Які правила листування по e-mail повинен знати керівник і його підлеглі
алмаз Закіров
ізнес-тренер, кандидат філологічних наук
3. Сформулюйте для себе мету послання.
Виходячи зі своєї мети, вибирайте правильну форму оповіді:
4. Не залишайте поле «тема» порожнім.
При відповіді на листи не забувайте видаляти Re в графі «тема».
5. Дотримуйтесь наступну структуру: вітання і звернення, основна частина, резюме, підпис, контакти.
У кожному листі повинні бути присутніми обов'язкові елементи письмового етикету. Не варто лінуватися і пропускати будь-яку з частин прийнятої структури, коректно оформлене лист - індикатор вашого професіоналізму.
Будь-які повідомлення завжди починайте з вітання і персонального звернення (по можливості). Звертайтеся до співрозмовника по імені. Це прояв ввічливості.
Навіть при листуванні з найближчими колегами, з якими ви часто обмінюєтеся електронними повідомленнями, неодмінно використовуйте вітання, по крайней мере, в першому листі за день.
Який розділовий знак поставити після звернення? Якщо ви хочете надати листа буденний характер, то сміливо ставте кому (далі пишіть з нового рядка, з малої літери), якщо ж ви хочете підкреслити значимість або офіційність, то знак оклику.
7. Дотримуйтесь принцип «Кия: коротко і ясно»!
Одне з основних правил електронних листів - «Максимум інформації - мінімум слів». Викладайте свої думки чітко (конкретно), послідовно (логіка викладу дуже важлива!), Лаконічно і доступно для розуміння.
Вчіться писати короткими реченнями, за допомогою них простіше донести необхідну інформацію до Новомосковсктеля Вашого повідомлення.
Якщо лист містить кілька питань, тим або завдань, структуруйте їх і відокремлюйте один від одного. Суцільний потік думки складно сприймати - можна пропустити основне питання.
Дотримуйтесь «золотому» правилу електронних листів - «порционность»: один лист - одна тема! Краще послати кілька окремих листів (з однією темою в кожному), ніж одне велике лист з кількома непов'язаними між собою ідеями.
8. Не переносите неформальне спілкування в ділову переписку!
9. Дотримуйтеся чіткої структури побудови основного тексту листа.
Текст листа найчастіше повинен складатися з трьох частин:
- привід для написання листа (причина, підстави для підготовки листа). Як правило, це частина буває гранично короткою;
- послідовне опис суті питання;
- резюме: висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо.
10. Зовнішній вигляд листа повинен бути максимально зручний для сприйняття.
Розділіть текст на абзаци! В ідеалі абзац не повинен перевищувати 5-6 рядків. Кожен логічний блок - окремий абзац. Абзаци краще відокремлювати одного від одного порожнім рядком.
Погано сприймається нагромадження різноманітних шрифтів, виділень в тексті, курсивов, підкреслень і квітів. Вибирайте один шрифт і один колір. Великий шрифт і заголовні букви при написанні цілих слів використовувати не слід. Це сприймається як агресія. Якщо хочете підкреслити будь-яку думку, краще використовувати тільки підкреслення або жирний шрифт. Виділення кольором не рекомендується, тому що кореспонденція далеко не завжди роздруковується на кольорових принтерах.
Знаки оклику без особливої необхідності краще не використовувати, тим більше ставити в кінці речення кілька знаків оклику.
11. Пишіть грамотно!
Уникайте штампів, незрозумілих слів і жаргонізмів! Намагайтеся, наскільки це можливо писати просто, доступно і ясно.
Не пишіть російськомовного вимови тих слів і виразів, які прийнято писати тільки латинськими буквами! Наприклад, «віп-персона», «ай-ти» і ін.
Детальну інформацію не варто включати в текст листа, краще прикріпити її окремими файлами. Обов'язково в тілі листа вкажіть, який файл ви вкладаєте, інакше одержувач може сприйняти його як мимовільно причепи вірус.
Чи не вкладайте в листи EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файли - багато поштові сервера блокують їх. Упаковуйте об'ємні вкладення в архіви (zip, rar).
Ніколи неї вкладайте вкладення або посилання сумнівного змісту (неперевірені антивірусним ПЗ)!
13. Завжди підписуйтесь і вказуйте контактну інформацію.
Це ознака хорошого тону, який демонструє ваш професіоналізм.
У ряді випадку (при тривалій листуванні, або з найближчими колегами, які напам'ять знають всі ваші контакти) можна використовувати короткий варіант підпису. Наприклад:
З повагою,
Андрій Рязанцев.
14. Постскриптум вкрай рідко використовується в діловому листуванні.
15. Повідомлення про прочитання ставиться тільки в особливих випадках.
16. Використовуйте прапорець «висока важливість» тільки в тих випадках, коли це дійсно необхідно!
У разі, коли лист містить важливу інформацію, яка потребує термінового розгляду, вкажіть це - встановіть важливість «висока». Це дозволить виділити ваш лист у папці "вхідні". Але не зловживайте марно цією функцією.
17. Перш, ніж натиснути кнопку «відправити», віднімайте лист.
Чи всі зрозуміло, конкретно, лаконічно, чи немає граматичних помилок і недоречною інформації? Чи правильно вказані дані одержувача і ін. Перевірте логіку і послідовність викладу.
18. Оперативно (протягом робочого дня) відповідайте на листи!
При відповіді на лист зберігайте історію листування. Не починайте відповідь як нове повідомлення!
Відповідайте послідовно на всі поставлені запитання.
Відповідаючи, не слід забувати про функції «відповісти всім», це допоможе вам не пропустити жодного одержувача.
Якщо у вас запросили який-небудь документ, недостатньо при відповіді на лист просто прикріплювати файл, обов'язково напишіть в тілі листа позначки. Наприклад, «Висилаю яку Ви запитували інформацію».