Як створити робоче місце в офісі

Робоче місце в офісі

Скільки часу ми проводимо на роботі? Законодавчо встановлено 8-годинний робочий день, 40 годинна (п'ятиденка) і 48 годинна (шестиденка) робочі тижні. Фактично ж доводиться залишатися на робочих місцях по 9-10 годин - великі обсяги, термінові завдання, звіти, зведення тощо Робоче місце виходить на перше місце в будні дні, будинки вдається хіба що подивитися ТБ і поспати - від того, наскільки вірна організація робочого місця. залежить працездатність і продуктивність кожного співробітника в будь-якій компанії.

Який він - сучасний офіс

Існують дві основні схеми побудови офісу: кабінети і коридори між ними (класична схема), відкрите офісний простір (американська схема). Класичний офіс являє собою своєрідне спадщина минулого століття, він розбитий на групи, бюро і відділи, двері кабінетів оснащені табличками, що вказують, хто ж розміщений в приміщенні за ними. З офісом американської схеми класичний офіс об'єднує одне - керівництво компанії, як правило, займає найвищий поверх будівлі.

Американська схема офісу володіє відразу декількома перевагами: значна економія простору (немає внутрішніх стін); демократичність (робочі місця відділяють лише тонкі перегородки при повній відсутності внутрішніх дверей); легкість внесення будь-яких функціональних змін. Подібне планування значно полегшить питання комунікації і лінійної координації. Напівпрозорі панелі перегородок, розбивають відкритий офіс на робочі зони, виконують два завдання одночасно: створюють ілюзію ізольованого простору для співробітників і сприяють розсіюванню світла, практично не створюючи тіньових зон.

Більшість офісовУкаіни віддають перевагу змішаній схемі з елементами відкритого і класичного офісів по баченню вищого керівництва - більш вірно, якщо планування прораховується фахівцями.

Офісні меблі

Робоче місце в офісі немислимо без мінімального комплекту меблів - столу, тумбочки, книжкової шафи і зручного крісла. Головним в підборі меблів для офісу буде її ергономічність: максимально можливий комфорт і мінімальні навантаження на людське тіло.

Візьмемо, наприклад, класичний офісний стілець - сидіти на ньому без шкоди для організму можна лише 15 хвилин на добу. У той же час, зручне крісло (підлокітники, підголівник, регульовані висота сидіння і положення спинки) знижує навантаження на м'язи і хребет, підтримуючи тіло по всій площі зіткнення.

Ергономічний офісний стіл не повинен мати правильну геометричну форму - криві лінії стільниці дозволяють використовувати її ширше, адже людські руки не можуть охопити площу, що перевищує 40 см, тобто доведеться тягнутися за потрібне документом і напружувати м'язи спини. І ще - площа дійсно хорошого офісного столу ніяк не менше 1м 2.

Додаткові зручності для роботи створять допоміжні пристрої: підставки, лотки і різні надбудови. Але важливо не перевантажувати ними поверхню робочого столу, скористатися пересувними тумбочками і навісними полицями. Перше офісне правило - все повинно бути під рукою, потрібно лише простягнути її.

Клавіатуру комп'ютера - неодмінного офісного атрибуту - необхідно розташувати на стільниці якомога далі від краю, тому що «В підвішеному» положення кисті рук піддаються хронічним розтягування. Тому придбання столу з висувною полицею для клавіатури - вкрай невдале рішення, що не сприяє ні зручності, ні здоров'ю офісного працівника.

Офісні шафи - їх потрібно розташувати як можна ближче до столу працівника (економія часу), але так, щоб вони не перекривали основний прохід. Габарити і конструкційний матеріал корпусних меблів має значення: відкриті ніші шаф, прозорі полиці і стінки із загартованого скла візуально розширять простір, створюй більший комфорт для офісних службовців і відвідувачів.

Робоче місце в офісі - освітлення

Робота в недостатньо освітленому приміщенні супроводжується напругою для очей, що призводить до їх швидкої втоми. Тому поставитися до схеми розміщення світильників, до типу ламп в них потрібно з не меншою увагою, ніж до питань планування та меблювання. Потрібно досягти найбільш ідеального освітлення, що дозволяє працівнику з будь гостротою зору легко розрізняти знаки і символи як на папері, так і на моніторі комп'ютера.

Наприклад, не слід вибудовувати освітлення лампами «денного світла» - таке світло викликає швидку стомлюваність через мерехтіння (частота 50 Гц), кращим рішенням будуть галогенні лампи. Повноцінне висвітлення розраховується фахівцями, вихідними даними будуть призначення кожного приміщення, число робочих місць, наявність / відсутність природних джерел світла. Джерела штучного освітлення, при правильному побудові, створять необхідний психологічний настрій співробітників і відвідувачів.

