Як видалити всі порожні рядки в excel

Якщо Ви Новомосковскете цю статтю, то, швидше за все, постійно працюєте в Excel з великими таблицями. Ви знаєте, що порожні рядки періодично з'являються серед даних, обмежуючи роботу більшості інструментів Excel з таблицями (сортування, видалення дублікатів, проміжні підсумки і так далі), не дозволяючи їм правильно визначати діапазон даних. І кожен раз доводиться вручну визначати межі, інакше підсумком буде невірний результат і сила-силенна витраченого часу на виправлення помилок.

Існує безліч причин, чому з'являються порожні рядки. Наприклад, Ви отримали робочу книгу Excel від іншої людини або в результаті експорту з корпоративної бази даних, або непотрібні дані в рядках були видалені вручну. У будь-якому випадку, якщо Ваша мета - видалити всі ці порожні рядки і отримати чисту і акуратну таблицю, то дотримуйтесь простих кроків, наведеними нижче:

Ніколи не видаляйте порожні рядки, за допомогою вибору порожніх клітинок

Всюди в інтернеті Ви можете зустріти просту пораду, нібито дозволяє видалити порожні рядки:

• Виділіть дані від першої до останньої клітинки.
• Натисніть F5. щоб відкрити діалогове вікно Go to (Перехід).
• У діалоговому вікні натисніть кнопку Special (Виділити).
• У діалоговому вікні Go to special (Виділити групу осередків) відзначте пункт Blanks (Порожні клітинки) і натисніть ОК.
• Клацніть правою кнопкою миші по будь-якій з виділених осередків і натисніть Delete (Видалити).
• У діалоговому вікні Delete (Видалення осередків) виберіть Entire row (Рядок) і натисніть ОК.

Це дуже поганий спосіб. робіть так тільки з дуже простими таблицями з парою дюжин рядків, які поміщаються на одному екрані, а ще краще - не робіть так зовсім. Головна причина - якщо рядок з важливими даними містить хоча б одну вільну позицію, то видалена буде вся рядок.

Наприклад, у нас є таблиця клієнтів, всього 6 рядків. Ми хочемо видалити рядки 3 і 5. бо вони порожні.

Зробіть так, як запропоновано вище, і отримаєте такий результат:

Рядок 4 (Roger) теж зникла, бо осередок D4 в стовпці Traffic source виявилася порожня :-(

Якщо Ваша таблиця не велика, то Ви помітите втрату даних, але в реальних таблицях з тисячами рядків Ви можете неусвідомлено видалити дюжини потрібних рядків. Якщо пощастить, Ви виявите втрату протягом декількох годин, відновіть робочу книгу з резервної копії і продовжите роботу. А що якщо не пощастить, і у Вас не буде резервної копії?

Далі в цій статті я покажу Вам 2 швидких і надійних способу видалити порожні рядки з листів Excel.

Видалення порожніх рядків за допомогою ключового стовпця

Цей метод працює, якщо у Вашій таблиці є стовпець, який допомагає визначити, порожній розглянутий стовпець чи ні (ключовий стовпець). Наприклад, це може бути ID покупця або номер замовлення, або щось подібне.

Нам важливо зберегти порядок рядків, тому ми не зможемо просто впорядкувати таблицю за цим колонки, щоб перемістити всі порожні рядки вниз.

1. Виділіть всю таблицю, від першого до останнього рядка (натисніть Ctrl + Home. А потім Ctrl + Shift + End).

Додайте автофильтр до таблиці. Для цього на вкладці Data (Дані) натисніть кнопку Filter (Фільтр).

Застосуйте фільтр до колонку Cust #. Для цього натисніть кнопку зі стрілкою в заголовку стовпця, зніміть галочку в опції Select All (Виділити все), перегорніть вниз до кінця списку (на практиці цей список може бути дуже довгим) і поставте галочку в рядку Blanks (Порожні) в самому низу списку. Натисніть ОК.

Виділіть всі відфільтровані рядки: натисніть Ctrl + Home. потім стрілку вниз, щоб перейти до першої рядку з даними, а потім натисніть Ctrl + Shift + End.

Клацніть правою кнопкою миші по будь-виділеної осередку і з контекстного меню виберіть Delete row (Видалити рядок) або просто натисніть Ctrl + - (знак мінус).

У вікні з питанням Delete entire sheet row? (Видалити всю рядок листа?) Натисніть ОК.

Очистіть застосований фільтр: на вкладці Data (Дані) натисніть кнопку Clear (Очистити).

Відмінно! Всі порожні рядки повністю видалені, а рядок 3 (Roger) як і раніше на місці (порівняйте з результатом попередньої спроби).

Видалення порожніх рядків в таблиці без ключового стовпця

Скористайтеся цим способом, якщо у Вашій таблиці присутні численні порожні клітинки, розкидані по різних стовпцях, а Вам потрібно видалити тільки ті рядки, які не мають жодної клітинки з даними.

В цьому випадку у нас немає ключового стовпця, який би допоміг визначити порожня рядок чи ні. Тому, ми додаємо допоміжний стовпець до таблиці:

В кінці таблиці додайте стовпець з ім'ям Blanks і вставте наступну формулу в перший осередок шпальти:

Ця формула, як і обіцяє її ім'я, підраховує порожні клітинки в заданому діапазоні. A2 і C2 - це відповідно перша і остання осередку поточного рядка.

Скопіюйте формулу на весь стовпець. Як це зробити - дивіться покрокову інструкцію як вставити однакову формулу відразу в усі вибрані комірки.

Тепер в нашій таблиці є ключовою стовпець! Застосуйте фільтр до колонку Blanks (вище дана покрокова інструкція, як це зробити) щоб показати рядки тільки з максимальним значенням (3). Число 3 означає, що всі осередки в цьому рядку порожні.

Далі виділіть всі відфільтровані рядки і видаліть їх цілком. Як це зробити - описано вище.

В результаті порожній рядок (рядок 5) буде видалена, всі інші рядки (з порожніми осередками або без) залишаться на своєму місці.

Тепер допоміжний стовпець можна видалити. Або Ви можете застосувати інший фільтр, щоб показати тільки ті осередки, в яких є одна або декілька порожніх клітинок.

Для цього зніміть галочку в рядку зі значенням 0 (нуль) і натисніть ОК.