Комунальні витрати орендаря, бухгалтерія та кадри

Оренда площ, необхідних для роботи компанії, дозволяє уникнути масштабних витрат на покупку власного приміщення. Однак крім орендної плати при цьому, як правило, доводиться мати справу і з витратами на комунальні послуги. Адже нести витрати по утриманню взятого в оренду приміщення - прямий обов'язок орендаря

Суть проблеми

Складнощі при оподаткуванні витрат на комунальні послуги у орендаря виникають через те, що прямі договори з комунальниками, як правило, укладає орендодавець (власник приміщення). Тому саме йому і виставляють документи відповідні служби. Орендар же ніяких паперів від продавців зазначених послуг не отримує. Значить, облік комунальних витрат при визначенні оподатковуваного прибутку виявляється під питанням.

Проте можливість включати витрати з обслуговування приміщення в податкові витрати в орендаря є. Якщо, звичайно, вчасно подбати про правильне оформлення орендних відносин і запастися необхідним підтвердженням комунальних витрат.

Договори з комунальниками безпосередньо

Для початку зупинимося на найменш поширеному варіанті оплати комуналки - безпосередньо орендарем. Йдеться про випадок, коли він укладає договори з комунальниками безпосередньо, в обхід орендодавця.

У сенсі податкового обліку витрат цей варіант для орендаря, безумовно, найпривабливіший. Адже комуналку можна безперешкодно віднести до виробничих, а саме - матеріальних витрат (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Але в той же час цей спосіб вважається і найбільш проблемним в організаційному плані.

Справа в тому, що комунальні служби далеко не завжди йдуть на прямий контакт з орендарем. І, загалом-то, має право чинити так на цілком законних підставах.

Тут буде доречно згадати про правила енергопостачання, наведених в цивільному законодавстві, які можуть бути поширені і на інші комунальні послуги у вигляді тепло- і водопостачання (ст. 539-548 ГК РФ).

Орендар може платити за комуналку самостоя тельно тільки при наявності прямих договорів з відповідними постачальними організація ми. Однак подібну ініціативу найчастіше не підтримують самі комунальники.

Зокрема, прямий договір з абонентом (споживачем) комунальна служба може укласти при наявності у останнього енергоприймаючу пристрою, яке відповідає встановленим технічним вимогам і приєднано до мереж енергопостачальної організації, а також приладів обліку споживання енергії (п. 2 ст. 539 ЦК України).

Інакше кажучи, для неухильного дотримання положень ЦК України про комунальному постачанні орендар повинен мати у власності відповідне приймаюче устаткування, а також тепло-, енерго- і водну мережу. І, звичайно, необхідна можливість обліку орендарем фактичного споживання послуг.

Описаний спосіб є єдиним, при якому за комунальні послуги платить орендар. У всіх інших випадках розрахунки з постачальниками комунальних благ здійснює орендодавець.

Як надходити не варто

З причин, цілком зрозумілим, орендодавець зазвичай прагне розділити комунальне тягар з орендарем. У всякому разі - в частині послуг, які останній споживає для власних потреб. З цією метою власники здаються площ використовують досить різноманітні способи оформлення орендних відносин та документування комуналки.

Мета цієї статті - допомогти орендарям орієнтуватися в цьому розмаїтті. Щоб не потрапити в халепу, через незнання підписавши спочатку невигідний орендний договір або прийнявши до обліку комунальні витрати по некоректно складеним документам. Для попередження подібних неприємностей насамперед розглянемо найбільш програшні з можливих ситуацій.

Власник приміщення не має права виставляти орендарю рахунок на оплату комунальних послуг від свого імені, якщо не є посередником між ним і комунальними структурами на до говорной основі.

Комунальний рахунок від орендодавця

Намір орендодавця відшкодувати витрати на комунальні послуги, які спожив орендар, може бути виражено по-різному. Наприклад, так: в орендному договорі є умова про те, що орендар відшкодовує вартість своєї частини комуналки понад суму орендної плати.

Орендарю слід з великою обережністю з розголошувати на агентську схему оплати комунально них послуг. Такі угоди викликають у інспекторів підозру і можуть бути визнані нечинними тільними.

