Як знищувати бухгалтерські документи, які вже не потрібні

Процедура знищення документів, що не становлять архівний фонд організації, ні в законах, ні в інших нормативно-правових актах не врегульована. Організація має право самостійно розробити і затвердити порядок знищення первинних документів бухгалтерського обліку.

Підстави для знищення документів

Орієнтирами з даних питань служать наступні нормативні документи:

Процедура знищення документів, що не становлять архівний фонд організації, ні в законах, ні в інших нормативно-правових актах не врегульована. Тому організація має право сама розробити і затвердити порядок знищення документів.

Так, в Правилах зазначено, що документи, призначені для постійного зберігання, повинні міститися в архіві, який може бути самостійним структурним підрозділом організації або бути підрозділом у складі служби документаційного забезпечення управління (діловодства) (п. 1.1.2 Правил).

Справи тимчасового зберігання з термінами зберігання до 10 років передачі в архів організації, як правило, не підлягають. Вони знаходяться в структурних підрозділах організації і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок зберігання бухгалтерських документів в організації також викладено в розділі 6 Положення, яким визначено особливості зберігання окремих видів документів.

Порядок знищення документів

Перед знищенням документів слід провести їх експертизу. Для цього в організації наказом керівника створюють комісію з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб.

За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (п. 2.4.1 Правил). Зазначені описи і акти (додатки 1-4 до п. 2.4.1 Правил) розглядає на засіданні експертна комісія, і після їх схвалення даної комісією стверджує керівник (п. 2.4.4 Правил).

Справи, що підлягають знищенню, передають на переробку (утилізацію) (п. 2.4.7 Правил). Перед здачею папки з документами для зручності упаковують. Передачу справ оформляють приймально-здавальної накладної, в якій вказують дату передачі, кількість здаваних справ і вага паперової макулатури. Навантаження та вивезення на утилізацію здійснюють під контролем співробітника, відповідального за забезпечення схоронності документів архіву.

Документальне оформлення знищення документів

Документальне оформлення знищення документів проводиться в певній послідовності.

Акт про знищення документів, термін зберігання яких закінчився

Акт про виділення до знищення архівних документів

експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ. аудитор