Як правильно написати діловий лист, все про фінанси
Не знаючи, як пишеться діловий лист, скласти його правильно досить складно. Для написання грамотного документа необхідно знати цілий спектр вимог, правил і ділових звичаїв.
Візовий збір - це спосіб спілкування і передачі інформації, спрямованої на збереження, припинення, поновлення та освіти відносин з партнерами, співробітниками та контрагентами (постачальники, покупці).
Види ділових листів
За кількістю осіб (компаній) існують наступні види ділових листів:
Правила написання ділового листа
Перш ніж скласти діловий лист потрібно визначитися з його видом (повідомлення, пропозиція запрошення і т. Д.). Розбивайте текст на абзаци, це полегшить сприйняття викладається інформації. Якщо звернення повинно бути отримано до певної дати, краще відправити його послугами експрес-доставок або по електронній пошті.
Основні правила ділового листа наступні:
Правила ділового листа встановлюють відсутність витіюватих і двозначних фраз. В одному посланні повинна бути одна тематика, одна мета. Наявність декількох тематик допустимо тільки за умови їх взаємозв'язку. В іншому випадку відправляється кілька листів.
Складаються листи на фірмовому бланку організації.
Текст повинен бути оформлений і складений відповідно до загальноприйнятих правил. У кожної організації свій бланк, яка служить і візитною карткою. Для відправки листів поштою краще писати текст на виготовленому друкарським способом бланку. На практиці, організації найчастіше друкують їх самостійно на кольоровому принтері.
При отриманні ділового листа хорошим тоном буде повідомити відправника про його отриманні.
Складання ділового листа
Перш ніж скласти діловий лист необхідно знати вимоги до структури, стилю і його оформлення. Враження від грамотно складеного документа може зіпсувати все один недолік. Написання ділового листа вимагає знань за всіма його реквізитами, які будуть внесені.
Структура ділового листа
Область заголовка документів складається з двох частин. У верхньому лівому кутку або посередині листа знаходиться штамп, в якому зазначаються:
У правому верхньому кутку вказується назва організації, посада отримувача в родовому відмінку, його П.І.Б. Приклад ділового листа (стандартні реквізити):
Нижче йде заголовок (про що документ або його вигляд). Тут вказується назва документа (повідомлення, повідомлення, і т. Д.).
Наступним пунктом йде вступ. Починатися може зі слів «Шановний». Тут звернення повинно бути по імені-по батькові, наприклад, «Шановний Юрію Івановичу!». У листі до служителів церкви звернення повинно бути по чину. Тут потрібно бути гранично обережними, і уточнити точне формулювання.
Наступним елементом документа йде безпосередньо сам текст, який повинен містити наступну структуру:
- вступна частина (причина, мета, привід для написання);
- основна частина (рішення, пропозиції, суть, рекомендації);
- підсумкова частина (прохання, пропозиція та інше, що випливає з основної частини);
- формула ввічливості (фрази «з повагою», «з надією на довгострокове і взаємовигідне співробітництво», «з надією на розуміння» і т. д.);
- посаду керівника і його підпис;
- вказівка на додатки (якщо такі є);
- ПІБ відповідального виконавця з контактною інформацією.
Приклад ділового листа:
Діловий стиль письма
При написанні листів доречний офіційно-діловий стиль. Мова ділових листів відрізняються такими рисами:
- точність подачі інформації;
- офіційність;
- змістовне, але короткий виклад;
- об'єктивність і структурованість.
Намагайтеся викладати суть справи короткими простими реченнями. Не перевантажуйте текст прикметниками, робіть упор на дієслова. Не варто застосовувати вузькоспеціалізованих і маловідомих термінів, які можуть бути незрозумілі Новомосковсктелю. Це викличе відторгнення у одержувача листа. Варто використовувати прості слова.
Діловий стиль письма виключає малоінформативні і «водяні» тексти. Як можна більше конкретики і фактів. Чи не підводите до заключної частини довгими і непотрібними оборотами. Але при цьому уникайте наявність нелогічних і неузгоджених абзаців. Кожен абзац повинен нести одну певну думку. Причетні і дієприслівникові обороти також слід виключати. Перевіряйте написане на слух. Діловий стиль письма приходить з часом і досвідом. Дотримуючись основні правила, ви будете знати, як написати діловий лист і оволодієте навичками написання офіційних документів будь-якої тематики.
Звернення в діловому листі
Написання ділового листа завжди має бути в нейтральному тоні. Цей же тон носить і звернення. Ні в якому разі не можна писати «Добрий день (вечір, ранок, день)». Грамотніше буде написати формальне «Здрастуйте». Найоптимальнішим варіантом буде в привітанні звернутися по імені-по батькові. Якщо сумніваєтеся в достовірності інформації за цими даними, писати «Здрастуйте, пане (пані)» не потрібно.
