Копія трудової книжки завірена роботодавцем

Нерідко (наприклад, при подачі заявки на іпотечний кредит) співробітникам потрібно копія трудової книжки, завірена роботодавцем, зразок правильного оформлення якої буде розглянуто в нашій статті. Завірена копія також необхідна при оформленні субсидій, закордонного паспорта і в інших випадках. Неправильно завірений документ може стати причиною витраченого марно часу і нервів, тому існують правила запевнення трудової і тільки обмежене коло співробітників організації можуть завіряти документ.

Правила посвідчення копії трудової книжки

У трудову книжку вносяться відомості про дати працевлаштування із зазначенням посади, про особливі нагородження та заохочення, про переведення на іншу посаду, а також про дату і причину звільнення. Згідно із законодавством, оригінал цього документа повинен зберігатися у роботодавця протягом усього періоду роботи співробітника. Саме тому при необхідності надання відомостей про трудової зайнятості або про стаж роботи, співробітник може отримати тільки копію. Однак просто скопіювати документ буде недостатньо, його обов'язково потрібно завірити. Інакше він не має ніякої законної сили.

Правила посвідчення копії трудової книжки передбачають здійснення цієї процедури на поточному місці роботи у відділі кадрової служби підприємства. Зробити це також може як начальник відділу, так і інший фахівець відділу кадрів. У деяких організаціях, де не передбачено наявність відділу кадрів, цей обов'язок покладено на бухгалтера. Також запевнити трудову може керівник організації.

Як правильно завірити копію трудової книжки

Схема копії трудової книжки завірена роботодавцем зразок

Розглянемо, як правильно завірити копію трудової книжки та зразок заповнення. Насамперед необхідно скопіювати всі сторінки, починаючи з титульної. Копії не знімають з тих листів, де відсутні записи. Також необхідно, щоб продубльовані листи були належної якості з Новомосковскемим текстом. Масштаб повинен відповідати розміру документа-оригіналу.

Наступним етапом буде безпосередньо засвідчення. Згідно з правилами, засвідчення трудової книжки полягає в проставленні на заключному аркуші такі ключові слова:

копія вірна;
продовжує працювати по теперішній час;
посаду уповноваженого працівника;
підпис уповноваженого працівника;
розшифровка підпису;
дата завірення.

Крім цього, необхідно проставити відбиток печатки організації на всіх аркушах. Правильно проставлена печатка повинна одночасно захоплювати частину скопійованого тексту і підпис завіряє особи. В іншому випадку, якщо друк буде стояти на «порожньому» місці аркуша, не захоплюючи записи, документ може бути визнаний недійсним.

Також необхідно на всіх аркушах вказати:

копія вірна;
підпис завіряє співробітника;
розшифрування підпису;
посаду котрий запевняє співробітника;
дату засвідчення.

Розглянемо, як засвідчується копія трудової книжки, щоб не проставляти записи на всіх аркушах. Для цього потрібно скопіювати всі листи, після чого зшити їх всі разом і пронумерувати. Нитка виводиться на останній лист і проклеюється за допомогою невеликого паперового бланка. На цьому бланку проставляється кількість прошитих аркушів, підпис і розшифровка підпису посвідчує співробітника. Також необхідно проставити печатку, вона повинна захоплювати одночасно частина бланка з підписом (саму підпис) і останній лист документа, до якого приклеєний бланк.

При цьому оригінал можна як скопіювати, так і набрати на комп'ютері і роздрукувати. Такий варіант також прийнятний, особливо коли в оригіналі містяться записи, зроблені нерозбірливим почерком. Нерозбірливий дублікат, навіть якщо вона оформлена правильно, можуть не прийняти за місцем вимоги. Тому набраний на комп'ютері і грамотно завірений документ, незважаючи на трудомісткість, може стати виходом з подібної ситуації.

Заява на видачу копії трудової книжки

Зразок заяви на видачу копії трудової книжки

У багатьох організаціях (особливо це стосується невеликих підприємств) для отримання копії досить звернутися в кадрову службу або до керівника в усній формі. Для великих підприємств з великою чисельністю працівників потрібно скласти на ім'я директора компанії або начальника кадрової служби заяву на видачу копії трудової книжки. Зразок заповнення заяви може надати фахівець відділу кадрів.

У тексті заяви потрібно позначити прохання про видачу. Крім цього, додатково вказується причина, у зв'язку з якою працівнику необхідний даний документ. Після здачі заяви працівником, складається наказ. Темою наказу є засвідчення і видача працівникові його завіреної трудової книжки.

Відповідальність за видачу необхідного документа покладається на співробітника відділу кадрів або на бухгалтера. Згідно зі статтею 62 ТК РФ, за наявності письмової заяви, в обов'язки роботодавця входить видача на безоплатній основі необхідних копій документів, пов'язаних з трудовою діяльністю, не пізніше трьох днів з дати подання запиту.

Як завірити копію виписки

У деяких випадках вимагається надання виписки з трудової книжки. Коли потрібно надати дані, що стосуються тільки окремих записів або періодів. В такому випадку необхідно скопіювати перший титульний лист з особистими даними і ті листи, де знаходяться потрібні записи.

Завіряється виписка так само, як і повна копія: проставляється печатка, підпис відповідальної особи, ініціали та прізвище, посада та дата засвідчення.

Для отримання виписки потрібно звернутися до відділу кадрів або до іншого уповноваженій особі (бухгалтеру, керівнику організації) з усним зверненням або письмовою заявою на ім'я голови підприємства або начальника відділу кадрів.

Скільки дійсна копія трудової книжки

Копія, завірена на підприємстві, вважається дійсною протягом календарного місяця. У тому випадку, якщо за цей місяць в оригінал були внесені будь-які записи, вона вважається недійсною.

При цьому, якщо бланк завірений нотаріально, він залишається дійсним до того часу, поки в оригінал документа не будуть внесені нові записи.

Важливим є той факт, що на всіх сторінках повинні стояти оригінальні печатки та підпису. Тобто скопійована друк або підпис автоматично робить документ недійсним.

Іноді трапляється, що дублікат потрібно людині, який ніде не працює в даний період, зокрема, це відноситься до пенсіонерам. Щоб запевнити книжку, в даному випадку можна зробити копію з усіх листів оригіналу і звернутися в кадрову службу за останнім місцем роботи. Фахівці кадрової служби (або бухгалтер або керівник) зможуть здійснити процедуру засвідчення відповідно до законодавства.

Також можна завірити копію нотаріально. При наявності оригіналу на руках, можна скопіювати його і звернутися для завірення до нотаріуса. Для цього буде потрібно документ, що засвідчує особу, наприклад, паспорт. Виконати дану процедуру може і третя особа за дорученням.

Як правильно зробити копію трудової книжки слід знати не тільки відповідальним особам, а й працівнику, якому вона потрібна. Це дозволить уникнути витраченого даремно часу, тоді не потрібно буде повторно робити копію і завіряти її.