кадровик плюс

Щетиніна Анна, Начальник відділу по роботі з персоналом ТОВ «ІА" Дон-Консультант "» м Вінниця

Причини і випадки перенесення відпустки. Узгодження інтересів працівника і роботодавця при перенесенні відпустки. Схема дій кадрової служби при перенесенні відпустки. Перенесення відпустки по виробничої необхідності і на прохання працівника.

Які причини?

Є випадки, коли перенесення відпустки обов'язковий: тимчасова непрацездатність працівника; виконання працівником під час щорічної оплачуваної відпустки державних обов'язків, якщо для цього трудовим законодавством передбачено звільнення від роботи; інші випадки, передбачені трудовим законодавством, локальними нормативними актами.

За письмовою заявою працівника і за узгодженням з ним роботодавець також зобов'язаний перенести щорічну оплачувану відпустку на інший термін, якщо працівнику своєчасно не була проведена оплата за час щорічної оплачуваної відпустки або працівник був попереджений про час початку цієї відпустки пізніше, ніж за два тижні до його початку .

У виняткових випадках допускається перенесення відпустки, коли його надання працівникові в поточному робочому році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації або індивідуального підприємця. Таке перенесення відпустки може бути здійснений тільки за згодою працівника.

узгодження інтересів

При вирішенні питання про перенесення відпустки співробітника часто виникає проблема: яким чином документально відобразити, що думка працівника при цьому враховано? Зрозуміло, що якщо працівник вказав свої побажання в заяві, то досить відповідної візи керівника. Якщо немає, то доцільно було б скласти угоду сторін трудового договору. Досягається подібну угоду шляхом переговорів.

алгоритм дій

Коли домовленість, що влаштовує обидві сторони досягнута, можна складати наказ про скасування раніше виданого наказу про надання відпустки і вносити зміни в графік відпусток. Якою б не була причина перенесення відпустки, фахівцям служби кадрів можна запропонувати єдину схему дій.

1. З'ясувати причини перенесення відпустки.

2. Отримати необхідні документи, що є підставою для видання наказу.

3. Провести переговори з працівником і його безпосереднім керівником про періоди і конкретні дати початку перенесеного невикористаної щорічної основної відпустки.

4. Дану домовленість зафіксувати документально.

5. Підготувати наказ.

6. Внести зміну до графіку відпусток.

Давайте зупинимося докладніше на деяких випадках перенесення відпустки.

несвоєчасність повідомлення

Несвоєчасність повідомлення працівника про початок відпустки є порушенням статті 123 Трудового кодексу. Спосіб повідомлення про початок відпустки не встановлено трудовим законодавством, тому тут можуть бути різні варіанти, наприклад, ознайомлення з наказом про надання відпустки або вручення під розпис офіційного повідомлення. Головне при цьому, щоб у роботодавця залишилося документально підтвердження повідомлення працівника в встановлені законодавцем терміни.

Якщо з яких-небудь об'єктивних причин (наприклад, якщо працівник перебуває в тривалому відрядженні) роботодавцю дотримати терміни повідомлення не вдалося, то працівник має право відмовитися від виходу у відпустку, а роботодавець зобов'язаний за погодженням з ним перенести його щорічна оплачувана відпустка на інший час. Якщо ж працівник не написав заяву про перенесення відпустки, то роботодавець переносити терміни надання відпустки не зобов'язаний. Таким чином, підставою для перенесення відпустки в цьому випадку буде заява співробітника (зразок на нижче).

несвоєчасність оплати

Обов'язок своєчасної оплати відпустки закріплена в статті 136 Трудового кодексу, згідно з якою зазначена оплата повинна бути проведена не пізніше ніж за три дні до його початку. Щорічне складання графіка відпусток має на меті не тільки раціонально спланувати відпустки співробітників для забезпечення безперебійної роботи організації, але і для того, щоб заздалегідь спланувати відповідні виплати. Добре, якщо організація створює резерви на майбутню оплату відпусток, але бувають різні форс-мажорні обставини, в результаті яких виплата відпускних може бути затримана. У такій ситуації законодавство стоїть на сторожі інтересів працівника, за його письмовою заявою роботодавець зобов'язаний перенести відпустку на інший термін, попередньо його з працівником погодивши.

Якщо обставини складаються таким чином, що виплата відпускних буде проведена в більш пізні терміни, то перше, що потрібно зробити, це вказати працівникам причини, за якими їм не може бути своєчасно сплачений відпустку, і повідомити про існуючу можливість перенесення відпустки на інший час за умови подачі працівником заяви. Це допоможе уникнути можливого конфлікту як з працівником, так і з перевіряючими органами. Доцільно ці причини довести в письмовому вигляді у формі (зразок).

Якщо працівник не подав письмову заяву про перенесення відпустки на інший період, то відпустка надається працівникові у встановлений графіком відпусток час. За власною ініціативою роботодавець змінити раніше певні дати надання відпустки не має права. При цьому відпускні і відповідна грошова компенсація за кожен день затримки можуть бути виплачені як під час відпустки, так і після виходу працівника на роботу.

Виробнича необхідність

Перенесення відпустки співробітнику, чия відсутність може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації в поточному році це один з найскладніших випадків перенесення відпустки. Складність полягає в тому, що роботодавцю треба довести виключність виробничої ситуації і отримати письмову згоду працівника на перенесення відпустки.

Яка ж виробнича ситуація може бути віднесена до екстраординарної? Наприклад, це може бути унікальний, складний і вигідне замовлення, виконання якого залежить саме від даного співробітника. Це може бути також збій в роботі програмного забезпечення, через якого паралізована нормальна діяльність, коли усунути збій може тільки цей співробітник. Зверніть увагу, що впровадження в організації нової версії програми до унікальності випадку віднести складно, так як такі процедури зазвичай плануються заздалегідь, і роботодавцю варто передбачити можливі збіг термінів впровадження і термінів надання відпустки ключовим працівникам.

Ініціатива про перенесення відпустки, в даній ситуації виходить від роботодавця, тому згода працівника є неодмінною умовою. При відмові працівника перенесення відпустки неприпустимий. Не допустимо перенесення відпустки, якщо працівник не був у оплачуваній відпустці два роки поспіль, тобто якщо в минулому році працівнику відпустку переносили, то в цьому році роботодавець вже не має права вчинити так само, навіть якщо працівник висловив згоду. Існує ще одна неодмінна умова перенесений відпустку повинен бути використаний працівником не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається.

На прохання працівника

Виняткові випадки, тобто причини для перенесення відпустки, можуть бути і у самого працівника. Хоча прямо законодавством такий випадок не передбачений, проте така ситуація можлива. Якщо вона в локальних нормативних актах не передбачена, керівництво організації може піти назустріч працівнику. Для цього потрібно мати об'єктивну інформацію про причини передбачуваного перенесення. Тут можна скористатися пунктом 17 Правил про чергові й додаткові відпустки *: «наймач має право вимагати від працівника подання документів, які доводять неможливість використання відпустки в призначений час».