Як вести облік договорів на підприємстві

У будь-якій компанії, фірмі чи установі полягати договору на поставку комплектуючих, певних видів товарів і послуг, а також трудові договори з працівниками. За загальноприйнятою практикою, договору зберігаються в архіві підприємства, для зручності користування цими документами і усунення причин їх втрати повинен бути організований ретельний облік. Для цього заводиться спеціальний журнал, в якому фіксуються основні дані договору, доп.соглашеній до них і хронологія руху цих документів.

Щоб дізнатися як вести облік договорів, знадобляться:

· Програмне забезпечення обліку договорів в комп'ютерній системі.

Інструкція - як вести облік договорів на підприємстві

Якийсь уніфікованої форми обліку немає, Ви можете розробити її самостійно або придбати спеціальну програму, яка забезпечить зберігання інформації про договори в комп'ютерній системі Вашої компанії. Перший варіант не варто грошей, тому краще зупинитися саме на ньому.

Зазвичай, на титульному аркуші журналу обліку договорів вказується найменування документа і повна назва компанії. Якщо підприємство велике, є сенс завести такий журнал для кожного структурного підрозділу окремо, тоді на титульному аркуші пишеться найменування відділу. Крім того, треба вказати дату, коли журнал був заведений, персональні реквізити і посада особи відповідальної за ведення журналу. Як правило, це інспектор відділу кадрів, який укладає договори з працівниками, юрисконсульт підприємства, що займається веденням договорів з контрагентами.

Далі, треба зробити вісім граф, за допомогою електронної таблиці ВОРД, і роздрукувати листи на паперовий носій. У першій графі вказується порядковий номер договору, у другій номер договору, присвоєний йому після укладення. У третій і четверте графах пишуться дати початку і закінчення терміну дії, а в п'ятій - предмет договору (наприклад, поставка комплектації).

Шоста графа заповнюється найменуванням контрагента (постачальника або покупця) або співробітника, при укладанні трудової угоди з працівником. У сьомий графі пишеться, номер папки в якій знаходиться оригінал договору і її місцезнаходження. У восьмий графі розписується особа відповідальна за зберігання документа (із зазначенням повного імені, прізвища та по батькові). Якщо відбувається зміна відповідальних осіб, складається акт прийому передачі договорів і журналу щодо їх обліку.

З цією статтею Новомосковскют: