Логіка та емоції
У чому ж справа? Може бути, невдало підібрано колірне рішення? Потрібно більше картинок? Погано написаний текст? Навряд чи. Справа в тому, що більшість виступаючих використовують презентацію не за призначенням, і не розуміють, для чого насправді призначений цей інструмент.
Зараз вУкаіни культура створення і використання презентацій знаходиться в зародковому стані. Мода на використання PowerPoint-презентацій з'явилася у нас трохи більше 10 років тому і тепер майже в кожній великій організації в кімнаті для нарад з'явився мульти-медіа проектор.
Намагаючись боротися з цією тенденцією, досвідчені виступаючі починають використовувати картинки всюди, де це можливо, і анімацію за все, що анімується. Набили оскому «офісні» кліпарти ситуацію не розряджають. А коли кожна з 20 рядків тексту на кожному слайді послідовно «виїжджає» - аудиторія остаточно втрачає терпіння.
Загалом, картина сумна, і знайома вона всім регулярно присутнім на презентаціях.
Чому так виходить?
Причина такого стану речей стає очевидна, якщо запитати типового виступаючого, для чого він використовує презентацію. Після деяких роздумів зазвичай видається один з популярних відповідей: «Щоб не збиватися і розповісти про все, що заплановано».
За такою логікою, в презентацію вноситься текст виступу цілком. У кращому випадку він трохи скорочується і перетворюється в маркований список. Природно, щоб все влізло, потрібно використовувати дрібний шрифт.
Ще один типовий відповідь - «щоб урізноманітнити виступ». Відповідно, в презентацію вноситься якомога більше візуальних ефектів. У слайд, крутись, влітають написи; слацди змінюються зірками та смугами. На кожному слайді наліплені кліпарти, фотографії, малюнки, іноді взагалі не мають відношення до теми. У деяких недосвідчених слухачів це може викликати щирий інтерес: розглядати фотографії дійсно цікавіше, ніж вникати в сенс виступу. У решти - тільки роздратування.
Деякі доповідачі чесно зізнаються: «Тому що всі використовують і сказали, що мені теж треба». Це не найгірший варіант з перерахованих - він призводить приблизно до такого ж результату, але підкуповує прямотою і чесністю.
Для чого насправді призначена PowerPoint-презентація?
Це найважливіше питання, з якого починається створення хороших презентацій - таких, що дійсно допомагають оратору. Ось чотири причини для того, щоб використовувати презентацію при виступі.
1. Визначати ключові моменти виступу і взаємозв'язку між ними
Напевно ви можете згадати ситуацію, коли:
- щоб щось наочніше пояснити співрозмовнику, ви брали аркуш паперу, писали кілька слів, обводили їх кружками, ставили між ними стрілочки;
- слухаючи щось важливе, записували окремі слова і фрази, щоб точніше зрозуміти суть, сформулювати додаткові питання. прийняти рішення;
- аналізуючи інформацію, ви виписували з книг або статей ключові думки, щоб вловити важливі взаємозв'язки;
- знаючи, що вся інформація є в раздаточном матеріалі або літературі, ви все-таки конспектували лекцію або семінар.
Це і є «опорні пункти». Вони потрібні, щоб не тільки чути і запам'ятовувати почуте, а й мати можливість оглядати всі ключові думки разом.
В усному мовленні, щоб пояснити ідею з кількох логічних елементів, потрібно представити їх послідовно. Наприклад, ряд аргументів може бути перерахований з використанням оборотів «по-перше», «по-друге» і т.д. Слухачеві, щоб зрозуміти ідею, потрібно утримати в пам'яті всі логічні елементи і осмислити їх взаємозв'язку.
Якщо позначити ці елементи на слайді - слухач може оглядати їх практично миттєво. І протягом двох-трьох хвилин, коли ведучий розкриває кожен пункт або наводить приклади, слухачеві не потрібно утримувати в пам'яті все вже розкриті пункти: вони перед очима. Природно, правильне використання тезисной структури дозволяє краще сприймати і запам'ятовувати інформацію.
2. Орієнтувати в структурі і логіці виступу
Тому що абсолютно незрозуміло, навіщо розповідаються всі ці відомості, як вони логічно пов'язані з темою виступу, які питання будуть розглядатися далі і коли ж нарешті мова піде про можливості для інвестицій в цю фабрику - саме нова технологія макароноделія з канадської пшениці може забезпечити нечувану для макаронного бізнесу рентабельність.
Так ось, хороша презентація допомагає оратору показувати загальну логіку викладу, зв'язок розділів між собою, співвідношення окремих тем.
На жаль, за оцінками фахівців нашої компанії, грамотна візуалізація структури зустрічається менш ніж в 1% презентацій вУкаіни. А коли структура виступу непрозора для аудиторії, то мова оратора може сприйматися як виклад безлічі незв'язаних між собою відомостей, а презентація - як «нескінченна» низка слайдів.
3. Зрозуміло представляти процеси і взаємозв'язки
Уявіть, що вчитель по геометрії пояснює новий матеріал без використання дошки та крейди - просто словами. Або згадайте, коли, розповідаючи щось ви вигукували: «Ну як би це пояснити ...» - і починали «малювати» руками в повітрі, показувати «на пальцях».
Презентації незамінні, коли під час виступу потрібно показати те, що словами пояснити дуже складно: карти, схеми, таблиці, діаграми, креслення, зразки дизайну та інші суто візуальні речі. Наприклад, щоб пояснити пристрій соковижималки, зручніше використовувати маркери і фліпчат, ніж просто слова. Навряд чи потрібно переписувати на дошку технічний паспорт виробу. Найефективнішим буде малюнок соковижималки з невеликими підписами. Приблизно так само, тільки швидше, точніше і естетичніше, можна подавати інформацію і за допомогою PowerPoint-презентації.
4. Емоційно впливати за допомогою образів
Загальне оформлення презентації задає тон виступу. Наприклад, іноді на серйозних заходах можна побачити презентації з «веселеньким» дизайном і поганий версткою. Це виробляє приблизно таке ж враження, як якщо співрозмовник дасть вам пом'ятий, брудний візитку, надруковану на пакувальному картоні з кліпартом Microsoft Office замість логотипу компанії.
Фотографії дозволяють на порядок посилити вплив слів і аргументів.
Елементи дизайну дозволяють надати індивідуальний стиль і полегшити сприйняття інформації для слухачів.
Важливо пам'ятати, що презентація використовується як один з інструментів для виступу, а не виступ проводиться для демонстрації презентації. Тому сильні емоційні образи повинні використовуватися обдумано, щоб розставляти окремі акценти, надавати вагомість ключовим аргументів.
Використання небезпечного інструменту вимагає знань певних знань і умінь. І перше, що потрібно знати, - для чого інструмент можна використовувати, а для чого не можна.