Контроль роботи персоналу
Контроль співробітників - спірне питання. Одні власники впевнені, що всім працівникам необхідний жорсткий щохвилинний контроль, інші вибирають золоту середину, вважаючи за краще довіряти, але перевіряти, треті і зовсім вважають, що в компанії з правильно підібраним персоналом і чітко поставленими завданнями ніякий контроль не потрібен. Яку методику виберете ви?
Контроль на виробництві та в офісі
Максим Сперанський, заступник директора, «Синтекс-2»:
- На виробництві у нас стоїть СКУД (система контролю і управління доступом). В офісі - сервіс «Дисципліна». Він фіксує, чим займаються співробітники протягом робочого дня.
Ми зрозуміли, що потрібно контролювати не тільки результат, але і процес, коли впровадили на виробництві методологію лин. Ми відразу побачили, скільки сплаченого часу йшло даремно. Фахівці могли по годині витрачати на завдання, які вирішуються за 15 хвилин - щоб їм зарахували довший робочий день. Вони при цьому досягали результату, але не найефективнішим способом. Коли ми почали контролювати час, ця практика припинилася.
Тоді ми вирішили спробувати цей підхід в офісі. І він виявився успішним. Співробітники стали менше часу грати в ігри і сидіти в соцмережах, стали більш ефективно планувати час. Я не стежу за даними постійно, але всі знають, що така можливість у мене є. Це дисциплінує.
Контроль результату або робочого процесу?
Олексій Поспех, директор, ICONIC:
- У нашій IT-компанії ми максимально намагаємося будувати культуру, засновану на довірі і лідерство, а не на вказівках і контролі. Навіть в наших трудових договорах у всіх співробітників вказано ненормований робочий день, щоб уникнути незручних ситуацій.
8-годинний робочий день - абсолютний рудимент минулого, коли займалися монотонною працею і працювали на виробничий результат. Як тільки мова заходить про творчі або складних технологічних процесах, то планувати, скільки часу займе та чи інша задача, стає практично неможливо.
Але як тільки ми переходимо до контролю над результатом, ми завжди повинні пам'ятати про різні управлінських прийомах для різних типів людей. Одні ефективно працюють в стислі терміни, інші - без будь-якого контролю з боку начальника, треті - тільки в умовах великого тиску. Це вже завдання власника бізнесу - розставити на кожній позиції потрібних людей.
Коли в команді є розуміння власної значущості, важливості власного процесу і результату праці, коли кожна людина розуміє, що дохід компанії безпосередньо залежить від нього самого - то всі питання про контроль відпадають самі собою.
Дмитро Ізосімов, керівник проекту TimeInformer:
- Мені знайома позиція деяких керівників, які стверджують, що неважливо, як співробітники використовують робочий час, а важливий тільки результат їх праці. Дійсно, є фахівці, чию роботу можна оцінити в основному за підсумками якогось періоду, наприклад, sales-менеджери повинні виконувати конкретний план за місяць. Але є процесні фахівці, чий результат праці не так очевидний, наприклад, бухгалтери. В такому випадку необхідний контроль робочого часу. Проілюструю це на прикладі наших клієнтів.
У компанії, що займається продажем сантехнічного обладнання, завідуюча складом відвантаження товарів скаржилася на зростаючий обсяг робіт, тому попросила керівництво найняти собі помічницю. Якраз в цей час в компанії тестували систему контролю робочого часу, вона показала, що щодня приблизно 4-5 годин у цій співробітниці йшло на комп'ютерні ігри. Керівництво прийняло рішення все ж найняти іншу людину. На той час про моніторинг робочого часу оповістили всіх співробітників. Однак ні поява помічника, ні факт контролю не змінили на краще ситуацію із завідуючою складом. Незабаром компанія розлучилася зі співробітницею.
Чого точно слід уникати, так це маніакального бажання відстежити кожен крок своїх співробітників і прагнення вичавити з них все соки. Такий стиль управління точно не підвищить продуктивність персоналу.
Правильна мотивація співробітників краще контролю
Володимир Левін, засновник хмарного сервісу віддаленого адміністрування Slamon:
- Контроль зайнятості працівників не має сенсу. У вас тільки два ока і вісім годин робочого часу. Якщо ваша команда налічує більше десяти осіб, то ви ніколи не встежити, хто і чим займається в даний момент. Та й не потрібно цього робити.
Михайло Умаров, генеральний директор агентства інтегрованих комунікацій Comunica:
- Я знаю роботодавців, у яких в туалет потрібно виходити з пропуску, і цей час віднімається з робочого. Від таких хороші співробітники зазвичай біжать, виблискуючи п'ятами, як тільки розберуться, що до чого. У нас в агентстві свобода - це ключовий принцип, який входить в список цінностей компанії. Ми навіть постер соотвествующий повісили на стінку. Якщо є така необхідність, співробітники можуть працювати віддалено - де-небудь в Таїланді їх при всьому бажанні особливо не проконтролюєш.
Для мене головне - результат, а забороняти користуватися соцмережами або змушувати висиджувати присутні годинник в офісі в нашій сфері просто безглуздо. Більш того, свобода - це потужна мотивація. Нещодавно наші клієнти, рекрутингова компанія Hays, проводили дослідження на цю тему, і з'ясувалося, що приблизно для 50% претендентів на вакансії це головний пункт після зарплати у вимогах до роботодавця.
Мені близька позиція Netflix, які абсолютно офіційно стали наймати «тільки повністю сформованих дорослих». Якщо ви берете на роботу правильного людини, яка думає про розвиток бізнесу, контролювати його немає ніякої потреби.
