Microsoft excel 2018

Підсумкові звіти і діаграми Функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ

Структуровані дані повинні бути представлені в форматі списку, в якому перший рядок кожного стовпця містить підпис, інші рядки - однотипні дані; порожні рядки або стовпці в списку відсутні.

Мал. 8.8. Фрагмент вікна зі структурованими даними

Якщо структуруються стовпці, а не рядки, переконайтеся, що лист має заголовки в першому стовпці, і що є підсумкові стовпці ліворуч або праворуч від стовпців відомостей.

Якщо підсумкові рядки розташовані над рядками даних або підсумкові стовпці розташовані зліва від стовпців даних, можна змінити параметри розташування. Для цього необхідно дати команду меню Дані => Група і структура => Налаштування і зняти прапорець підсумок рядків під даними. прапорець підсумками шпальтах праворуч від даних або обидва ці прапорця.

Автоматичне створення структури

Якщо дані на аркуші узагальнені формулами, які використовують функції, наприклад СУМА, Microsoft Excel дозволяє автоматично структурувати дані. Підсумкові дані повинні розташовуватися поруч з докладними даними.

Для створення автоматичної структури потрібно виділити діапазон комірок, для яких необхідно створити структуру (для структурування листа цілком вказати будь-яку клітинку) і дати команду меню Дані => Група і структура => Створення структури. При вставці автоматичних проміжних підсумків в список, поданий у вигляді рядків, Microsoft Excel автоматично структурує лист, даючи можливість відобразити рівно стільки докладної інформації, скільки необхідно.

Створення структури вручну

Якщо дані не організовані так, що Microsoft Excel може створити структуру автоматично, структура може бути створена вручну. Наприклад, потрібно вручну створити структури даних, якщо рядки або стовпці з підсумковими даними містять не формули, а значення або описовий текст.

Для створення структури листа вручну, необхідно виділити рядки або стовпці, які потрібно об'єднати в одну групу, і дати команду меню Дані => Групи і структура => Групувати (ріс.8.9). Після цього поруч з детальними даними Одяг з'явитися символ структури. Продовжувати виділення і угруповання рядків або стовпців відомостей і виконання команди Групувати потрібно до тих пір, поки не будуть створені всі необхідні рівні структури.

Мал. 8.9. Фрагмент вікна для створення групи Одяг

Автоматичні стилі можна застосувати безпосередньо при структуруванні або після нього. Для структурованих рядків Microsoft Excel використовує такі стилі, як «Уровеньстрока_1» і «Уровеньстрока_2». Для структурованих стовпців Microsoft Excel використовує такі стилі як «Уровеньстолб_1» і «Уровеньстолб_2». Стилі використовують, курсивне і інше форматування тексту, щоб полегшити розрізнення підсумкових рядків в даних.

Можна змінювати способи форматування, визначені кожному із стилів, що дозволяє застосовувати різні стилі оформлення тексту і осередки для настройки зовнішнього вигляду структури. Також можна використовувати автоформат для форматування структурованих даних.

Якщо потрібно задати стилі структури для автоматичного застосування до нової структури, потрібно дати команду меню Дані => Група і структура => Налаштування і встановити прапорець Автоматичні стилі. Якщо при створенні структури не потрібно застосовувати автоматичні стилі, їх можна застосувати після створення структури. Для цього необхідно виділити дані, до яких застосовуються стилі, дати команду меню Дані => Група і структура => Налаштування в діалоговому вікні Налаштування (рис. 8.10) встановити прапорець Автоматичні стилі і натиснути кнопку Застосувати стилі. Кнопка Створити у цьому діалоговому вікні створює структуру листа. В результаті до підсумкових рядках буде застосовано форматування (ріс.8.11)

Ріс.8.10. Застосування стилів до структури

Мал. 8.11. Результат застосування автоматичних стилів до структури

При видаленні структури ніякі дані не видаляються. Для виконання видалення структури на потрібному аркуші необхідно дати команду меню Дані => Група і структура => Видалити структуру. Якщо рядки або стовпці все одно залишаться прихованими, то можна просто відобразити приховані рядки або стовпці засобами Excel (виділити видимі заголовки і дати команду меню Формат => Рядок або Стовпець => Показати).

Виділені елементи структури також можна розгрупувати без видалення всієї структури. Для цього, утримуючи SHIFT клацнути кнопку або групи, а потім дати команду меню Дані => Група і структура => Розгрупувати. На рис. 8.12 і 8.13 наведено приклад видалення структури для групи Іванова.

Мал. 8.12. Виділення елемента структури Іванова і вибір команди для розгрупування

Мал. 8.13. Вид вікна при Розгрупувати групі Іванова

Щоб приховати структуру, не видаляючи її, необхідно відобразити всі дані, натиснувши кнопку з найбільшим числом в області структури, і зняти прапорець Символи структури вкладки Вид діалогового вікна Параметри (меню Сервіс).

Підсумкові звіти і діаграми Функція ПРОМЕЖУТОЧНИЕ.ІТОГІ