Як правильно вести облік договорів, питання передплатників, журнал «довідник секретаря і
Як правильно вести облік договорів і додаткових угод до них? Особливо, якщо договір одного року, а додаткові угоди до нього - за наступні роки. Які правила здачі даних документів в архів?
Якщо ви ведете облік договорів вручну, то єдиний спосіб обліку - це ведення двох реєстраційно-облікових форм (двох журналів або двох картотек): однієї - для обліку (реєстрації) договорів, інший - для додаткових угод до договорів.
У журналі обліку додаткових угод повинна бути графа «№ та дата договору», щоб можна було через реєстраційно-облікову форму прив'язати додаткову угоду до договору.
Експерт ділиться важливою інформацією про авансовому звіті в матеріалі за посиланням.
Набагато зручніше вести облік (реєстрацію) договорів та додаткових угод до них в автоматизованому режимі. Якщо у вас немає можливості використовувати для цього спеціалізоване програмне забезпечення, ви можете зробити самостійно електронний журнал, наприклад, в Excel. В цьому випадку в електронному журналі можна буде вести облік, як договорів, так і додаткових угод. Нижче рядка, в яку внесено відомості про договір при появі першого додаткової угоди потрібно буде вставити новий рядок і в неї внести відомості про угоду. Наведемо як приклад фрагмент реєстраційно-облікового журналу трудових договорів і угод про зміну трудових договорів, який ведеться в електронному вигляді:
Дата трудового договору
При завершенні (виконанні або припинення) договору ви зможете вирізати з електронного журналу всі рядки, що має відношення до даного договору і перенести в розділ завершених договорів, який може бути на початку журналу або, навпаки, в кінці журналу. Крім того, відомості про завершені договорах можна виділити будь-яким кольором.
Якщо говорити про правила передачі договорів в архів, то потрібно знати, про яких договорах йдеться, оскільки цивільно-правові договори в більшості своїй мають терміни зберігання 5 років (після завершення виконання договору), а в архів у нас, як відомо, передаються тільки документи, що мають терміни зберігання понад 10 років. З цього випливає, що в більшості своїй цивільно-правові договори (купівлі-продажу, підряду, комісії, поставки та ін.) В архів не потраплять, вони зберігаються в структурних підрозділах організації і після закінчення терміну зберігання виділяються до знищення.
Навіть якщо у вашій організації в архів організації передаються на зберігання документи, що мають терміни зберігання до 10 років (таке може бути, особливо в комерційній організації, де створюються великі обсяги договірної і первинної облікової бухгалтерської документації), в архів такі документи передаються по номенклатурі справ в тому вигляді, в якому вони сформувалися в діловодстві.
Якщо ж мова йде про трудові договори, то вони мають термін зберігання 75 років ЕПК, тому повинні зберігатися в архіві.
Трудові договори або включаються до складу особистих справ (якщо в організації ведуться особисті справи на працівників), які також мають термін зберігання 75 років ЕПК, або формуються в окрему справу "Трудові договори з працівниками". Трудові договори звільнених працівників витягуються зі справи і переміщаються в справу "Трудові договори звільнених працівників", яке щорічно формується в кадровій службі і становить архівну частину кадрової документації.
Якщо в організації є свій архів, завершення справи в архів організації доцільно передавати не відразу після закінчення календарного року, в якому справи були сформовані, а не раніше, ніж через рік і не пізніше ніж через три роки, оскільки в цей період висока ймовірність звернення до документам. Справи, які мають терміни зберігання понад 10 років, передаються до архіву за описами справ. Описи складаються окремо на: справи постійного зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) зберігання, крім особового складу, і на справи з особового складу.