Як стати професійним секретарем
Інтерв'ю бізнес-тренера Анни Ніколаєвої на радіостанції «Говорить Київ» 62,0 FM. В гостях у ведучого рубрики Ігоря Ігоревого.
І.І. - Бути хорошим секретарем не просто. По-перше, секретар - це обличчя компанії, на ньому лежить багато реальної відповідальності. По-друге, ця професія не даремно вважається однією з найбільш стресових: багато справ, багато проблем, треба все зробити і при цьому все зробити добре і не заплутатися. Як все це встигнути зробити? Як можна протистояти стресу і стати успішним і гідним представником своєї компанії? Що це за птах - секретар? Коли йдеться про секретаря, у більшості роботодавців виникає питання, який їм потрібен секретар. Швидше за все, більшість відповість, що їм важливіше ноги, а не голова, тому що їм потрібні презентабельні люди. А голова якось додасться. Хто такий секретар сьогодні?
А.Н. - Слово «секретар» з'явилося ще в середньовіччі. У перекладі з латині це означає «довірена особа». Людина, що займає цю посаду, повинен бути добре освічений, знати свою справу, комунікабельним, тому що завдання секретаря полягає в тому, щоб легко знаходити контакт з людьми. Звичайно, не варто вибирати між головою і ногами, тому що секретар є вітриною компанії. За його роботі клієнт робить приблизні висновки про роботу компанії, про те, як з ним будуть працювати надалі.
І.І. - Для секретаря найважче протистояти стресам, знати документообіг, виконувати розпорядження начальника? Адже не секрет, що багато секретарі виконують невластиві даної професії функції. Вони працюють кадровиками, іноді виконують бухгалтерську роботу, розносять каву, прибирають в офісі.
І.І. - Що це за обов'язки? Їх треба прописати?
А.Н. - Звичайно. Якщо обов'язки не прописані, самому секретарю рекомендується прописати їх і спиратися на цей список в процесі своєї роботи.
І.І. - Виконувати бажання керівника - ось і все обов'язки.
А.Н. - Абсолютно вірно. Керівник для секретаря - це головний клієнт. Йому необхідно допомагати, розвантажувати його, ненав'язливо піклуватися про керівника.
І.І. - А як бути з іншими співробітниками, які звертаються до секретаря? Секретар коммуницирует не тільки з керівником. До секретарю приходять клієнти, відвідувачі. Треба вільно володіти іноземними мовами. Навіть якщо секретар - це ноги, то ноги повинні бути з п'ятьма мовами.
А.Н. - Дійсно, знання іноземних мов - це перевага для секретаря. Клієнтів та відвідувачів треба правильно приймати, посміхнутися їм, запропонувати присісти, подати каву, чай. Це банальні речі, але, на жаль, не у всіх компаніях секретарі використовують ці знання. Іноді в компанії створюється враження, що ти відірвав секретаря від важливої роботи, від читання журналу.
А.Н. - Буває, що клієнт дзвонить керівнику компанії, але керівник в даний момент зайнятий. Секретар повинен сказати, що в даний момент керівник на нараді. Секретар запитує, клієнту буде зручніше почекати або передзвонити. Тобто треба запропонувати якусь альтернативу дій. А іноді секретарі не знають цих алгоритмів, використовують слова-паразити, слова-подразники, наприклад, просять почекати або повисіти на трубочці. До слів-паразитів відносяться, наприклад, такі: «Як вас представити»? Дуже часто клієнти жартують на цю тему, пропонують уявити їх високим блондином.
І.І. - А як треба запитати? Може бути, треба сказати: «Назвіться, будь ласка»?
А.Н. - Абсолютно вірно.
І.І. - Це може робити дівчина, яка працює в call-центрі, дрібні службовці. Сам секретар є досить значимим особою в своїй компанії.
І.І. - Секретар - це сестра-господиня?
І.І. - Але такі дівчатка називаються інакше. Це можуть бути офіс-менеджери, співробітники саll-центру, секретарі-помічники і так далі. Вони числяться в реєстрі професій?
А.Н. - Думаю, що числяться.
І.І. - Секретар - це обличчя компанії. У компанії повинна бути прописана вся процедура того, як людина повинна поводитися. В першу чергу це залежить від корпоративної культури компанії?
А.Н. - Звичайно. Секретар є візуальною вітриною компанії. Необхідно вміти правильно вітати, запросити клієнта до керівника, дізнатися, на який час призначена зустріч. Весь регламент секретарю треба прописати.
І.І. - Секретар повинен не тільки все це прописувати, але і працювати з документами, організовувати роботу. Він організатор і натхненник усіх наших перемог.
І.І. - Чи завжди молоді дівчата, які є вітриною, розуміють, чим вони займаються? На мій погляд, секретар - це жінка середніх років, з досвідом, з освітою. Вона може виконувати завдання, врегулювати конфлікти, займатися документообігом, приймати клієнтів і гостей, вести переговори, якщо це буде потрібно.
І.І. - Хіба цього не вчать у вищих навчальних закладах? На мій погляд, з документами у них не повинно бути проблем, тому що в вузах були відповідні спеціальності, там цьому вчать людей.
А.Н. - Наскільки я знаю, у вищих навчальних закладах немає факультету, де готують секретарів.
І.І. - Це називалося діловодство.
А.Н. - Діловодство вивчають під час отримання середньо-спеціальної освіти. Існують школи підготовки секретарів, а також тренінги та семінари.
І.І. - Тепер життя виглядає так?