Книга обліку руху трудових книжок, зразок
Для фіксації фактів переміщення трудових книжок всередині організації наймач зобов'язаний вести книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі - Книга), яка заповнюється і зберігається в тому відділі, в чиї функції входить оформлення прийому і звільнення співробітників - зазвичай в кадровій службі, бухгалтерії або секретаріаті.
У Книзі робляться записи про наступні події:
- Отримання від прийнятого працівника його трудової;
- Оформлення нової книжки для співробітника, якщо для нього це перше місце роботи;
- Видача при необхідності дублікатів трудових;
- Оформлення нового вкладиша в книжку, якщо в старій закінчилися сторінки;
- Передача на руки працівникові, що звільняється співробітнику його трудової під розпис.
Всі відомості вносяться до реєстру від руки в хронологічному порядку.
Вимоги до зовнішнього вигляду Книги
Спираючись на законодавчо встановлені правила і рішення Московського суду, що стосуються їх порушення, можна скласти список вимог, які потрібно врахувати при оформленні Книги:
Важливо! Право на запевнення Книги закріплено тільки за керівником організації або ІП. Ні його заступник, ні особа, відповідальна за ведення трудових книжок, не можуть розписатися в запису на звороті журналу.
- Скріплення ниток прошивки і заверительной записи має бути здійснене сургучною печаткою або пломбою. Причому при скріпленні Книги можна використовувати в якості заміни пломбі паперову наклейку, адже абз. 4 п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок дозволяє тільки варіант з сургучем.
Недотримання вищевказаних правил розглядається як адміністративне правопорушення і може викликати накладення на організацію штрафу або навіть призупинення діяльності юридичної особи.
Заповнення Книги обліку руху трудових книжок
Містить порядковий номер рядка, що вноситься до Книги. Всі записи журналу, від першої до останньої, повинні мати наскрізний номер.
Графа 2-4 «Дата прийому на роботу, заповнені-вати праце-вої книжки або вкла-дихаючи в неї»
Вказується відповідно число, місяць і рік виробленої записи. Формат внесення дати передбачено такий же, як і при заповненні самих трудових книжок, тобто арабськими цифрами, по два (число і місяць) і чотири (рік) елемента.
З огляду на, що дата заповнення трудової книжки в організації може відрізнятися від дати оформлення співробітника (від п'яти до семи - при первинному заповненні книжки для працівника - днів), то краще, якщо дата, зазначена в поточних графах, буде відповідати моменту заповнення трудової, а не надходження співробітника на роботу.
Графа 5 «ПІБ власника трудової книжки»
Заповнюється особистими відомостями, узятими з паспорта. Особливу увагу варто звернути на те, щоб дані були ідентичні документу, що посвідчує особу, наприклад, якщо «Федір» записано в паспорті з буквою «Е», в Книзі ім'я цього співробітника теж треба відобразити через «Е». Прізвище, ім'я та по батькові вносяться цілком, заповнення графи ініціалами забороняється.
Графа 6 «Серія та номер праце-вої книжки або вкла-дихаючи в неї»
Відображаються реквізити вступників, заведених або вибувають бланків трудових, в яких ведуться записи. Формат реквізитів може відрізнятися в залежності від періоду випуску бланків:
Важливо! Реквізити вкладиша до трудової книжки реєструються в Книзі, тільки якщо він оформляється в цій організації. Якщо співробітник при надходженні на роботу передає свою трудову книжку з уже наявними в ньому вкладишем, занесенню в графу 6 підлягають тільки серія і номер самої трудової книжки.
Графа 7 «Долж-ність, профес-ся, спеці-реальності робіт-ника»
Заповнюється назвою трудової функції, яку виконує працівник. Формулювання посади повинна збігатися з відомостями, зазначеними в трудовому договорі та інших первинних документах: наказі про прийом на роботу, штатному розкладі, особовій картці та ін.
Графа 8 «Наиме-вання місця роботи, куди прийнято працівника»