Як правильно оформити та облікувати неоплачувану відпустку
Майже у всіх фірмах рано чи пізно хтось із співробітників йде в неоплачувану відпустку. Які наслідки з цим пов'язані? Як правильно оформити відпустку і як його обліковувати? На ці деякі інші питання ви знайдете відповіді в даній статті.
Поряд з основним щорічним оплачуваною відпусткою чинним законодавством передбачено надання роботодавцями своїм співробітникам відпусток без збереження заробітної плати. Таке право закріплено в статті 128 ТК РФ, згідно з якою за сімейними обставинами та з інших поважних причин працівникові за його письмовою заявою може бути надана відпустка без збереження заробітної плати, тривалість якого визначається між працівником і роботодавцем.
Відправка співробітників у неоплачувану відпустку через виробничу необхідність може бути розцінена як прикриття простою, незважаючи на згоду працівників піти в таку відпустку.
Необхідність подання працівникові відпустки без утримання зазвичай пов'язана з тим, що основний вже використаний або до нього занадто довго чекати, а що виникли обставини вимагають відсутності на робочому місці. Звичайно ж причини у кожного підлеглого можуть бути різними, головне щоб вони були поважними.
Оскільки законодавством не визначено причини, які можна вважати поважними, то роботодавці самостійно вирішують відпускати того чи іншого працівника в неоплачувану відпустку чи ні.
Трудовим кодексом України визначено коло осіб і ряд підстав, за якими не можна не надати відпустку без утримання.
Так в статті 128 ТК України говориться, що роботодавець зобов'язаний на підставі письмової заяви працівника надати відпустку без збереження заробітної плати таким особам:
- працюючим пенсіонерам по старості (за віком);
- батькам та дружинам (чоловікам) військовослужбовців, загиблих або померлих внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих при виконанні обов'язків військової служби, або внаслідок захворювання, пов'язаного з проходженням військової служби;
- працюючим інвалідам;
- працівникам у випадках народження дитини, реєстрації шлюбу, смерті близьких родичів.
Трудове законодавство не містить розшифровку поняття "близькі родичі". Відповідно до Сімейного кодексу України близькими є родичі по прямій висхідній і низхідній лінії, а саме батьки і діти, дідусь, бабуся і онуки, повнорідні і неповнорідні (тобто мають спільних батька чи матір) брати і сестри, усиновлені та усиновителі.
Крім того неоплачувану відпустку роботодавці зобов'язані надавати в інших випадках, передбачених ТК України і федеральними законами. Для зручності їх відображення представимо дані у вигляді таблиці.
Якщо такі працівники звернулися до керівництва організації з заявою на відпустку без збереження зарплати, то їм має бути наданий даний відпочинок. Треба враховувати, що ці співробітники не можуть бути притягнуті до заходів відповідальності за невихід на роботу, навіть якщо керівник не дасть своєї згоди. При цьому всі заходи стягнення можуть бути оскаржені до відповідних органів.
З іншого боку при вирішенні питання про подання відпусток без змісту працівникам все ж варто йти мирним шляхом і не вступати в конфлікт з керівництвом, оскільки у останнього досить способів впливу на підлеглих.
Оформлення відпустки без утримання
Для отримання відпустки без збереження заробітної плати працівнику необхідно написати заяву, де слід вказати причини звільнення, а також тривалість. Варто зазначити, що відпустка може становити як один день (кілька днів), так і частина робочого дня (кілька годин).
Зразок заповнення заяви на відпустку без збереження заробітної плати
Генеральному директору ТОВ «Интерсвет»
Менеджер з продажу відділу реалізації
про надання відпустки без збереження заробітної плати
Менеджер з продажу _________________ С. А. Потапов
У наказі вказують номер і дату, табельний номер і П. І. Б. працівника, структурний підрозділ і посаду, а також період за який надається відпустка.
Розділ «А» наказу заповнювати не потрібно, оскільки туди вносяться дані про щорічній оплачуваній відпустці.
У розділі «Б» наказу необхідно вказати «відпустку без збереження заробітної плати», а також тривалість і календарні дати, на які припадає відпустка.
Далі заповнюємо розділ «В», де вказується загальна кількість днів відпустки і його календарні дати. Відзначимо, що заповнення розділу «В» є обов'язковим. Якщо який-небудь з розділів наказу не заповнений, то розділ «В» фактично копіює заповнений.
Після того як наказ був оформлений, його слід підписати у керівника або уповноваженої особи. Також до цього наказу необхідно ознайомити працівника під розпис.
Якщо працівник піде у відпустку відразу після подачі заяви, нехай навіть і на ньому буде проставлена віза керівника «згоден», але наказ оформлений і підписаний не буде, то такі дії працівника розцінюються як порушення трудової дисципліни. Отже до нього можуть бути застосовані заходи дисциплінарного стягнення.
Крім того необхідно робити позначки в табелі робочого часу (форма № Т-12 або № Т-13) в залежності від причин надання відпустки.
Оскільки відпустку без збереження заробітної плати не передбачає оплату працівникові часу перебування у відпустці, то записку-розрахунок за формою № Т-60, необхідну для розрахунку зарплати при наданні оплачуваної відпустки, оформляти не потрібно.
Облік тривалості відпустки
Роботодавцям необхідно вести облік тривалості відпусток без збереження заробітної плати. Це потрібно робити для того, щоб правильно розрахувати стаж працівника фірми, від якого залежить право на щорічну основну відпустку.
Як відомо в стаж роботи включається час неоплачуваних відпусток, тривалість яких не перевищує 14 календарних днів протягом робочого року. Всі інші дні перебування у відпустці без утримання при обчисленні стажу роботи повинні враховуватися, т. Е. Збільшують тривалість робочого року.
Тривалість неоплачуваної відпустки в комерційних організаціях максимальним строком не обмежена. Однак у цивільних і муніципальних службовців він не може перевищувати один рік.
Крім того, облік часу перебування співробітників у відпустці без утримання необхідний для обчислення середнього денного заробітку, який використовується при розрахунку відпускних і компенсації за невикористану відпустку.
Якщо співробітник протягом робочого року звільнявся від роботи без збереження заробітної плати, т. Е. Брав відпустку без збереження зарплати, то цей час виключається з розрахункового періоду для обчислення середнього заробітку. Іншими словами, в розрахунок береться тільки фактично відпрацьований час. Відразу відзначимо, що середній заробіток для оплати відпусток у календарних днях обчислюється шляхом ділення фактично нарахованої заробітної плати на 12 (кількість місяців розрахункового періоду) і на середньомісячне число календарних днів - 29,4.
Якщо в розрахунковому періоді співробітник відпрацював деякі місяці в повному обсязі, то кількість календарних днів в цих місцях розраховується наступним чином. Середньомісячне число календарних днів (29,4) ділимо на кількість календарних днів у місяці та множимо на відпрацьовані дні.
Практична енциклопедія бухгалтера