Кошторис на представницькі витрати - зразок

Для чого потрібна кошторис представницьких витрат?

До представницьких відносяться витрати фірми, які пов'язані (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• з організацією офіційних ділових заходів;
• з транспортними, буфетними послугами, які замовлені в рамках відповідних заходів;
• з оплатою послуг перекладача, якщо його допомога залучалася в рамках офіційних заходів.

У розмірі, що не перевищує 4% від витрат на оплату праці в тому ж звітному періоді (їх перелік наведено в ст. 255 НК РФ), представницькі витрати можуть бути використані в зменшення оподатковуваної бази підприємства.

• видання наказу директора про проведення офіційного заходу, в рамках якого вчинено витрати;
• складання кошторису представницьких витрат;
• складання звіту про представницькі витрати;
• доповнення зазначених джерел первинними документами.

Проте багато компаній вважають за краще, формуючи комплект документів на підтвердження представницьких витрат, орієнтуватися все ж на більш ранній перелік, рекомендований Мінфіном. Це часто обумовлено не тільки бажанням убезпечити себе від можливих претензій контролерів, а й внутрішньокорпоративними стандартами фінансової звітності, що дозволяють здійснювати дієвий контроль над представницькими витратами у своїй організації.

У багатьох випадках одним з ключових документів, що підтверджують представницькі витрати, вважається кошторис - як джерело, що дозволяє послідовно деталізувати витрати.

Вивчимо, що може являти собою дана кошторис.

Що являє собою кошторис на представницькі витрати?

Законодавець не затвердив і не рекомендував форм відповідного кошторису. Тому фірма повинна розробляти даний документ самостійно.

Поширена складання кошторису на представницькі витрати в структурі, яка передбачає включення в документ:

• графи, що засвідчує факт затвердження кошторису керівником фірми;
• відомостей про дату складання документа, дату і місце проведення офіційного заходу;
• найменування документа;
• відомостей про заплановане кількості учасників офіційного заходу, що мають той чи інший статус (співробітників фірми, позаштатних запрошених осіб);
• переліку статей витрат із зазначенням відповідних їм сум за планом;
• інформації про загальну суму передбачуваних витрат;
• відомостей про укладача кошторису, головного бухгалтера фірми, їх підписів, печатки організації (якщо вона використовується).

Вивчимо докладніше специфіку складання зазначених розділів кошторису.

Складання кошторису: твердження документа і відображення відомостей про нього

В сучасних фірмах поширений підхід, за яким кошторису, як і багато інших локальні нормативні акти, завіряються за допомогою проставлення в них графи «Стверджую» - із зазначенням посади, П. І. Б. та проставленням підпису особи, яка, таким чином, стверджує документ . Як правило, це керівник фірми.

Вказується також найменування організації відповідно до установчих документів. Якщо фірма використовує у внутрішньому документообіг друк, її слід проставити в розглянутій графі документа.

У числі найважливіших відомостей про кошторис, які повинні бути вказані в ній:

• найменування документа (наприклад, «Кошторис представницьких витрат»);
• дата складання документа (може бути проставлена ​​і в області графи «Стверджую»).

Складання кошторису: кількість учасників

Учасники офіційного заходу найчастіше бувають представлені:

• співробітниками фірми, яка організовує захід;
• особами, що не входять в штат фірми.

Деякі компанії також виділяють серед учасників заходу тих співробітників, які фактично є гостями (і не беруть участь в його підготовці), і тих, хто безпосередньо організовує захід.

Складання кошторису: відображаємо витрати

Наступний розділ кошторису - той, в якому відбивається перелік передбачуваних представницьких витрат. Зазвичай він представлений таблицею з 3 стовпців.

У 1-му стовпці відображається порядковий номер статті витрат. У 2-му - назва статті. У 3-му - сума.

В окремому рядку таблиці може відображатися підсумкова сума витрат на фінансування офіційного заходу.

Можна відзначити, що багато фірм вважають за краще вказувати суми витрат не передбачені, а граничні - тобто, фіксуючи, по суті, ліміти витрат.

Складання кошторису: запевняємо документ

Незважаючи на те що кошторис, як ми зазначили вище, може завірятися керівником фірми за допомогою графи «Стверджую», рекомендується також додатково засвідчувати відомості, що відображаються в документі, підписами:

• головного бухгалтера;
• особи, відповідальної за складання кошторису.

Також вказуються їх П.І.Б. та посади.

Кошторис на представницькі витрати може бути як самостійним локальним нормативним актом, так і частиною іншого акта - наприклад, внутрішньокорпоративного положення про представницькі витрати. У другому випадку вона повинна буде складатися за формою, яка затверджена в якості додатку до відповідного положення.

Вивчимо даний аспект використання кошторису докладніше.

Кошторис як частина положення по представницьких витрат: нюанси

У фірмах, які регулярно організовують представницькі заходи, підтвердження витрат в рамках даних заходів може здійснюватися з використанням особливого локального нормативного акта - положення по представницьких витрат.

Даний локальний норматив дозволяє регламентувати порядок використання документів податкового та бухгалтерського обліку за витратами в рамках відповідних заходів. Маючи це положення, компанія може істотно спростити роботу фінансовим і іншим внутрішньокорпоративних службам, які займаються питаннями, пов'язаними з урахуванням витрат по офіційних заходів. Умовно кажучи, навіть новий, недосвідчений співробітник, використовуючи аналізованих становище, зможе правильно сформувати комплект необхідних документів на підтвердження витрат на проведення представницьких заходів.

У такому положенні може бути обумовлено, що співробітники, відповідальні за облік витрат по офіційних заходів, зобов'язуються своєчасно оформляти документи для підтвердження даних витрат за переліком, який приводиться тут же. Форми (зразки) для документів, в числі яких і кошторис витрат, поміщаються в додатках до положення.

Завантажити зразок кошторису на представницькі витрати ви можете на нашому сайті.

Фірма, яка організовує з тим або іншим ступенем періодичності різні офіційні заходи і несуча витрати, що виникають у зв'язку з проведенням даних заходів, може використовувати відповідні витрати в зменшення податкової бази - в межах, встановлених НК Україна (4% від витрат з оплати праці). Для цього представницькі витрати повинні бути документально підтверджені. З цією метою може використовуватися кошторис.