення нового елемента або зміна існуючого в бібліотеці). Крім того, подія може бути ініційовано користувачем - учасником робочого процесу.

Умови визначають, коли саме робочий процес запускається або виконує ту чи іншу дію. Оскільки робочі процеси пов'язані з джерелами даних, в умовах визначаються зміни в цих джерелах, при виникненні яких запускаються відповідні процеси. Як правило, умови починаються з виразу "якщо значення поля одно певному значенню". Одна умова може бути пов'язано з декількома діями; точно так же з однією дією може бути пов'язано кілька умов. Правила пов'язують умови з одним або декількома діями, які виконуються в ситуації, коли умова виявляється істинно.

Дії - це основні робочі елементи робочого процесу. При створенні процесу визначається необхідна послідовність дій, яка потім задається в конструкторі робочих процесів. Дії можуть виконуватися послідовно або одночасно (паралельно). Робочий процес може містити будь-яку кількість дій

Робочі процеси складаються з одного або декількох кроків і вкладених кроків. Кроки дозволяють групувати умови і дії, щоб один набір правил можна було перевірити і виконати перед другим. Кожен крок може містити будь-яку кількість умов і дій. Робочі процеси можна створювати як послідовності дій в рамках кроків і вкладених кроків. Правила в одному кроці обробляються для отримання результату до переходу до наступного кроку, тому рекомендується об'єднувати в одному кроці все правила, необхідні для виконання певних дій.

Сценарій 1. Проста автоматизація бібліотеки документів сайту SharePoint: напрямок повідомлення викладачеві після розміщення курсової роботи в бібліотеці.

Розберемо приклад найпростішої автоматизації бібліотеки документів «Навчальний сайт». Наприклад, нам треба створити спеціалізовану бібліотеку документів для збору і зберігання студентських курсових робіт перед перевіркою викладачем (тьютором).

1. Створимо на «Навчальний сайт» бібліотеку документів «Для перевірки курсових робіт».
2. За допомогою SharePoint Designer (як встановити розібрано в статті «Microsoft Office 365 в освіті.« Сайти »SharePoint і SharePoint Designer») створимо простий робочий процес, щоб при додаванні файлу курсової роботи в бібліотеку, викладач (тьютор) отримував повідомлення електронної пошти з пропозицією про перевірці нової курсової роботи.
3. Створимо робочий процес «Надіслати курсову роботу на перевірку», для цього за допомогою текстового або візуального конструктора побудуємо наступну послідовність дій:
   1. якщо в імені файлу (поле «Ім'я») містяться слова «Курсова робота» (в вихідному завданні на виконання курсової роботи має бути обов'язкове роз'яснення про правило іменування файлу перед розміщенням в бібліотеку сайту), то
   2. відправити конкретному викладачеві (тьютору) електронного листа в Outlook Office 365 із заданою темою листа і короткими поясненнями в відповідно до змісту повідомлення.
4. Послідовність дій представлена ​​на малюнку нижче:

Сценарій 2. Автоматизація бібліотеки документів. Доповнюємо сценарій 1 можливістю отримання повідомлення студентом після перевірки курсової роботи.

Очевидно, що після перевірки курсової роботи викладачем студент повинен отримати повідомлення. Доповнимо сценарій 1:

1. Встановимо правило, що після перевірки курсової роботи викладач обов'язково повинен перейменувати файл: додати в імені файлу слово «Перевірено».
2. В такому випадку можна створити додаткову умову, що якщо є слово «Перевірено», то творцеві файлу (метадані файлу повинні містити обов'язково ім'я творця!) Буде направлено стандартне повідомлення, а в бібліотеці документів «Для перевірки курсових робіт» доцільно в поданні показати поля « Ким змінено »і« Ким створено ».
3. Щоб студент отримав повідомлення, необхідно в параметрах запуску робочого процесу відзначити опцію «Автоматично запускати робочий процес при зміні елемента». У цьому випадку не треба буде запускати робочий процес вручну.

Всі правила роботи з файлами в бібліотеці повинні бути описані в інструкції бібліотеки, де чітко повинні бути вказані правила іменування файлів в бібліотеці і зазначена необхідність додавання і редагування метаданих перед розміщенням файлу в бібліотеці.