CRM-система для контролю роботи
Юлія Вітвіцька, керівник відділу продажів 1001 тур:
- Для контролю роботи співробітників в наш час існує такий інструмент як Customer Relationship Management, а простіше - CRM-система. Такі системи дозволяють з легкістю відстежити час приходу і відходу співробітника, кількість укладених угод, порахувати конверсію кожного менеджера, побачити, ніж співробітник зайнятий зараз.
Однак практика показує, що орієнтуватися потрібно на результат. Якщо співробітник з легкістю виконує всі поставлені завдання в строк, показує хороші результати, не варто ставити йому жорстких заборон.
І ще одне важливе правило: для того, щоб вимагати результат, потрібно якомога чіткіше ставити завдання.
KPI - ключові показники ефективності
Ольга Овчинникова, операційний директор компанії Wyser Russia (кадровий холдинг Gi Group):
Хоча дуже часто за допомогою дріб'язкового, надмірно жорсткого контролю (в якому, насправді, немає ніякої «виробничої» необхідності) деякі керівники намагаються компенсувати відсутність в їх арсеналі інших більш ефективних методів і технік управління. Такі керівники виходять з того, що чим дрібніше і жорсткіше вони контролюють роботу підлеглих, тим старанніше і швидше ті будуть працювати. Тим часом, це далеко не завжди так. Страх перед «прочуханки від начальства» - звичайно, істотний мотиватор для багатьох співробітників, однак на справжні трудові подвиги людей надихає не цей фактор. Як правило, найдивовижніші результати досягаються тими, хто любить свою справу, хоче чогось досягти в ньому, розвивається від того, а керівник при цьому його підтримує, спрямовує, допомагає.
Важливо знайти правильний підхід
Ілля Отькало, генеральний директор онлайн-конструктора екскурсійних турів Tourex:
- Я вважаю, що потрібен індивідуальний підхід. Залежить і від того, яка робота, і від того, який співробітник. Скажімо, якщо в магазині над кожною касою розташована камера, це сприймається співробітниками абсолютно в порядку речей, і може перешкоджати порушенням. А повісь камеру в офісі, наприклад, за екраном дизайнера - людина може відчути дискомфорт, який завадить творчій роботі.
Загальна практика для контролю - розсадити всіх так, щоб бачити екрани співробітників. Це, звичайно, допомагає, але до тих пір, поки ви на місці. Варто відійти - і співробітники займуться нісенітницею.
Що стосується мене, то я дотримуюся таких принципів. По-перше, намагаюся спочатку набирати таких співробітників, за якими не потрібне око та око. Вчіться відбору кандидатів. По-друге, співробітників потрібно правильно мотивувати. Звичайно, матеріальна мотивація важлива: скільки попрацював, стільки й заробив. Але не менш важливі способи нематеріальної мотивації. Ставте співробітникам плани. Бадьорий їх. Будьте бадьорі самі. Поспішайте завжди на допомогу. Вислухайте кожного. Запаліть їх спільною метою. Підніміть на війну з конкурентами. І ніякого окремого контролю не буде потрібно!
Анастасія Каспарян, керівник архітектурного бюро «Золоті Голови»:
- У сфері надання послуг, наприклад, дизайн інтер'єру, найпростіший спосіб контролю співробітників - відрядна оплата праці. Співробітник здав проект - отримав оплату. Таким чином, тема контролю відпадає сама собою.
Складніше ситуація складається з тими, хто оформлений на постійній заробітної плати. У моїй студії система будується таким чином: о 10:00 щодня постановка задачі в CRM. Потім о 13:00 перевіряється проміжний результат, коригується, даються вказівки. О 19:00 викладається фінальний звіт за день. І так щодня.
Я впевнена в тому, що тільки чітко поставлена задача і контроль підсумків роботи призводить до ефективного результату. Решта методи контролю лише додають стрес.
Юлія Левіна, старший тренер, CBSD / Thunderbird Russia:
- Прочитавши питання, я згадала ситуацію, яка сталася в одній нафтовидобувної компанії. Генеральний директор був владним і ефективним менеджером. На нашій першій зустрічі він обурювався тим, що, проходячи по коридору, він постійно бачить багато гуляють і непрацюючих людей: «Ну чому об 11 годині в їдальні чергу? Ці співробітники, які не працюють? Давайте підемо і подивимося, хто і чому не працює », - нарікав він.
Ми вийшли з кабінету, спустилися на перший поверх, зайшли в буфет, і виявилося, що в буфеті нікого немає.
Через дві години ми вже пили чай в дирекції організаційного розвитку, де нам розповіли дуже цікаву історію. Виявилося, що спроба перевірити, хто ходить в буфет в робочий час, у директора не перша, співробітники про це добре знають, і при першому натяку на який готується рейд, сповіщають один одного про нього по сарафанне радіо.
Особливо для морального клімату в колективі шкідливі заходи по контролю зайнятості, які нагадують стеження. Втрата атмосфери довіри і загальної орієнтації на результат найчастіше для бізнесу обходяться дорожче, чим не відпрацьовані години і навіть дні.
Мій досвід показує, що грамотна організація діяльності підрозділу робить непотрібною контроль зайнятості співробітників.
Організація діяльності включає в себе розподіл відповідальності за завдання між співробітниками, детальне планування завдань до рівня тижневої і щоденного завантаження і періодичний проміжний контроль вирішення завдань.
Програма для роздрібних магазинів, оптової торгівлі, інтернет-магазинів і сфери послуг