Договір, умови якого вимагають від орендаря оплачувати споживані комунальні послуги понад орендної плати, не відповідає законодавчим нормам і може бути визнаний недійсним. Тоді облік комуналки в податкових витратах орендаря контролери визнають неправомірним.

Коли орендодавець виступає посередником

Суть цього способу в наступному. Орендодавець виступає в ролі агента між орендарем (принципалом) і комунальними службами (продавцями) від свого імені, але за рахунок орендаря. Тобто за завданням останнього набуває для нього комунальні послуги. А значить, має право перевиставити принципалу рахунки, отримані від продавців. Важливо також не випустити з уваги, що агенту, виходячи з конструкції посередницького договору, належить винагорода, і його розмір теж потрібно обумовити в контракті. На практиці, щоб не збільшувати витрати орендаря, сторони зазвичай домовляються про зниження орендної плати на суму такого заохочення орендодавця за посередницькі послуги.

Умова про посередництво оформляють або окремою угодою сторін, або включивши необхідні пункти в договір оренди.

Коли компенсація знижує прибуток

Описаний раніше сумнівний спосіб перевиставляння орендодавцем рахунків на комуналку не є єдиним варіантом оформлення компенсації витрат понад суму орендної плати. Існує цілком прийнятний метод, при якому орендар без побоювання зможе відобразити такі витрати в податковому обліку.

Другим, ще більш серйозним мінусом описаного варіанта є відсутність можливості у орендаря прийняти до відрахування ПДВ, сплачений у складі компенсації.

Найнадійніший і сприятливий з податкової точки зору спосіб відшкодування орендарем комунальних витрат - включити їх до суми орендної плати у вигляді змінної складової.

Комунальну обов'язок - в орендний договір

Практика показує, що найбільш вигідним в плані оподаткування є спосіб, при якому комунальні витрати включають в суму орендної плати. В цьому випадку всі надходження від орендаря (в тому числі по комуналці) можна розцінювати як розрахунок за послуги зі здачі приміщення в оренду. З усіма наслідками, що випливають сприятливими податковими наслідками. Головне - не випустити з уваги специфіку орендних відносин при складанні договору.

Як відомо, реальна вартість щомісячних витрат на комуналку - величина змінна, оскільки обсяги споживаних орендарем послуг з місяця в місяць будуть різними. У той же час розмір орендної плати можна змінювати за згодою сторін не частіше ніж один раз на рік. Така вимога цивільного законодавства (п. 3 ст. 614 ЦК України). Проте вихід з даної ситуації є. Правда, для цього необхідно, щоб власник нерухомості пішов назустріч орендарю і погодився відповідним чином оформити орендні відносини.

За підсумками кожного місяця орендодавець буде виставляти орендарю рахунки на оплату оренди з розбивкою на дві частини: основну і додаткову. Причому згадка в рахунках про витрати на комунальні послуги неприпустимо. При виконанні зазначених умов ніщо не завадить орендареві без побоювання врахувати комунальні витрати в складі орендної плати і - як наслідок - інших витрат. Слід зауважити, що і ПДВ-відрахування по таких витрат буде абсолютно законний (звісно, ​​за умови, що орендодавець виставить рахунок-фактуру на обидві частини орендної плати).

Наша довідка

Іноді на практиці застосовують ще один спосіб обліку вартості споживаних орендарем комунальних послуг в сумі орендної плати, коли її комунальна частка не є змінною величиною. Тобто вартість послуг просто включають до складу орендного платежу в якомусь фіксованому розмірі, узгодженому сторонами. Орендодавець, наприклад, може визначити цю суму, виходячи з тарифів на послуги і передбачуваного обсягу їх споживання орендарем. Зрозуміло, що при цьому власник нерухомості зазвичай прагне врахувати і сезонні коливання ціни на окремі послуги, обчислюючи її середню за рік щомісячну величину. В результаті орендар щомісяця платить за використання приміщень однакову суму, яку можна враховувати у складі інших податкових витрат як орендного платежу (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Сторони орендного договору повинні строго уникати писемної згадки про комунальні послуги. Як в самому договорі, так і в «первинці». Тоді всі перераховані орендарем суми можна буде розцінити як плату за користування приміщенням та врахувати в податкових витратах орендаря.