Свіжий і чисте повітря в офісі - вентиляція

Потреба в припливі свіжого повітря в закриті приміщення вкрай необхідна не менше, ніж ефективний клімат-контроль. особливо, якщо одне приміщення містить робочі місця декількох співробітників. Шкільний курс біології: вдихаємо повітря, багате киснем - видихаємо велика кількість вуглекислого газу. І чим більше вуглекислий газ накопичується, тим гірше почуваються люди - сонливість, головний біль, різке зниження працездатності.

Залежно від пори року проблема вирішується розкритими кватирками, правда, разом з чистим повітрям в офіс проникають зовнішні шуми, запахи і міська пил. Спліт-системи, з незрозумілої причини вважаються вирішенням проблеми, насправді нічого не вирішують - вони просто не здатні на це. Внутрішній фен спліт-системи прекрасно кондиціонує і очищає повітря від пилу, але не забезпечує приплив кисню - зовнішній блок спліта призначений для охолодження хлодагента системи, а не для забору зовнішнього повітря. Крім того, в приміщенні завжди буде один-два робочих місця, задуваються повітряним потоком з фена сплита - хронічна застуда гарантована.

Оптимальне рішення - система центрального кондиціонування, що виконує роботи з очищення, охолодження / підігріву, зволоженню / осушення повітря, що подається. Завдяки цьому, офіс в будь-який час року буде мати оптимальний мікроклімат і постійний приплив свіжого чистого повітря.

Декорування офісу

Як правило, внутрішнє оформлення офісу витримано в так званому «діловому» стилі, який також можна охарактеризувати, як знеособлений. Внести кольору в атмосферу офісу допоможуть постери, картини, репродукції і вітражні композиції. З їх допомогою можна чітко визначити робочі зони - наприклад, приймальню (ресепшен) необхідно оформити в іміджевому стилі компанії для створення у відвідувачів яскравих позитивних вражень.

Нагромадження на підвіконнях безглуздих рослин в горщиках, що такі характерні для радянських установ, в сучасному офісі абсолютно виключено. Але повністю відмовлятися від них не варто, потрібно лише уважно підійти до вибору видів рослин і місця їх розміщення. Для приміщень конференц-залів і холів відмінно підійдуть пальми, для кабінету керівництва - одне велике рослина, для ресепшен - кілька невеликих рослин. Окрасою, гідним будь-якого офісу, буде зимовий сад, в якому можна відпочити або провести ділову зустріч в більш привабливій обстановці. Декорування офісу рослинами краще доручити професіоналові - фітодизайнер.

Робоче місце в офісі з точки зору сучасного менеджменту

В його основі лежить система 5S, розроблена і успішно застосовується японською корпорацією Toyota останні 50 років.

Сортування (sorting)

Дозволить повністю вирішити проблему хаосу на робочому місці, створюваного різними непотрібними документами і предметами (обладнанням), що зберігаються роками «про всяк випадок». Необхідно спільними зусиллями виявляти і переміщати в певне місце (червону зону) таких кандидатів «на усунення», позначаючи червоними ярликами. Якщо після закінчення місяця потреби в предметах з червоної зони не виникло, їх необхідно продати, переробити або утилізувати.

Раціональне розміщення (set in order)

Для кожного документа в офісі потрібно виділити певне місце, куди документ повертається після кожного вилучення. Таким чином, мінімізується час на пошуки необхідних документів і форм.

Прибирання документів (sweeping)

Після закінчення робочого дня кожен документ повинен бути повернений на своє місце. Не дозволяється захаращення робочого столу стосами папок і документів - на пошуки потрібного серед них піде робочий час, оплачений роботодавцем.

Стандартизація (standardizing)

В рамках конкретної компанії необхідно виробити стандарти для всіх робочих процесів, а також вертикальних і горизонтальних комунікацій між підрозділами компанії. В результаті велика кількість питань, що виникають щодня, будуть вирішуватися в найкоротший термін і без залучення керівного складу.

Удосконалення (sustaining)

Необхідно до автоматизму довести виконання всіх попередніх правил серед співробітників офісу. Вони повинні стати звичкою, своєрідною поведінкової нормою в даному офісі.

Для виявлення потреби у введенні системи 5S, досить провести невеликий тест, доручивши співробітнику знайти певний документ (будь-який звіт, форму, договір) і зафіксувати час, витрачений їм на пошуки. Якщо часовий проміжок склав більше хвилини - кардинальні зміни менеджменту гостро необхідні.

story: view | interior: - | 1.0219 | 58