- Неважливо, наскільки довго йде офіційне листування, звернення в діловому листі до партнера в короткій формі імені застосовувати не можна (Ань, Вань і т. Д.).
Звернення на «ви» допомагає зберегти міжособистісну дистанцію і є проявом поваги до людини вище за посадою і старше за віком. Але в деяких компаніях, прийнято звернення всередині підрозділів, незалежно від посади, на «Ти».
Не пишіть «Шановні пан» без подальшого звернення по імені. Слід уникати і скорочень пан, пані. Після звернення за правилами української мови завжди ставиться знак оклику. Приклад: «Шановний Станіслав Ігорович!»
При зверненні до групи осіб доречно написати «Шановні панове!». У заключній частині можуть застосовуватися варіанти: «З повагою», «З найкращими побажаннями», «З надією на співпрацю» і т. Д. Тут звернення повинно носити офіційний доброзичливий тон.
Оформлення ділового листа
Строгих вимог до оформлення немає. Рекомендації з вищевказаного ГОСТу, в силу їх необов'язковості, частіше ігноруються. Є певні правила, прийняті в діловому світі. Оформлення ділового листа рекомендується робити таким:
- бланки можуть бути не тільки кутовими, а й поздовжніми;
- відступи по верхньому, нижньому і лівому краю - 20 мм, по правому - 10 мм;
- текст виконаний шрифтом Times New Roman, 12-14 розмір;
- якщо лист складено більше ніж на 1 аркуші, то необхідна нумерація кожного;
- у кожної програми йде окрема нумерація;
- в верхньому лівому кутку ставиться номер вихідного документа, який заноситься в журнал.
Реквізит «підпис» складається з посади і розшифровки підпису. наприклад:
Директор ТОВ «Компанія» І.І. Іванов
Якщо текст документа розташований на фірмовому бланку, то назва компанії не вказується.
Якщо документ підписується декількома особами, то їх підписи розташовують один за одним по спадаючій посади. приклад:
Директор ТОВ «Компанія» І.І. Іванов
Головний бухгалтер А. Н. Петрова
Підпис посадової особи засвідчується печаткою на документах, пов'язаних з фінансовими засобами.
Електронне діловий лист
Електронне діловий лист складається з частин:
- тема;
- вітання:
- суть листа (короткий текст, якщо основна частина буде вислана в додатку);
- підпис з контактною інформацією.
Підпис можна зробити один раз, в настройках поштового сервісу. Тому слід приділити їй особливу увагу. Електронне діловий лист завершується підписом. приклад:
З повагою,
комерційний директор
ТОВ «Адоті»
Тапочкін І.А.
Тел. 8 (348) 22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail [email protected]
У цьому прикладі ім'я та по батькові представлено у вигляді ініціалів. Даний варіант допустимо, але не варто дивуватися, коли у відповідь на лист вам будуть дзвонити з питанням: «Як я можу до вас звертатися?». Не створюйте непотрібних складнощів. Вкажіть повне ім'я та по батькові.
Зберігайте історію листування.
Відповідайте не новим повідомленням, а відповіддю на отримане. Це допоможе не шукати попередню інформацію, нагадає про вас одержувачу, а також зменшить ймовірність відправки вашого послання в спам.
Ні тимчасових рамок відправки відповіді на отриманий лист. Але прийнято відповідати протягом декількох годин, мінімум протягом одного робочого дня. Якщо відповідь вимагає більшого часу, необхідно написати формальну відповідь. Як написати діловий лист, з подальшою відповіддю, наведено нижче.
- "Вітаю! Дякуємо за проявлений інтерес до нашої компанії. Наші фахівці найближчим часом зв'яжуться з Вами »
- "Вітаю! Ваш лист було отримано і прийнято до розгляду. Відповідь буде спрямований протягом трьох робочих днів. Дякую за розуміння"
Намагайтеся відповідати нейтральним тоном, навіть якщо було отримано саме гнівного листа-претензія. Ви дасте офіційну відповідь пізніше. На цьому етапі важливо дати зрозуміти відправнику, що його не ігнорують, і не погіршувати ситуацію.
Приклад ділового листа
Гарантійне діловий лист. зразок:
У гарантійному листі завжди вказується реальний, і точний проміжок часу, протягом якого буде проведена оплата. Обіцянки зобов'язуємося оплатити, як тільки нам хтось оплатить, і інше не використовують. Вказуйте точні дані документа, за яким буде здійснено оплату і постачання.
У заключній (резюмує) частини необхідно вказати одну прохання. Тобто це або заміна, або повернення або ремонт. Писати прохання, зробити або те або інше годі було. Прийнято попередньо усно узгодити з постачальниками оптимальний варіант виходу з ситуації. Не варто відразу писати гнівних і ультимативних звернень. Це допустимо, тільки якщо сторона неодноразово порушувала зобов'язання, не йде на компроміс і повністю відмовляється від виконання зобов'язань.