Як правильно скласти діловий лист

Візовий збір - це офіційний документ, метою якого є встановлення контактів між різними організаціями, установами, підприємствами або ж між членами одного робочого колективу всередині такого. Таким чином, діловий лист є одним з жанрів офіційно-ділового стилю. Написання ділового листа вимагає певних знань і навичок. З основними з них ми познайомимося в даній статті.

По-перше, необхідно визначити мету ділового листа. Виділяються наступні можливі типи листів по цілі їх написання:

містить прохання зробити або припинити якусь дію

містить питання або якесь ділову пропозицію

містить запитані відомості

різновид комерційного листа, містить заяву особи про бажання укласти угоду із зазначенням її конкретних умов

інший різновид комерційного листа: містить претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків

містить нагадування про виконання зобов'язань та відповідних дій, які будуть прийняті в разі їх невиконання

містить в собі підтвердження зобов'язань або обумовлених раніше умов

містить підтвердження отримання будь-якого товару, згоди з чим-небудь, якогось факту і т.п.

Отже, яке саме лист ви збираєтеся написати, виконуючи перше завдання проекту?

Визначивши мету, ми можемо приступати до складання плану листи.

Для цього нам потрібно знати, як будується діловий лист. Воно має чітку структуру. Розглянемо її по пунктах.

Пункт 1. Діловий лист має бути названо. У заголовку в короткій формі відбивається мета листа. Наприклад, заголовок ділового листа може бути наступним: «Прохання», «Інформація», «Запрошення» і т.д.

Вельмишановний (ім'я, по батькові)!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Звернення завершують знаком оклику, а перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з нового абзацу.

Вітаю Вас, шановний Олександр Федорович!

Шановний Олександре Федоровичу! Добрий день.

Привіт, шановний Дмитре Даниловичу!

Мене звуть Марія Романова, я є ученицею 8 «А» класу школи тисячі двісті тридцять п'ять.

Пункт 4. Основний текст ділового листа складається з двох частин, логічно пов'язаних між собою.

Приклад основного тексту ділового листа:

За розпорядженням проректора завідувачі кафедрами в ці дні повинні знаходитися на робочих місцях. Викладачі зобов'язані працювати строго за розкладом. Відхилення від розкладу без поважної причини не допускаються.

Пункт 5. Туристичний ваучер закінчується словами подяки за співпрацю і підписується. Для підпису використовуються стандартні звороти: «З повагою ... (И.О.Ф.)» *, «З вдячністю ...», «Щиро Ваш ...» .Подпісь ставиться на правій стороні аркуша, під заключній формулою ввічливості.

Дякую Вам за надану довіру.

З повагою, Олена Сергіївна Степанова.

(Якщо лист пишеться від руки)

* Замечаніе.После слів «З повагою» прийнято ставити кому, незважаючи на те що правила правопису не регламентують цей випадок. Однак старша норма української мови зберігає запис без коми, наприклад:

Олена Сергіївна Степанова

Наостанок - кілька корисних порад, які допоможуть при написанні ділового листа:

Рада 1: при написанні ділового листа точно викладайте інформацію.

Рада 2: будьте лаконічні, але приводите інформацію в достатній мірі точно і детально.

Рада 3: використовуйте нейтральний тон викладу, уникайте емоційно насиченою лексики (вигуків двох. Ого. Ага. Упс ... і т.д. модальнихслів (здається, по-моєму, думається, дійсно, насправді і т.д.), слів з суфіксами суб'єктивної оцінки (легенький, будиночок, трудноватенько, дівка, дівчинка і т.д.).

Рада 5: лист повинен бути складений грамотно (грамотність передбачає знання правил слововживання, граматичної сполучуваності, моделей пропозиції, правильний вибір стилістичних варіантів слів (нейтральних, офіційно-ділових), в діловому листі не можуть вживатися розмовні слова, просторіччя, жаргонізми, діалектизми, а правильне орфографічних і пунктуаційних оформлення тексту повинно бути бездоганним.

Рада 6: оскільки мова ділового листування характеризується повторюваністю і одноманітністю мовних засобів, використовуйте мовні кліше (штампи), які допоможуть конкретніше, лаконічніше і зрозуміліше висловити думку, виключити можливість двоякого тлумачення одного конкретного тексту.